Дата публикации: 22 мая 2026 года
Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели должны быть готовы к работе с новой формой учета трудового стажа.
Почему это важно для работодателя
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). Она содержит:
- Персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения)
- Информацию о трудовом стаже
- Записи о приеме на работу и увольнении
- Сведения о награждениях и поощрениях
Основные преимущества ЭТК:
- Удобство: доступ к данным можно получить в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет СФР
- Надежность: данные защищены от потери или повреждения
- Современность: автоматизированный учет позволяет быстрее обрабатывать информацию
- Экономия: снижение затрат на ведение и хранение бумажных документов
Что делать, если новый сотрудник хочет перейти на ЭТК
Ситуация, когда новый сотрудник при приеме на работу сразу заявляет о желании перейти на электронную трудовую книжку, требует особого внимания. Вот пошаговая инструкция для кадровой службы:
Шаг 1: Ведение записи в бумажной трудовой книжке
Даже если сотрудник выбирает электронную трудовую книжку, при приеме на работу необходимо:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку в общем порядке
- Указать должность, структурное подразделение, условия приема на работу
- Поставить подпись ответственного лица и печать организации
Шаг 2: Уведомление сотрудника
В письменной форме уведомите нового сотрудника о возможности ведения электронной трудовой книжки. Это можно сделать:
- В виде отдельного документа
- Включить соответствующий пункт в трудовой договор
- В виде приложения к приказу о приеме на работу
В уведомлении необходимо:
- Объяснить преимущества ЭТК
- Указать, что переход на ЭТК добровольный
- Сообщить о возможности сохранить бумажную трудовую книжку
- Объяснить процедуру перехода
Шаг 3: Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Оно может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника
- Дата написания заявления
- Подпись сотрудника
- Четко выраженное желание перейти на ЭТК
Образец заявления:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 12 05 №123456, выдан ОВД Советского района г. Москвы г., СНИЛС 123-456-789-01, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с даты приема на работу в ООО «Ромашка».
г. Иванов И.И.
Шаг 4: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
После получения заявления необходимо:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления на переход на ЭТК
- Указать дату подачи заявления
- Поставить подпись ответственного лица
- Выдать трудовую книжку сотруднику на руки
Пример записи:
Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга.
Сотрудником подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Трудовая книжка выдана сотруднику на руки.
Подпись ответственного лица ________________
Шаг 5: Передача информации в СФР
После этого необходимо:
- В течение 5 рабочих дней направить информацию о переходе сотрудника на ЭТК в СФР
- Это делается в составе отчета ЕФС-1 (Единый фронт страхования)
- Можно сделать это через личный кабинет на сайте СФР или с помощью специализированного программного обеспечения
Особые случаи и важные нюансы
Сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки
Если сотрудник не хочет иметь бумажную трудовую книжку вообще, необходимо:
- Получить от него соответствующее заявление
- Сделать запись в бумажной трудовой книжке о выдаче ее на руки с пометкой «Выдана для оформления перехода на ЭТК»
- Хранить бумажную трудовую книжку в организации до полного перехода на ЭТК
Сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку
Если сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку, необходимо:
- Сделать соответствующую запись в трудовой книжке
- Уведомить сотрудника о возможности перейти на ЭТК в будущем
- Хранить бумажную трудовую книжку в организации
Проверка подлинности документов
Если у специалиста кадровой службы есть сомнения в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право:
- Запросить выписку из СФР
- Обратиться за подтверждением в предыдущее место работы сотрудника
- Использовать официальные каналы связи с СФР для проверки информации
Работники, впервые трудоустраивающиеся
Для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые:
- Бумажная трудовая книжка не оформляется
- Сразу ведется электронная трудовая книжка
- Заявление о переходе на ЭТК не требуется (так как бумажного варианта нет)
Важно! С 2021 года для новых сотрудников (тех, кто начал трудовую деятельность после 1 января 2021 года) ведется только электронная трудовая книжка. У них нет возможности выбора между бумажной и электронной формой.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на ЭТК?
Нет, переход на электронную трудовую книжку осуществляется на основании заявления сотрудника. Это добровольное решение.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да, сотрудник может в любой момент вернуться к бумажной трудовой книжке, подав соответствующее заявление. В этом случае:
- Организация оформляет бумажную трудовую книжку
- Вносятся все записи из ЭТК
- Сотрудник получает бумажную трудовую книжку на руки
Как получить выписку из ЭТК?
Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки:
- Через портал Госуслуг
- Через личный кабинет на сайте СФР
- Обратившись лично в отделение СФР
Что делать, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК?
Если сотрудник не подал заявление, у него остаются обе книжки:
- Бумажная трудовая книжка продолжает вестись в организации
- В ЭТК вносятся все записи о трудовой деятельности
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за:
- Своевременное внесение записей в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную)
- Сохранность бумажных трудовых книжек до их передачи в архив или сотрудникам
- Передачу информации в СФР в установленные сроки
- Соблюдение трудового законодательства при переходе на ЭТК
Важно! За нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Переход на электронные трудовые книжки — это современная и удобная практика, которая позволяет:
- Сократить бумажный документооборот
- Повысить надежность хранения данных
- Упростить взаимодействие с государственными органами
- Снизить затраты на ведение и хранение документов
Для успешного перехода на ЭТК при приеме на работу нового сотрудника необходимо:
- Соблюдать установленную процедуру
- Правильно оформлять все документы
- Своевременно передавать информацию в СФР
- Информировать сотрудников о преимуществах ЭТК
Следуя этой инструкции, вы сможете без проблем организовать переход на электронную трудовую книжку для нового сотрудника, соблюдая все требования законодательства.
Дополнительная информация:
- Портал Госуслуг
- Сайт Социального фонда России
- Законодательные акты