С 1 января 2023 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ К 2026 году процесс перехода на новый формат стал привычным‚ но у работников и кадровиков всё ещё возникают вопросы: когда именно нужно подавать заявление на переход? Давайте разберем все возможные ситуации‚ сроки и процедуры на основе актуальных правил․
Ключевой принцип: свобода выбора для работника
Главное правило‚ которое нужно запомнить: работник‚ у которого уже ведется бумажная трудовая книжка‚ может подать заявление о переходе на электронный формат в любое время․ Закон не устанавливает конкретных сроков или ограничений по дате подачи такого заявления․ Это право сотрудника‚ а не обязанность․
Основные сценарии и сроки подачи заявления
Для новых сотрудников (принятых на работу после 1 января 2026 года)
Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года‚ то по общему правилу бумажную трудовую книжку ему оформлять не нужно․ Сведения о его трудовой деятельности сразу вносятся в электронный формат (ЕФС-1) работодателем․
Исключение: если сам работник письменно заявит о желании получить бумажный документ․ В этом случае работодатель обязан оформить для него бумажную трудовую книжку․
Для действующих сотрудников (уже имеющих бумажную книжку)
Если на 1 января 2026 года у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ у него есть два варианта:
- Оставить бумажный формат․ Никаких заявлений писать не нужно․ Работодатель продолжит вести записи в бумажную книжку и подавать сведения в СФР в электронном виде․
- Перейти на электронный формат․ Для этого сотрудник должен написать письменное заявление (универсальной формы‚ утвержденного бланка нет) с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде․
Важно: Подать это заявление можно в любой момент — сегодня‚ через месяц‚ через год․ Нет ограничений по дате․
Процедура после подачи заявления: что делает работодатель?
С момента получения заявления от сотрудника на работодателя ложатся четкие обязанности․ Их важно знать обеим сторонам․
Обязанности работодателя (сроки):
- Передать сведения о переходе в Социальный фонд России (СФР)․ Это делается в рамках регулярной отчетности (форма ЕФС-1)․
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки․ Это нужно сделать в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления․ В книжке в графе 4 (Для отметок) делается запись о том‚ что она выдана работнику на руки в связи с переходом на электронный формат․ Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации․
- Начать вносить все новые записи только в электронную систему․ С этого момента (даты подачи заявления) кадровые записи (прием‚ перевод‚ увольнение и т․д․) в бумажную книжку вноситься не должны․ Все сведения подаются в СФР в электронном виде․
Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
После перехода сотрудник может в любой момент получить:
- Выписку из электронной трудовой книжки․ Работодатель обязан выдать заверенную выписку в течение трех рабочих дней с момента обращения․
- Доступ через портал Госуслуг․ Для этого нужна учетная запись с подтвержденной личностью․ Информация обновляется после подачи сведений работодателем в СФР․
- Через отделение СФР․ Можно запросить выписку лично‚ через МФЦ или портал СФР․
Частые ошибки и вопросы
Ошибка 1: «Я перешел на ЭТК‚ а работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку»
Это нарушение․ С даты подачи заявления все новые записи идут только в электронный формат․ Бумажная книжка‚ выданная на руки‚ становится архивным документом․ Новые штатные изменения в нее вноситься не должны․
Ошибка 2: «Мне не выдали бумажную книжку в течение 3 дней после заявления»
Работодатель обязан это сделать․ Если этого не произошло‚ нужно направить письменное требование (претензию) с указанием срока․ При игнорировании можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
Вопрос: «А если я передумаю и захочу вернуть бумажный формат?»
Да‚ такое право есть․ Сотрудник может вновь написать заявление о ведении бумажной трудовой книжки․ Работодатель‚ в свою очередь‚ должен начать вести записи в бумажный документ и прекратить подачу сведений в ЭТК (за исключением уже внесенных)․
Для новых сотрудников (с ) — бумажная книжка по умолчанию не оформляется․ Заявление на бумажный формат нужно писать сразу при приеме на работу‚ если вы его хотите․
Для действующих сотрудников — заявление на переход на ЭТК можно подать в любой момент․ Нет «последнего срока»․
После заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать вам бумажную книжку на руки и перейти на электронное ведение․
Всегда контролируйте‚ чтобы новые записи (о приеме‚ повышении‚ увольнении) после вашего заявления появлялись в вашей электронной книжке через портал Госуслуг или в выписке из СФР․
Примечание: Статья составлена на основе анализа информации о законодательстве и практике 2023-2026 гг․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или в Государственной инспекции труда․
Образец заявления (универсальный‚ без утвержденной формы):
В [Название организации]
От [Ваше ФИО]
[Ваша должность]
Заявление
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (перейти на электронную трудовую книжку) с [указать дату‚ с которой начинается переход]․
В случае перехода прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с внесенными записями в течение трех рабочих дней с даты подачи настоящего заявления․
[Дата] _____________________ / [Ваша подпись] /