С 1 января 2021 года в России начался переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК). Для успешного внедрения этой реформы работодатели обязаны выполнить ряд формальностей, среди которых ключевую роль играет уведомление работников о возможности перехода. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, основные сроки и практические рекомендации.

Правовое основание перехода на электронную трудовую книжку

Переход регулируется Федеральным законом от  № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и последующим Постановлением Правительства РФ № 887 от  г.. Основные положения:

• Работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) или в бумажном виде – выбор делается совместно с работником.
• Для новых сотрудников, принятых на работу с 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка не заводится – сразу оформляеться ЭТК.
• С 1 января 2026 года переходный период считается завершённым: все организации, которые не успели перейти, обязаны вести только электронные трудовые книжки.

Ключевые сроки уведомления работников

Ниже перечислены все важные даты, которые необходимо учитывать работодателю.

1. 30 июня 2020 г. – первоначальный срок, до которого работодатели должны были письменно уведомить всех своих работников о предстоящем переходе на ЭТК и о праве работника выбрать способ ведения трудовой книжки.
2. 31 октября 2020 г. – срок, установленный Постановлением 887, в случае если первоначальный срок 30 июня был пропущен. До этой даты работодатели обязаны:
   • Разослать письменные уведомления (бумажные или электронные) всем сотрудникам;
   • Обеспечить возможность подачи работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
3. 31 декабря 2020 г. – окончательный срок подачи работником заявления о желании вести трудовую книжку в электронном виде (или, наоборот, в бумажном). После этой даты работник считается согласившимся с выбранным способом, если заявление не поступило.
4. В течение 3 рабочих дней со дня получения работодателем заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан:
   • Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она у работника уже есть);
   • Выдать работнику обновлённую (или новую) бумажную трудовую книжку, если она требуется по закону.
5. Не позднее 25‑го числа следующего месяца после получения заявления работника – срок, в который должна быть оформлена запись о переходе в бумажной трудовой книжке и выдана работнику копия (если она нужна).

Как работник подаёт заявление о переходе

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать:

• ФИО работника;
• Трудовой договор (номер, дата);
• Явное указание «выбираю вести трудовую книжку в электронном виде» (или «продолжаю вести в бумажном виде»);
• Подпись и дату.

Работник может подать заявление:

• Лично в отдел кадров;
• По электронной почте (с подписью в виде скан‑копии);
• Через корпоративный портал (если такой предусмотрен).

Порядок уведомления работодателем

Уведомление должно быть:

• Письменным (бумажным или электронным);
• Подписанным уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам);
• Содержать информацию о:
  • Возможности перехода на ЭТК;
  • Права работника (в т.ч. право отказаться от ЭТК до 31 декабря 2020 г.);
  • Сроках подачи заявления;
  • Контактных данных для вопросов.

Уведомление может быть разослано:

• Почтовой рассылкой с уведомлением о вручении;
• Электронной почтой (с подтверждением получения);
• Через внутреннюю информационную систему компании.

Пример письма‑уведомления

ООО "Пример"
ИНН 1234567890
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д.1

УВЕДОМЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку

Уважаемый(ая) Ф.И.О. сотрудника!

В соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 887 от г. информируем Вас о возможности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Вы имеете право выбрать способ ведения трудовой книжки:
 • вести её в электронном виде;
 • продолжить вести её в бумажном виде.

Срок подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки – до 31 декабря 2020 г. включительно.

Заявление можно подать:
 – лично в отдел кадров;
 – по электронной почте hr@example.com;
 – через корпоративный портал.

В случае выбора электронного способа ведения трудовой книжки, запись о переходе будет внесена в Вашу бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления, а также будет оформлена в системе ЭТК.

Если у Вас возникнут вопросы, просим обращаться в отдел кадров по телефону +7 (495) -23‑45‑67.

С уважением,
_____________________
Директор ООО "Пример"

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Контролировать сроки. Самый безопасный подход – выполнить уведомление до 30 июня 2020 г., а в случае пропуска – до 31 октября 2020 г.
• Хранить подтверждения. Сохраняйте копии отправленных уведомлений и подтверждения их получения (отчёт о доставке, подписи получателей).
• Автоматизировать процесс. Современные 1С‑программы позволяют генерировать уведомления и заявления автоматически, а также фиксировать даты подачи и обработки.
• Подготовить сотрудников. Проведите инструктаж, разошлите FAQ и образцы заявлений, чтобы избежать вопросов в последний момент.
• Учитывать переходный период. К 2026 году все организации обязаны вести только электронные трудовые книжки, поэтому к этому сроку следует полностью завершить процесс миграции.

Соблюдение указанных сроков и правильное оформление документов позволит избежать штрафов, упростить кадровый учёт и обеспечить сотрудникам доступ к их трудовому стажу в удобном электронном виде.

Дата актуализации: 23 мая 2026 г.