В этой статье мы подробно рассмотрим процесс перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Переход на ЭТК является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и упрощает ведение кадрового учета.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий информацию о трудовой деятельности сотрудника. Ведение ЭТК в соответствии с законодательством РФ возможно с 2020 года.

Зачем переходить на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК имеет ряд преимуществ:

• Удобство: Электронная трудовая книжка хранится в электронном виде, что упрощает доступ к информации.
• Безопасность: Электронные данные защищены от физического повреждения и утери.
• Соответствие законодательству: Ведение ЭТК является обязательным требованием Трудового кодекса РФ.
• Экономия: Отсутствие затрат на печать и хранение бумажных трудовых книжек.
• Автоматизация отчетности: Упрощается формирование отчетности в ПФР.

Как перейти на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП?

Процесс перехода на ЭТК в 1С:ЗУП состоит из нескольких этапов:

Настройка программы

Прежде чем переходить к оформлению заявлений, необходимо настроить программу:

• Активация механизма ведения ЭТК: Перейдите в раздел «Настройка» -> «Кадровый учет» и активируйте опцию «Ведение электронных трудовых книжек».
• Настройка параметров ЭТК: В разделе «Настройки кадрового учета» настройте параметры ЭТК, такие как формат хранения данных и доступ к ним.

Получение согласия сотрудника

Для перехода на ЭТК необходимо получить письменное согласие сотрудника. Для этого нужно сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

• Создание заявления: В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «Создать» -> «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Заполнение заявления: Заполните необходимые поля заявления: ФИО сотрудника, дату составления заявления, согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Подписание заявления: Заявление подписывается сотрудником и утверждается руководителем.

Создание электронной трудовой книжки

После получения согласия сотрудника необходимо создать его электронную трудовую книжку.

• Создание ЭТК: Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «Создать» -> «СТД-Р».
• Заполнение данных: Заполните необходимые поля ЭТК: ФИО сотрудника, дата приема на работу, данные о предыдущих местах работы (если есть).
• Сохранение ЭТК: Сохраните созданную ЭТК.

Ведение ЭТК

После создания ЭТК необходимо регулярно вносить в нее сведения о трудовой деятельности сотрудника:

• При приеме на работу: В документе «Прием на работу» установите флажок «Начало трудовой деятельности».
• При увольнении: В документе «Увольнение» укажите причину увольнения.
• При переводах: В документах «Перевод» укажите новую должность и место работы.
• При начислении заработной платы: В документе «Начисление заработной платы» указывайте информацию о заработной плате.

Отчетность в ПФР

Сведения о трудовой деятельности сотрудников, содержащиеся в ЭТК, автоматически формируются для отчетности в Пенсионный фонд РФ (ПФР).

• Формирование отчета: Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «Создать» -> «Сведения о трудовой деятельности».
• Отправка в ПФР: Отправьте сформированный отчет в ПФР в установленном порядке.

Важные моменты

• Право на бумажную трудовую книжку: Сотрудник имеет право на ведение бумажной трудовой книжки даже при переходе на ЭТК.
• Предоставление сведений: Работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о его трудовой деятельности по запросу.
• Сроки ведения ЭТК: Электронная трудовая книжка ведется непрерывно с момента ее создания.
• Уведомление сотрудников: Работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе на ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП – это важный шаг к автоматизации кадрового учета и соблюдению требований законодательства. Следуя инструкциям, описанным в этой статье, вы сможете успешно перейти на ЭТК и упростить ведение кадровой документации.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.