Актуальная дата: 09:21:54 ()

В 2026 году переход на электронную форму ведения трудовых книжек стал обязательным для большинства работников, однако существуют нюансы, которые необходимо учитывать при подаче заявлений и оформлении документов.

Общие сроки подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Законодательство не устанавливает строгих сроков подачи заявления, однако для удобства учёта и согласования с работником рекомендуется отнести его к началу соответствующего периода.

• Заявление может быть подано в любое время, но для планирования рекомендуется сделать это до начала нового отчётного периода.
• После подачи заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку (если она требуется) не позднее трёх рабочих дней.

Ключевые нормативные ссылки

Основаниями для перехода являются:

1. Ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
2. Приказ СФР от № 1462 (новая форма ЕФС‑1).
3. Разъяснения Минтруда и СФР о возможности подачи бумажных заявлений работодателю, уже перешедшему на ЭКДО;

Когда нужен именно бумажный вариант?

В 2026 году бумажная трудовая книжка оформляется только в следующих случаях:

• Работник начал работать до 2021 года и до этого вел бумажную форму.
• Работник явно запросил выдачу бумажной копии в своём заявлении.

Если сотрудник устроился на работу с 2021 года и никогда не вел бумажную книжку, ему выдадут только электронную.

Сроки оцифровки (дедлайн) для уже существующих бумажных книжек

Для того чтобы избежать штрафов и обеспечить корректный учёт, необходимо выполнить следующее:

1. Оцифровать все бумажные трудовые книжки до 10 июня 2026 года (конец пятилетнего периода).
2. После оцифровки в течение 15 числа месяца, следующего за тем, в котором работник написал заявление, необходимо обновить сведения в ЕФС‑1.

Эти сроки подчёркнуты в материалах Factor (11 февраля 2026) и Налоги.Бухучет (02 февраля 2026).

Как правильно оформить заявление

В заявлении необходимо указать:

• ФИО работника.
• Номер и дату рождения.
• Сведения о месте работы и period of employment.
• Тип оформления (бумажная → электронная).
• Просьбу о выдаче бумажной копии, если она требуется.

Пример формулировки:

<strong>Заявление о переходе на электронную трудовую книжку</strong>

Я, Иванов Иван Иванович, прошу перевести мою трудвую деятельность в электронный формат и, при этом, оформить бумажную копию для личного пользования.<br>
Обязанности работодателя при переходе на электронную форму
С 2020 года работодатели передают сведения о трудовой деятельности в электронном виде, однако в 2026 году правила стали жестче:

Обновлена форма ЕФС‑1 (приказ СФР от № 1462).
Изменились коды кадровых мероприятий.
Усилен контроль за сроками подачи отчётов.

Ошибки, которых следует избегать:

Неправильный код события (например, использование устаревшего кода «01» вместо «02»).
Подача отчёта позже установленного дедлайна (15‑е число следующего месяца).
Отсутствие подписи работника в электронном заявлении.

Что делать, если сроки пропущены?
Если дедлайн (10 июня 2026) уже пропущен, рекомендуется:

Немедленно подать уточнённое заявление в ПФУ.
Связаться с отделом кадров и объяснить причины задержки.
Внести поправки в ЕФС‑1 как только будет возможность.

При этом важно помнить, что запрос о выдаче бумажной копии может быть удовлетворён в любое время, но только если работник явно указал эту просьбу в заявлении.
Краткий чек‑лист для работников

Определите, нужен ли вам бумажный вариант (только если вы начали работать до 2021 года).
Подготовьте заявление с указанием желаемого формата.
Подайте заявление в HR‑отдел до 15‑го числа нового месяца.
Убедитесь, что в течение трёх рабочих дней вы получите бумажную копию (если она запрошена).
Следите за дедлайном оцифровки – 10 июня 2026.
После оцифровки проверьте, что сведения внесены в ЕФС‑1 в правильном формате.

Полезные ссылки и источники

Saby Blog – Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1 в 2026 году
КонсультантПлюс – Акты, образцы, формы, договоры
Официальный сайт СФР – Приказ № 1462 от 
Банки.ру – Электронная трудовая книжка в 2026 году

Соблюдение указанных сроков и правил позволит избежать штрафов, упростить работу с кадровыми документами и обеспечить корректный учёт вашей трудовой истории.