Переход сотрудников с бумажной формы ведения трудовой деятельности на электронную трудовую книжку – одна из самых актуальных тем для кадровых отделов в 2026 году. Ниже представлено подробное руководство‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке при таком переходе‚ какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать.
Правовая основа
Нормативные акты
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об электронном документообороте»;
- Положения ст. 66 ТК РФ о трудовых книжках;
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости от № 12‑2024‑КС.
Ключевые положения
Постановление Минтруда от 2022 г. позволяет сотрудникам самостоятельно выбирать форму ведения трудовой деятельности – бумажную или электронную. При переходе на электронную форму работодатель обязан оформить соответствующую запись в оригинальной (бумажной) книжке и одновременно предоставить сотрудникам электронный документ.
Формы и документы‚ необходимые для перехода
Заявление работника
Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Пример заполнения:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Фамилия‚ Имя‚ Отчество: ______________________ Табельный номер: ______________________ Дата рождения: ______________________ Подпись: ______________________
Образец записи в трудовой книжке
Запись делается в соответствующей колонке «Примечание» (или аналогичной) оригинальной бумажной трудовой книжки. Ниже – типовый пример.
Пример записи
- ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович;
- Дата перехода: ;
- Основание перехода: По решению работника и в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от ;
- Номер электронной трудовой книжки: ЭТК‑2026‑00123;
- Сведения о передаче: Перевод в электронный кадровый учет‚ документ доступен в личном кабинете сотрудника;
- Подпись руководителя: ___________________ / _______________ (ФИО‚ должность);
- М.П. (место постановки): ___________________ (отдел кадров).
Пошаговый алгоритм оформления
- Сбор подписей работников. Каждый сотрудник‚ желающий перейти на электронную форму‚ подписывает заявление.
- Подготовка документации. Сформировать приказ о переходе‚ утвердить форму записи.
- Внесение записи в бумажную книжку. Сотрудник ответственного кадровика вносит запись согласно образцу выше.
- Подтверждение получения. Сотрудник подписывает акцепт (электронно или в бумажном виде) о получении электронной трудовой книжки.
- Архивирование бумажной копии. Бумажная трудовая книжка сохраняется в архиве организации в течение установленного срока.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли полностью отказаться от бумажной формы? – Да‚ но только после того‚ как все сотрудники подадут заявления и будет проведена запись в книжке.
- Какие сроки уведомления работников? – Постановление предписывает уведомить работников не позднее 30 календарных дней до начала перехода.
- Что делать‚ если сотрудник отозвал заявление? – Запись в книжке остаётся недействительной‚ а переход на электронную форму не осуществляется.
- Как оформить переход для иностранных граждан? – По тем же правилам‚ но с учётом требований Трудового кодекса и международных соглашений.
Переход на электронную трудовую книжку – это процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований и правильного оформления записей в оригинальной бумажной книжке. Приведённый выше образец записи и пошаговый алгоритм позволяют избежать ошибок‚ обеспечить юридическую защищённость компании и упростить работу с персоналом.
Для более детального ознакомления рекомендуется скачать готовый образец заявления и образец акта‚ опубликованные на официальном портале.
Текущая дата: 01:39:34 ()