В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным стандартом для большинства работников в России. Однако вопросы ведения бумажных аналогов для тех, кто ранее не отказался от них, или оформление записей при первичном приеме остаются актуальными. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переходе на электронный формат, кто несет ответственность за ведение ЭТК и какие отчеты необходимо сдавать в Социальный фонд России (СФР).

Что такое электронная трудовая книжка и как она ведется в 2026 году

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ на руках у работника, а совокупность сведений о его трудовой деятельности, хранящихся в информационных системах Пенсионного фонда России (ныне СФР). С 2020 года, после принятия Федеральных законов № 439-ФЗ и № 436-ФЗ, работодатели обязаны передавать данные о приеме, переводе и увольнении сотрудников в электронном виде.

Ключевые особенности ведения ЭТК в текущий период:

• Отсутствие бумажного носителя у работодателя: Сведения хранятся исключительно в цифровом виде в базе СФР.
• Ответственный сотрудник: Руководитель организации самостоятельно назначает ответственного за ведение ЭТК и подачу отчетности. Это может быть кадровик, бухгалтер или сам директор.
• Форма отчетности: Все изменения в трудовой деятельности отражаются в отчете по форме ЕФС-1.

Как внести запись о переходе на электронную трудовую книжку

Если работник ранее не подавал заявления о выборе электронной трудовой (что в 2026 году встречается редко, но возможно при восстановлении документов или особых случаях) или если речь идет о фиксировании факта перехода в бумажный дубликат (для тех, кто вел бумажную книжку до 2020 года и решил перейти на ЭТК), процедура требует строгого соблюдения алгоритма.

Важно помнить: для новых сотрудников, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Для них ЭТК формируется автоматически при первом приеме на работу.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Основанием для внесения записи о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки является письменное заявление сотрудника. В заявлении работник просит предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она велась)

Если у работника имелась бумажная трудовая книжка, куда вносились данные до 2020 года, и он принял решение перейти на ЭТК (или подтвердить выбор ЭТК), в бумажный документ необходимо внести соответствующую запись. Это делается для того, чтобы зафиксировать факт перехода и выдать книжку на руки работнику.

Порядок заполнения:

1. В графе 3 («Запись о приеме на работу…») вносится запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. В графе 4 указываются реквизиты заявления работника (номер и дата, если заявление регистрировалось в журнале, либо ссылка на входящий номер).
3. В графе 5 запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под подпись в книге учета движения трудовых книжек. С этого момента работодатель больше не ведет бумажную версию для данного сотрудника.

Шаг 3: Передача данных в СФР (Отчет ЕФС-1)

Самым важным этапом является информирование государства о переходе. Работодатель обязан направить в Социальный фонд России отчет по форме ЕФС-1.

• В разделе, касающемся предоставления сведений о трудовой деятельности, указывается код мероприятия: «Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки».
• Отчет должен быть сдан не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления работником.

Особенности приема на работу в 2026 году: студенты и специалисты без опыта

При приеме на работу студентов или специалистов, не имеющих официального стажа, работодатель действует по упрощенному алгоритму:

1. Запрос документов: Паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании. Бумажную трудовую книжку требовать не нужно (ее просто не может быть).
2. Оформление: Подписание трудового договора и издание приказа о приеме.
3. Формирование ЭТК: Работодатель подает отчет ЕФС-1 с событием «Прием на работу». На основании этих данных в системе СФР автоматически создается электронная трудовая книжка работника.

Частые ошибки и советы экспертов

Эксперты в области кадрового делопроизводства, включая Екатерину Агаеву, рекомендуют обращать внимание на следующие моменты во избежание штрафов:

• Сроки подачи ЕФС-1: Нарушение сроков передачи сведений в СФР влечет административную ответственность. Напоминаем: отчет сдается до 25 числа следующего месяца.
• Реквизиты приказа: При внесении любых записей (в бумажный аналог или при формировании отчета) обязательно указываются дата и номер приказа-основания (о приеме, увольнении, переводе).
• Проверка данных: Перед отправкой отчета необходимо убедиться, что данные в системе СФР (СНИЛС, ФИО) полностью совпадают с документами работника.
• Выписка из ЭТК: Работник может получить выписку из электронной трудовой самостоятельно через портал Госуслуг, в МФЦ или в клиентской службе СФР. Работодатель также обязан предоставить заверенную выписку при увольнении или по письменному запросу сотрудника.

Переход на электронные трудовые книжки в 2026 году завершен, и процесс их ведения стал рутинной частью работы кадровой службы. Главное для работодателя — своевременно получать заявления от сотрудников (если выбор еще не сделан), корректно вносить записи в бумажные аналоги (для последующей выдачи) и оперативно передавать данные в СФР через отчет ЕФС-1. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с контролирующими органами и прозрачность трудового стажа для каждого работника.

Помните: правильность заполнения электронной трудовой книжки напрямую влияет на размер будущей пенсии сотрудника, поэтому точность вносимых данных — приоритет номер один.