В 2026 году процесс цифровизации трудовых отношений в России достиг своей завершающей стадии. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим стаж, в то время как бумажный формат постепенно уходит в историю. Для работников, которые ранее предпочли сохранить бумажную книжку, или для тех, кто только задумался о переходе на «цифру», актуальны вопросы правильного оформления процедуры.
Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах законодательства и правилах ведения учета в 2026 году.
Кто может и должен перейти на электронную трудовую?
Важно различать две категории работников в 2026 году:
- Новые сотрудники (принятые с 2025 года и позднее). Для них ведение трудовой книжки возможно только в электронном виде. У них нет выбора формата, и подавать заявление о переходе не нужно — ЭТК формируется автоматически при первом трудоустройстве.
- Сотрудники, работавшие ранее (до 2025 года). Те, кто в свое время написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, имеют право в любой момент изменить свое решение и перейти на электронный формат. Законодательство не устанавливает ограничений по срокам подачи такого заявления.
Пошаговая инструкция перехода для действующих сотрудников
Если работник, у которого ведется бумажная трудовая книжка, решил перейти на ЭТК, работодателю необходимо соблюсти строгую последовательность действий. Ошибки на этом этапе могут привести к расхождениям в стаже сотрудника.
Шаг 1; Подача заявления работником
Процесс инициирует сам сотрудник. Он должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Форма заявления: Произвольная или утвержденная локальным нормативным актом организации.
- Содержание: В заявлении обязательно должна быть указана дата, с которой работник просит прекратить ведение бумажной трудовой книжки и начать формирование сведений в электронном виде.
Шаг 2. Проверка бумажной трудовой книжки
Перед внесением финальной записи специалист кадровой службы обязан провести аудит бумажного документа.
Почему это важно? Необходимо убедиться, что все записи внесены корректно, нет пропущенных строк, все печати читаемы, а данные соответствуют действительности. Это поможет избежать будущих расхождений между бумажным архивом и цифровой базой Социального фонда России (СФР).
Шаг 3. Внесение записи о переходе
В бумажную трудовую книжку вносится последняя запись о переходе на электронный формат.
- Основание: Заявление работника.
- Формулировка: Указывается, что работником подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку, и с определенной даты сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
- Заверение: Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии), а также подписью самого работника.
Шаг 4. Выдача трудовой книжки на руки
После внесения записи о переходе бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
Работодатель должен получить от сотрудника расписку в получении документа (или сделать соответствующую запись в журнале учета движения трудовых книжек). С этого момента ответственность за хранение бумажного бланка несет сам работник.
Шаг 5. Отчетность в СФР
Работодатель обязан уведомить Социальный фонд России о переходе сотрудника.
- Форма: ЕФС-1 (подраздел 1.1).
- Срок подачи: Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления о переходе.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуться к бумажной версии после перехода?
Нет. Переход на электронную трудовую книжку является необратимым для конкретного места работы и в целом по карьере. После того как запись о переходе внесена и отчет отправлен в СФР, бумажная трудовая остается у работника на руках как архивный документ, но новый стаж в нее не вносится.
Что делать, если сотрудник устраивается впервые в 2026 году?
Если человек начинает трудовую деятельность впервые в 2025 году или позже, бумажная трудовая книжка ему не выдается и не заводится. Все сведения формируются исключительно в электронном виде автоматически. Никаких заявлений от такого сотрудника требовать не нужно.
Нужно ли писать заявление об отказе от бумажной книжки?
Да, именно заявление о переходе (которое подразумевает отказ от дальнейшего ведения бумажного формата) является ключевым документом. Без него работодатель не имеет права прекратить ведение бумажной книжки и обязан продолжать вносить в нее записи.
Преимущества перехода на ЭТК
Переход на электронный формат несет в себе ряд преимуществ для обеих сторон трудовых отношений:
- Безопасность: Невозможность потери или порчи документа (данные хранятся в защищенной базе СФР).
- Доступность: Сотрудник может в любой момент выписать справку о стаже через портал «Госуслуги» или в МФЦ.
- Упрощение процедур: При приеме на новую работу не нужно нести бумажную книжку, работодатель сам запрашивает данные в системе.
Резюмируя: Если ваш работник изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку в 2026 году, главное — получить письменное заявление, корректно закрыть бумажный документ записью о переходе, выдать его сотруднику и своевременно отправить форму ЕФС-1 в Социальный фонд.