Вопрос о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) волнует как работодателей, так и работников․ С одной стороны, государство стремится к цифровизации кадрового учёта, а с другой — сохраняет права сотрудников на сохранность бумажных документов․ Ниже разберём, какие правила действуют в 2026 году, кто обязан переходить, а кто может остаться в бумажном формате․
Правовой статус перехода на ЭТК
Согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ № 1023 от 1 января 2022 г․ переход на ЭТК является обязательным для всех новых сотрудников, трудоустроенных с 1 января 2022 г․ Однако для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, переход остаётся добровольным․
В 2024 г․ в редакции ТК РФ закреплено, что если работник сохраняет бумажную трудовую книжку, он может отказаться от перехода на ЭТК․ В таком случае работодатель обязан вести бумажную книгу и одновременно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
Ключевые моменты:
- Новый сотрудник → обязательный переход на ЭТК․
- Существующий сотрудник с бумажной книгой → добровольный переход․
- Отказ от перехода → обязанность работодателя вести бумажную книгу и отправлять данные в СФР․
Что делает работодатель при переходе?
Работодатель обязан:
- Письменно уведомить всех сотрудников об изменениях в ТК РФ и о возможности перехода на ЭТК․
- Отправлять в СФР подраздел 1․1 ЕФС‑1 при каждом событии: при приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность, а также при получении заявления сотрудника о переходе․
- Если сотрудник отказался от перехода, вернуть бумажную трудовую книжку в течение трёх дней после получения отказа․
- Вести бумажную книгу в полном объёме, если сотрудник не перешёл на ЭТК․
Как сотрудник может перейти на ЭТК?
Для перехода сотруднику необходимо:
- Подать письменное заявление работодателю (в произвольной форме) о желании перейти на электронную трудовую книжку․
- Получить от работодателя подтверждение о переходе и копию электронного журнала (если он уже существует)․
- Подписать согласие на хранение и обработку персональных данных в электронном виде․
После этого работодатель формирует запись в электронном журнале и отправляет сведения в СФР․ При увольнении сотрудника, который ранее отказался от перехода, кадровик обязан внести запись о переходе на ЭТК даже при увольнении․
Плюсы и минусы перехода на ЭТК
Плюсы
- Удобство доступа к данным: можно быстро проверить стаж и историю работы․
- Сокращение бумажных расходов и уменьшение риска потери документов․
- Автоматический обмен сведениями с СФР, что ускоряет расчёты по пенсионным и социальным начислениям․
- Повышенная безопасность: данные защищены шифрованием и резервным копированием․
Минусы
- Необходимость наличия электронного доступа и базовых навыков работы с компьютером․
- Возможные технические сбои при работе с системой․
- Сложности для людей, не привыкших к цифровым форматам (например, пожилые сотрудники)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от перехода на ЭТК? Да, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка․ В этом случае работодатель обязан вести бумажную книгу и передавать данные в СФР․
- Что делать, если сотрудник не хочет переходить, но работодатель хочет? Работодатель может предложить добровольный переход, но не может принудить сотрудника․ При отказе он обязан вести бумажную книгу․
- Когда работодатель обязан отправлять данные в СФР? При каждом событии: при приёме, увольнении, переводе, а также при получении заявления сотрудника о переходе․
- Как быстро можно получить электронную трудовую книжку? Обычно в течение 3–5 рабочих дней после подачи заявления․
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, работодатель может выдать печатную копию по запросу сотрудника․
Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году является обязательным для новых сотрудников, но остаётся добровольным для тех, у кого уже есть бумажная книга․ Работодатель обязан:
- Уведомлять сотрудников о возможности перехода․
- Отправлять данные в СФР․
- Вести бумажную книгу при отказе․
Для сотрудника переход на ЭТК предоставляет удобство и безопасность, но при этом сохраняется право на бумажную книгу․ Важно помнить, что любые изменения в учёте трудовой деятельности должны соответствовать требованиям Трудового кодекса и постановлений правительства․
Если вы хотите узнать больше о конкретных формах, образцах документов и пошаговой инструкции по переходу, обратитесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Инфотекс и Социальный фонд России․