В 2026 году вопросы перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и ведения бумажных аналогов остаются важной частью кадрового делопроизводства. Несмотря на то‚ что основной переходный период завершился еще в 2020–2021 годах‚ законодательство РФ предусматривает гибкие механизмы выбора и изменения формата ведения трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем‚ когда и как подавать заявления‚ какие сроки действуют для работодателей и что делать‚ если выбор не был сделан вовремя.

Исторический контекст и текущая ситуация

Основным нормативным актом‚ регулирующим данный вопрос‚ является Федеральный закон от № 439-ФЗ‚ а также статья 66.1 Трудового кодекса РФ.

Ключевой датой в истории перехода на «цифру» стало 31 декабря 2020 года. Именно до этого момента работодатели были обязаны получить от каждого сотрудника письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки:

• О продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
• О переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Сведения о поданных заявлениях были переданы в Социальный фонд России (ранее ПФР) и занесены в информационные ресурсы фонда. Однако‚ даже спустя годы после этой даты‚ у работников сохраняется право изменить свое решение.

Сценарий 1: Если работник не подавал заявление в 2020 году

Один из самых частых вопросов в 2026 году звучит так: «Что делать‚ если я не писал никакого заявления в конце 2020 года? Считается ли моя бумажная трудовая действительной?»

Ответ однозначен: Да‚ бумажная трудовая книжка остается действующей.

Согласно законодательству‚ если работник не подал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку до 31 декабря 2020 года‚ за ним автоматически сохраняется право на ведение бумажного документа. Работодатель продолжает вносить в нее записи наравне с формированием электронных сведений.

Важно: Даже если в базе Социального фонда отображаются данные о приеме на работу‚ но отсутствует отметка о дате подачи заявления о выборе формата‚ это подтверждает‚ что работник остался в «бумажном» реестре по умолчанию.

Сценарий 2: Желание перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Работники‚ которые ранее выбрали ведение бумажной трудовой книжки (или сохранили ее по умолчанию)‚ имеют полное право в любой момент изменить свое решение и перейти на электронный формат.

Порядок действий для перехода на ЭТК:

Подача заявления: Сотрудник пишет письменное заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности (фактически — о переходе на ЭТК).
Внесение записи в бумажную книжку: Работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о поданном заявлении.
Выдача трудовой на руки: Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.

• Срок выдачи: Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Отчетность: Работодатель сдает отчетность (форма ЕФС-1‚ подраздел 1.1) не позднее 25 числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.

После выдачи бумажной трудовой книжки на руки работодатель больше не ведет бумажный документ этого сотрудника‚ а все дальнейшие сведения отражаются только в электронном виде.

Сценарий 3: Получение сведений или исправление ошибок

Заявление также подается в следующих случаях‚ даже если формат ведения уже определен:

• Для получения выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р).
• Для исправления неточных или ошибочных сведений в базе Социального фонда.

В этих случаях также действует правило трех рабочих дней для предоставления данных работнику после регистрации его заявления.

Памятка для работодателей: Критические сроки

Для кадровых служб и бухгалтерий крайне важно соблюдать установленные законом временные рамки‚ чтобы избежать штрафов и жалоб со стороны сотрудников.

• 3 рабочих дня — максимальный срок‚ отведенный работодателю на внесение записи в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК и ее выдачу сотруднику.
• 25 число следующего месяца — крайний срок сдачи формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд после получения заявления от работника.
• Своевременность уведомлений: Некоторые организации требуют подачи внутренних уведомлений заранее‚ чтобы обеспечить корректное формирование электронных записей и отчетов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой после перехода на ЭТК?

Нет. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получил бумажный документ на руки‚ обратного пути законодательство не предусматривает. Бумажная трудовая остается у владельца‚ и новые записи в нее не вносятся.

Что делать‚ если в базе ПФР/СФ нет даты подачи заявления?

Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ то и даты подачи быть не должно. Это нормальная ситуация для тех‚ кто остался с бумажной трудовой. Работодатель продолжает вести бумажную книжку и параллельно передавать данные в электронном виде.

Нужен ли бланк заявления определенной формы?

Законодательно утвержденной строгой формы заявления нет‚ однако рекомендуется использовать типовые бланки‚ разработанные Министерством труда или содержащиеся в архивах кадровых систем (как упомянуто в источниках‚ существуют бланки для обоих случаев выбора). Главное‚ чтобы в заявлении было четко выражено волеизъявление работника.

В 2026 году система трудовых книжек в России окончательно сформировалась как гибридная. У каждого работника есть выбор: продолжать вести бумажный документ параллельно с электронным реестром или полностью перейти на цифровой формат.

Главное‚ что нужно помнить:
Если вы не писали заявление в 2020 году — ваша бумажная трудовая действительна.
Перейти на электронную версию можно в любой момент‚ написав заявление.
Работодатель обязан выдать бумажную трудовую в течение 3 дней после заявления о переходе на ЭТК.

Соблюдение этих правил гарантирует защиту трудовых прав и прозрачность трудового стажа для каждого гражданина РФ.