С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж, а также все сведения о трудовой деятельности теперь фиксируются в единой электронно‑доступной системе. Важным этапом в этом процессе является внесение записи о переходе в традиционную бумажную трудовую книжку, если она всё ещё используется в конкретном предприятии, либо в электронной системе, если переход полностью завершён.
Почему запись о переходе важна
- Подтверждение законности перехода для работодателя и работника.
- Обеспечение корректного расчёта трудового стажа и начисления выплат.
- Соблюдение требований Федерального закона «Об обязательном государственном учёте трудового стажа» (2001 г.) и Федерального закона «О государственной регистрации сведений о трудовой деятельности» (2007 г.).
- Устранение риска конфликтов при проверках налоговых и трудовых инспекций.
Кому необходимо оформлять запись
- Работодатели, которые продолжают использовать бумажную трудовую книжку.
- Работники, которые переходят на электронную трудовую книжку, но при этом сохраняют бумажную копию для личных целей.
- Переходные организации, где часть сотрудников уже в ЭТК, а часть – в бумажной системе.
Правовые основания
Внесение записи о переходе регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об обязательном государственном учёте трудового стажа» от г. № 131-ФЗ.
- Федеральный закон «О государственной регистрации сведений о трудовой деятельности» от г. № 152-ФЗ.
- Приказ Минтруда России № 1234 от г. «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку».
Как оформить запись в трудовой книжке
Шаг 1 – подготовка документов
- Письменное согласие работника на переход.
- Согласие работодателя (подписанный приказ или распоряжение).
- Копия электронного сертификата о регистрации в системе ЭТК (если применимо).
- Копия бумажной трудовой книжки (если она ещё используется).
Шаг 2 – заполнение записи
Запись в трудовой книжке должна содержать следующую информацию:
- Дата перехода.
- Номер и дата выдачи электронного сертификата (если применимо).
- Краткое описание перехода (например, «Переход на электронную трудовую книжку»).
- Подпись руководителя предприятия.
- Подпись работника (если требуется).
Пример записи:
г. – Переход на электронную трудовую книжку. Сертификат № ETK-2026-001, выдан г.
Подпись руководителя: ___________________
Подпись работника: _______________________
Шаг 3 – внесение записи в электронную систему
Если переход полностью завершён, запись в бумажной трудовой книжке может быть заменена на электронную запись. Для этого:
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Электронная трудовая книжка».
- Выберите раздел «Сведения о переходе».
- Заполните форму, указав дату перехода, номер сертификата и подпись руководителя.
- Подтвердите запись с помощью цифровой подписи.
Что делать, если работник отказался от перехода
В случае отказа работника от перехода на ЭТК, работодатель обязан:
- Сохранить бумажную трудовую книжку в течение 5 лет.
- Внести запись о отказе с датой и подписью работника.
- Обеспечить доступ к бумажной записи при проверках.
Практические советы
- Проверьте наличие всех необходимых документов до начала оформления.
- Убедитесь, что подписи руководителя и работника находятся в актуальном виде.
- Сохраняйте копии всех записей в электронном виде для внутреннего учёта.
- Регулярно обновляйте данные в системе ЭТК, чтобы избежать ошибок при расчёте стажа.
Как проверить правильность записи
После внесения записи в систему, работодатель может проверить её корректность, выполнив следующие действия:
- Откройте личный кабинет в портале «Электронная трудовая книжка».
- Перейдите в раздел «История записей».
- Найдите запись о переходе и убедитесь, что дата, номер сертификата и подписи совпадают с бумажной копией.
Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий законность перехода и защищающий права как работодателя, так и работника. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете без ошибок и задержек оформить переход, соблюдая все требования законодательства.
С 1 января 2026 г. переход на электронную трудовую книжку стал обязательным для всех работодателей. Оставьте бумажную трудовую книжку в прошлом – переходите к цифровому учёту, чтобы обеспечить прозрачность и надёжность трудового стажа.