С 1 января 2021 года в России действует порядок перехода от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу (ЭТК). Одним из ключевых требований законодательства является своевременное подача работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют этот процесс, какие сроки установлены, что происходит, если срок пропущен, и какие обязанности возлагаются на работодателя.

Правовая база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 225 (в ред. от 2020‑12‑31) – определяет порядок подачи заявлений о способе ведения трудовой книжки.
• Инструкция ФОРУС (Федеральный орган управления в сфере труда) «О порядке перехода на электронную трудовую книжку» (пункт 3.1).
• Приказ Минтруда России от № 322н – уточняет сроки уведомления работников о возможности перехода.

Какой срок установлен законом?

Согласно вышеуказанным нормативным актам, каждый работник обязан подать заявление работодателю о способе ведения своей трудовой книжки не позднее 31 декабря 2020 года включительно. Это требование распространяется как на новых сотрудников, так и на уже работающих.

Если работник принимает на работу после 31 декабря 2020 года, он может подать заявление в любой момент, но в этом случае срок считается соблюдённым с момента фактического поступления заявления.

Что должно содержать заявление?

1. ФИО работника, дата рождения, ИНН (при наличии).
2. Текст заявления с указанием желания вести трудовую книжку в электронном виде (или в бумажном виде, если работник отказывается).
3. Подпись работника и дата подачи.
4. При необходимости – приложение с согласованием использования персонального электронного ресурса (например, «Госуслуги»).

Обязанности работодателя

• Получить заявление не позднее 31 декабря 2020 года (для работников, уже находившихся в организации).
• В течение трёх рабочих дней с момента получения заявления выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбирает её форму, либо оформить электронный документ в системе ПФР.
• Уведомить работника в письменной форме о возможности перехода на ЭТК (срок – до 30 июня 2020 года включительно).
• Сформировать и передать в Пенсионный фонд РФ сведения о выбранной форме ведения трудовой книжки в срок, установленный нормативными актами (обычно – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления).

Что происходит, если срок пропущен?

Если работник не успел подать заявление до 31 декабря 2020 года, законодательство не предусматривает штрафных санкций, однако:

• Работодатель может отказать в переходе на электронную форму до тех пор, пока работник не оформит заявление.
• В случае, когда работник подал заявление позже установленного срока, работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку в обычном порядке, но без привязки к «периоду перехода», что может повлечь за собой более длительные процедуры согласования.
• Работник теряет право на автоматическое получение электронного уведомления о переходе, что может усложнить доступ к сведениям о трудовой истории.

Практические рекомендации для работников

1. Подготовьте заявление заранее. Шаблоны доступны на официальных сайтах Минтруда и ПФР.
2. Убедитесь, что у вас есть доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» – именно туда будет загружена электронная трудовая книжка.
3. Сохраняйте копию заявления и подтверждение его получения работодателем (подтверждение электронной почты, скан подписи).
4. Если вы только принимаете на работу, уточните у работодателя, будет ли вам сразу выдана электронная или бумажная трудовая книжка.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли отказаться от ЭТК после её оформления?

Да. Работник имеет право в любой момент подать новое заявление о переходе на бумажную форму. При этом работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Вопрос 2. Как проверить, что моя ЭТК оформлена правильно?

В личном кабинете на портале «Госуслуги» в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются все записи о трудовой деятельности. При обнаружении ошибок необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением о корректировке.

Вопрос 3. Какие документы нужны работодателю для передачи сведений в ПФР?

Помимо заявления работника, работодатель предоставляет копию паспорта, ИНН (при наличии) и согласие на обработку персональных данных. Все данные передаются через электронную систему «Единый портал государственных услуг».

Срок подачи заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде был установлен до 31 декабря 2020 года. Соблюдение этого срока упрощает процесс перехода на ЭТК, позволяет работодателю своевременно оформить документы и избежать дополнительных административных процедур. Работникам рекомендуется подготовить заявление заранее, а работодателям – строго следовать установленным срокам выдачи и передачи сведений в ПФР.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальной информации, доступной на официальных ресурсах Минтруда России, ПФР и правовых справочников (КонсультантПлюс, Гарант).