С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что цифровой формат стажа стал полноценной реальностью‚ и работодателям необходимо четко понимать алгоритм действий при трудоустройстве новых сотрудников. Как правильно оформить переход на ЭТК при приеме на работу‚ какие документы запросить у соискателя и как внести данные в отчетность, разберем в этой статье.
Что должен предоставить сотрудник при устройстве на работу?
Электронная трудовая книжка не отменяет общего порядка приема на работу: вы по-прежнему оформляете трудовой договор‚ издаете приказ (если это принято в организации) и знакомите сотрудника с локальными нормативными актами;
Однако‚ если сотрудник сообщает‚ что он перешел на электронную трудовую книжку‚ бумажный бланк он вам не принесет. Вместо него работник обязан предоставить работодателю информацию о своей профессиональной деятельности. Это может быть:
- Выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (выдается текущим/бывшим работодателем);
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР (можно получить в Социальном фонде или через Госуслуги).
Важно помнить: электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ а также о его трудовом пути.
Особенности для впервые устраивающихся работников
Для тех‚ кто впервые устраивается на работу после 1 января 2024 года‚ действуют особые правила. Таким сотрудникам нет необходимости писать какие-либо заявления или выбирать формат: бумажная трудовая книжка им вообще не заводится‚ работодатель сразу заводит для них электронную трудовую книжку.
Алгоритм действий: как оформить переход на ЭТК при трудоустройстве
Если к вам устраивается сотрудник‚ который ранее вел бумажную трудовую книжку‚ но теперь хочет перейти на электронный формат‚ процедура должна быть оформлена по всем правилам. Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
Шаг 1. Внесение записи о приеме на работу в бумажную трудовую
Это один из самых важных нюансов. Если работник хочет перейти на ЭТК‚ сначала необходимо внести запись о приеме на работу в его бумажную трудовую книжку. Игнорировать этот шаг нельзя.
Шаг 2. Получение заявления от работника
Перевести работника на электронную трудовую книжку можно только с его согласия. Для этого сотрудник должен написать письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ). Переход является добровольным‚ и работник имеет право в любой момент передумать и выбрать бумажный формат.
Шаг 3. Внесение закрывающей записи и выдача бумажной книжки
После получения заявления работодатель обязан:
- Сделать в бумажной трудовой книжке запись о переходе на электронную трудовую книжку.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику. По закону это нужно сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Шаг 4. Учет движения трудовых книжек
Не забудьте сведения о выданной бумажной трудовой книжке отразить в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей. С этого момента вы больше не делаете записи в бумажном бланке этого сотрудника.
Шаг 5. Подача сведений в Социальный фонд
Чтобы оформить ЭТК и данные о приеме на работу были учтены‚ работодатель должен передать информацию в фонд. Для этого используеться единая форма ЕФС-1.
- Сведения о трудовой деятельности (заявления о переходе на ЭТК) подаються с помощью формы ЕФС-1.
- Данные о приеме на работу необходимо внести и сдать титульный лист и два подраздела ЕФС-1 до конца следующего рабочего дня после даты приема на работу.
Особенности заполнения ЭТК: что изменилось в структуре?
С внедрением нового формата произошли изменения в структуре сведений‚ которые работодатели подают в фонд:
- В разделе «Сведения о работе» количество разворотов увеличено с 10 до 14.
- В разделе «Сведения о награждениях» количество разворотов уменьшено с 10 до 7.
- В 3-й графе (где указываются сведения о приеме на работу‚ переводах и увольнении) появилась возможность вписывать часть статьи закона‚ служащего основанием для увольнения‚ что делает учет более точным.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только в том случае‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК‚ продолжать вести записи в его бумажной трудовой книжке нельзя.
Краткие выводы
Переход на электронную трудовую книжку при приеме на работу требует от кадровика и работодателя внимательности. Главное — соблюдать последовательность: сначала запись о приеме в бумажный документ‚ затем получение заявления‚ затем закрывающая запись‚ выдача бланка на руки и своевременная отправка данных по форме ЕФС-1. При таком подходе вы избежите штрафов и обеспечите корректный учет стажа своих сотрудников.