Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из ключевых трендов цифровизации кадрового документооборота в России. Этот процесс‚ стартовавший в 2020 году‚ к 2026 году становится обязательным. В статье подробно разберем‚ что такое ЭТК‚ как её оформить‚ какие преимущества и что нужно знать работнику и работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог бумажного документа‚ который ведётся в единой государственной информационной системе. Она заменяет традиционную «трудовушку» и содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина:

• Сведения о каждом месте работы (наниматель‚ период работы‚ должность).
• Данные об обучении и повышении квалификации‚ если они связаны с работой.
• Трудовой стаж для расчёта пенсии и других социальных выплат.
• Основания увольнения.

Ключевой принцип: ЭТК не имеет физического носителя. Все сведения хранятся в защищённой базе данных‚ к которой у гражданина есть доступ через портал Госуслуг или другие утверждённые каналы.

Хронология внедрения: от 2020 до 2026 года

Переход на ЭТК проходил в несколько этапов‚ регулируемых Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 422-ФЗ и последующими изменениями.

Этапы перехода:

1. С 1 января 2020 года: Начало добровольного перехода. Работники и работодатели могли начать вести сведения в электронном формате по соглашению сторон.
2. 2020-2025 годы: Параллельное ведение. Работодатели обязаны были передавать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде‚ но у работника могла оставаться бумажная книжка.
3. До 9 июня 2026 года: Окончание переходного периода. Все работники и работодатели должны перевести учёт в электронный формат. Бумажные книжки‚ выданные ранее‚ продолжают действовать‚ но их данные должны быть оцифрованы.
4. С 1 января 2026 года (уточнение): С этой даты для новых работников и при первом трудоустройстве после 2025 года бумажная трудовая книжка не выдается. Вся информация сразу заводится в ЭТК.

Кто и как может оформить электронную трудовую книжку?

Процесс инициируется либо работником‚ либо работодателем.

Для работника:

• Добровольный переход: Подать заявление работодателю о желании вести ЭТК вместо бумажной. Работодатель обязан согласовать это и начать передачу данных в ПФР.
• Обязательный переход (с 2026): Если у вас уже есть бумажная книжка‚ вы можете написать заявление о её оцифровке и продолжении учёта в электронном виде. Если книжки нет (первое трудоустройство после 2025 года) — ЭТК создаётся автоматически.
• Как получить доступ: После того как работодатель передал сведения‚ они появляются в личном кабинете на портале Госуслуг (в разделе «Сведения о трудовой деятельности»). Доступен также сервис «Трудовая книжка» на сайте ПФР.

Для работодателя (кадровика):

• Вести сведения о каждом сотруднике в specialised СКУД (система кадрового учёта) или через сервисы ПФР.
• Передавать данные о приёме‚ увольнении‚ переводах в ПФР в электронном виде в течение 15 дней с момента события.
• При увольнении сотрудника с бумажной книжкой — сделать в ней последнюю запись и оформить её оцифровку (если сотрудник согласен).
• Хранить только те бумажные трудовые книжки‚ которые были оформлены до 1 января 2026 года и по которым сотрудник не дал согласия на переход.

Преимущества электронного формата

Переход на ЭТК несёт значительные выгоды для всех сторон:

• Для работника:
  • Нет риска утери‚ порчи или подделки документа.
  • Всегда актуальные и проверенные данные (стаж считается автоматически).
  • Удобный онлайн-доступ к истории труда в любое время.
  • Упрощение процедуры при смене работы (новый работодатель сразу видит историю).
• Для работодателя:
  • Сокращение бумажного документооборота и затрат на хранение.
  • Автоматизация отчётности перед ПФР.
  • Снижение рисков юридических споров из-за неточностей в записях.
• Для государства:
  • Единая и надёжная база данных для расчёта пенсий и пособий.
  • Борьба с неофициальным трудоустройством и «серыми» зарплатами.
  • Повышение эффективности контроля за трудовыми отношениями.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка:

1. Не выбрасывайте её! Это важный юридический документ.
2. При переходе на ЭТК вы можете:
   • Сдать её работодателю для оцифровки и последующего хранения у него (как архивный документ).
   • Оставить у себя на хранение‚ если вы не давали согласия на переход. Но тогда все новые записи будут вноситься только в электронную версию.
3. После оцифровки работодатель обязан вернуть вам бумажный документ или сообщить‚ где он хранится.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной книжки после 2026 года?

Нет. С 1 января 2026 года для всех новых трудовых отношений и для тех‚ кто уже работает‚ но не оформил бумажную книжку до этого срока‚ ведение будет только в электронном формате. Отказаться от ЭТК можно только в случае‚ если у вас уже есть бумажная книжка‚ выданная до 2026 года‚ и вы письменно уведомили работодателя о желании её сохранить.

Где я могу проверить свою электронную трудовую книжку?

Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись) или через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (ПФР). Данные обновляются после каждой отправки сведений работодателем.

Что‚ если работодатель не передаёт мои данные в ПФР?

Это нарушение закона. Вы можете:

• Написать заявление работодателю с требованием передать сведения.
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Пенсионный фонд России.
• При увольнении потребовать выписку из ЭТК и приложить её к заявлению о назначении пенсии.

Будут ли учитываться старые записи из бумажной книжки?

Да‚ абсолютно все. При оцифровке данные из бумажной книжки переносятся в ЭТК без изменений. Ваш общий трудовой стаж сохраняется полностью.

Электронная трудовая книжка — это современный‚ безопасный и удобный формат хранения информации о трудовой деятельности. К 2026 году переход на него станет полным. Рекомендуется всем работникам:

1. Проверить‚ создана ли у них ЭТК (через Госуслуги или ПФР).
2. При наличии бумажной книжки — решить‚ оставлять ли её или сдавать на оцифровку.
3. Следить за тем‚ чтобы новый работодатель оперативно передавал сведения в ПФР.

Будьте в курсе своих цифровых прав и сделайте переход на электронный формат максимально комфортным для себя!

Статья подготовлена на основе информации‚ актуальной на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной информации обращайтесь в Пенсионный фонд России‚ Государственную инспекцию труда или к своему работодателю.