Гражданская служба в Российской Федерации представляет собой особый вид трудовой деятельности, направленный на обеспечение исполнения полномочий государственных органов․ Одним из ключевых документов, фиксирующих профессиональный путь служащего, является трудовая книжка․ В условиях завершившегося с 1 января 2026 года переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопросы ведения, хранения и оформления этих документов приобрели новую актуальность и требуют детального рассмотрения․

Переход на электронные трудовые книжки: что изменилось к 2026 году

Согласно данным, актуальным на май 2026 года, в России полностью завершен переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает фундаментальное изменение в документообороте кадровых служб государственных органов:

• Приоритет электронной формы: Для всех работников, поступающих на гражданскую службу после 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде․
• Бумажный формат: Бумажные трудовые книжки сохраняются у работодателей только для тех служащих, кто подал письменное заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года, либо для тех, кто предпочел не переходить на ЭТК в установленные законом сроки (при наличии такой возможности по переходным положениям)․
• Новые поступления: Лицам, впервые поступающим на гражданскую службу в 2026 году, бумажные трудовые книжки не заводятся․ Весь стаж фиксируется в информационных системах Пенсионного фонда России (СФР)․

Нормативно-правовая база

Деятельность по ведению трудовых книжек на гражданской службе регулируется рядом нормативных актов, которые необходимо строго соблюдать:

1. Трудовой кодекс РФ: Базовый документ, устанавливающий общие требования к трудовым договорам и книжкам․
2. Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»: Определяет специфику служебных контрактов и порядок исчисления стажа․
3. Приказ Минтруда России от № 320н: Утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․ Именно этот документ является основным руководством для кадровых служб в текущий период․
4. Постановления Правительства РФ: Регулируют особенности исчисления стажа для назначения пенсий госслужащим․

Особенности заполнения трудовых книжек госслужащих

Ведение трудовых книжек на гражданской службе имеет свою специфику, связанную с особым статусом служащих․ При внесении записей необходимо учитывать следующие моменты:

Наименование должности:
Запись о приеме на работу должна точно соответствовать штатному расписанию и условиям служебного контракта․ Должности указываются в соответствии с реестром должностей гражданской службы (например, «Главный специалист-эксперт», «Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса»)․

Основание записи:
В графе «Основание» обязательно указывается дата и номер акта (распоряжения или приказа) представителя нанимателя о назначении на должность․ На гражданской службе это часто приказы руководителя государственного органа․

Коды деятельности:
При формировании сведений для электронной трудовой книжки (форма СЗВ-ТД, ныне интегрированная в ЕФС-1) используются специальные коды, обозначающие гражданскую службу․

Порядок учета движения трудовых книжек

Независимо от формата ведения (электронный или бумажный), работодатель обязан обеспечить строгий учет бланков и вкладышей․ Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовых книжек, утвержденного Приказом № 320н, в организациях должна вестись книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них․

В книге учета фиксируются:

• Дата приема трудовой книжки;
• Фамилия, имя, отчество владельца;
• Дата выдачи трудовой книжки при увольнении;
• Подпись работника в книге при получении документа на руки․

Важно: Для электронных трудовых книжек физический журнал не ведется в части фиксации записей о стаже, так как эти данные хранятся в цифровой форме в СФР, однако учет поданных заявлений о выборе формы трудовой книжки должен вестись internally в кадровом подразделении․

Прекращение служебного контракта и записи об увольнении

Основания для увольнения с гражданской службы регламентированы ФЗ № 79-ФЗ и могут отличаться от общих оснований ТК РФ․ К специфическим основаниям относятся:

• Истечение срока служебного контракта;
• Достижение предельного возраста пребывания на гражданской службе (как правило, 65 лет, для высших должностей, до 70 лет);
• Сокращение должностей гражданской службы;
• Несоответствие замещаемой должности по результатам аттестации;
• Нарушение запретов и ограничений, связанных с гражданской службой․

При внесении записи об увольнении в трудовую книжку (бумажную) или формировании электронного отчета, кадровая служба должна точно указать статью закона, послужившую основанием для расторжения контракта․ Ошибка в формулировке может повлечь за собой проблемы при исчислении пенсии за выслугу лет․

Хранение и выдача документов

Бумажные трудовые книжки хранятся в кадровом подразделении как документы строгой отчетности․ При увольнении гражданского служащего запись заверяется подписью представителя нанимателя и печатью организации (при наличии)․ Выдача трудовой книжки производится в день увольнения под роспись в личной карточке и книге учета․

В случае с электронными трудовыми книжками, служащий получает выписку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) по запросу или в день увольнения, которая подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью․

Правильное ведение трудовых книжек на гражданской службе — это не только требование законодательства, но и гарантия социальной защищенности государственных служащих․ В 2026 году, когда процесс цифровизации завершен, кадровым службам необходимо уделять особое внимание корректности передаваемых в СФР электронных сведений, так как они становятся единственным официальным источником данных о стаже для новых поколений госслужащих․ Соблюдение порядка, установленного Приказом Минтруда № 320н и профильным законодательством о госслужбе, позволяет избежать юридических рисков и обеспечивает прозрачность трудового пути сотрудников․