С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был введён в рамках федерального закона № 439-ФЗ от . С 2021 года работники получили право на выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. К 2026 году большинство работодателей уже используют ЭТК как основной способ учёта трудового стажа, а бумажные книжки становятся историей, но не исчезают полностью, особенно при увольнении.

Почему важно правильно оформить запись при увольнении?

При увольнении сотрудника, который ранее перешёл на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку специальную запись. Эта запись подтверждает, что:

• работник добровольно перешёл на электронный формат учёта трудового стажа;
• все сведения о его трудовой деятельности, включая приёмы на работу, переводах и увольнениях, переданы в электронный реестр;
• дальнейший учёт стажа будет вестись исключительно в ЭТК, и бумажная книжка больше не обновляется.

Отсутствие этой записи может создать проблемы при оформлении пенсии, при трудоустройстве в новой организации или при проверке трудового стажа в Пенсионном фонде России (ПФР).

Какая запись должна быть внесена в трудовую книжку?

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/10248-6-1) и Типовой форме записи в трудовой книжке, при увольнении сотрудника, перешедшего на ЭТК, вносится следующая запись:

Форма записи:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (или по иным основаниям — укажите) в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности работника внесены в электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»

Важно: в записи обязательно указывается основание увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию и т.д.), а также ссылка на закон — это требование законодательства.

Примеры записей:

1. При увольнении по собственному желанию:
   «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности работника внесены в электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»
2. При увольнении в связи с выходом на пенсию:

   «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности работника внесены в электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»

3. При увольнении по соглашению сторон:
   «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон в связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронной форме. Сведения о трудовой деятельности работника внесены в электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»

Когда и как вносится запись?

Запись вносится в бумажную трудовую книжку в день увольнения — одновременно с оформлением приказа об увольнении и выдачей трудовой книжки сотруднику.

Алгоритм действий работодателя:

1. Убедиться, что сотрудник ранее подал заявление о переходе на ЭТК (дата подачи заявления и номер записи в ЭТК должны быть зафиксированы в личном деле).
2. Проверить, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника (включая все места работы и должности) переданы в ПФР и отражены в его ЭТК.
3. Составить приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а).
4. Внести в трудовую книжку запись по установленной форме (см. выше).
5. Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись.
6. Сохранить копию приказа и запись в архиве организации в течение 75 лет (как требует закон).

Что делать, если сотрудник не подавал заявление на переход на ЭТК?

Если сотрудник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то при увольнении в его бумажную трудовую книжку вносятся все стандартные записи (о приёме, переводах, увольнении), как и раньше — без упоминания ЭТК. Электронная трудовая книжка в этом случае не ведётся, и работник сохраняет бумажный документ как единственный источник подтверждения стажа.

Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка не аннулируется и не изымается. Она остаётся у работника как исторический документ, содержащий все записи до момента перехода. Все последующие изменения (новые места работы, увольнения, повышения) фиксируются только в ЭТК.

При увольнении в бумажную книжку вносится только одна запись — о переходе на ЭТК — и больше никакие изменения в неё не вносятся.

Ошибки, которых следует избегать

• Не вносить запись о переходе на ЭТК — это нарушение закона и может привести к отказу в назначении пенсии.
• Вносить запись без ссылки на закон № 439-ФЗ — запись считается неправильно оформленной.
• Указывать неверное основание увольнения — например, «по собственному желанию», если увольнение произошло по соглашению сторон.
• Вносить запись о переходе на ЭТК в ЭТК — это невозможно, так как ЭТК — это цифровой документ, и в нём нет поля для таких записей.

Что должен знать работник?

Работник, который перешёл на ЭТК, должен:

• Сохранить бумажную трудовую книжку до конца жизни, она подтверждает стаж до перехода.
• Проверить, что все сведения о его трудовой деятельности отражены в ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• При трудоустройстве в новой организации сообщить, что у него есть ЭТК, и предоставить номер своей электронной трудовой книжки (он указан в личном кабинете).
• При увольнении убедиться, что в бумажной книжке сделана корректная запись о переходе на ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг в цифровизацию трудовых отношений в России. Однако бумажная трудовая книжка остаётся юридически значимым документом, особенно при увольнении. Правильно оформленная запись о переходе на ЭТК — это не формальность, а гарантия сохранности вашей трудовой истории.

Работодатели обязаны соблюдать требования закона, а работники — контролировать корректность оформления документов. Только совместные усилия обеспечат бесперебойный учёт трудового стажа и защиту прав граждан в будущем.

Важно помнить: если вы увольняетесь и ранее перешли на ЭТК — обязательно проверьте, что в вашей бумажной трудовой книжке есть запись о переходе. Без неё вы рискуете потерять часть подтверждённого стажа.

Для справки: с 10 июня 2026 года в Украине также завершается переход на электронный реестр трудового стажа — но в России процесс идёт по другому сценарию, и бумажные книжки остаются в силе как архивные документы.