С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что все трудовые отношения‚ включая работу по совместительству‚ должны быть оформлены в электронном виде. Ниже представлен подробный обзор особенностей перехода на ЭТК для совместителей‚ нормативных требований‚ практических шагов и возможных сложностей.

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» – в редакции‚ действующей с ‚ предусматривает ведение трудовых книжек в электронной форме.
• Постановление Правительства РФ № 1525 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует технические требования к ЭТК и порядок их заполнения.
• Приказ Минтруда России № 12н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки» – определяет структуру данных‚ которые должны содержаться в ЭТК.
• ФЗ‑№ 273‑ФЗ от «О занятости населения в Российской Федерации» – содержит положения о совместительстве и учете трудовой деятельности.

Согласно этим документам‚ с все записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях должны вноситься исключительно в электронный формат. Это касается и работников‚ состоящих на совместительстве.

Особенности учёта совместителей в ЭТК

Совместитель – это работник‚ который одновременно исполняет трудовые обязанности по основному месту работы и по одной или нескольким дополнительным должностям. При переходе на ЭТК необходимо учитывать следующие нюансы:

1. Отдельные записи для каждого места работы. В электронной трудовой книжке создаётся отдельный раздел (или «карточка») для каждого работодателя. Таким образом‚ у совместителя будет несколько активных разделов – один по основному месту и по каждому совмещению.
2. Синхронизация дат. При оформлении совместительства важно указывать точные даты начала и окончания дополнительной работы‚ чтобы избежать наложения периодов и обеспечить корректный расчёт стажа.
3. Отчётность в ПФР. Сведения о совместителях передаются в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД (с 2020 г.) и теперь исключительно в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через ЕГИСЗ.
4. Защита персональных данных. ЭТК хранятся в защищённом контуре ЕГИСЗ‚ доступ к которым имеют только уполномоченные лица (работодатель‚ сотрудник‚ органы ПФР). Это снижает риск утечки данных при совмещении нескольких трудовых отношений.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки для совместителей

Подготовительный период (до )

• Оценка текущей системы учёта кадров (бумажные ТК‚ локальные базы‚ 1С‑ЗУП и т.д.).
• Выбор способа ведения ЭТК: через личный кабинет на портале «Госуслуги»‚ через корпоративную систему (например‚ 1С:ЗУП‚ SAP) или через специализированные сервисы ЭТК.
• Обучение кадровых специалистов и бухгалтеров работе с выбранным решением.
• Информирование сотрудников‑совместителей о предстоящем переходе‚ порядке получения доступа к своей электронной трудовой книжке и о необходимости подтверждения согласия на обработку персональных данных.

Основной период (с )

• Создание электронной карточки для каждого места работы сотрудника‑совместителя.
• Внесение всех исторических данных (приём‚ переводы‚ увольнения) за период до в электронный формат (по возможности – сканирование и загрузка в ЕГИСЗ).
• Ежемесячная передача сведений о кадровых изменениях (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ больничный и т.д.) в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
• Периодическая проверка корректности данных сотрудником через личный кабинет на «Госуслугах» (право на запрос выписки из ЭТК).

Завершающий этап (после )

• Прекращение ведения бумажных трудовых книжек для всех новых трудовых отношений.
• Архивирование бумажных ТК в соответствии с внутренними нормами организации (хранение не менее 50 лет).
• Проведение внутреннего аудита соответствия ведения ЭТК требованиям законодательства.

Права и обязанности работодателя

Обязанности

• Обеспечить доступ к системе ведения ЭТК всем сотрудникам‑совместителям (включая предоставление логина/пароля или инструкции по вход через ЕСИА).
• Своевременно вносить все кадровые изменения в электронную трудовую книжку (не позднее пяти рабочих дней с даты события).
• Передавать сведения в ПФР в установленные сроки (ежемесячно‚ не позже 15 числа месяца‚ следующего за отчётным).
• Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных‚ соблюдая требования ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Предоставлять сотруднику по его запросу выписку из электронной трудовой книжки в электронном виде (или на бумажном носителе при необходимости).

Права

• Выбирать удобный способ ведения ЭТК (через государственный портал‚ через корпоративную систему или через стороннего оператора‚ аккредитованного Минтруда).
• Получать консультационную поддержку от региональных отделений ПФР и Минтруда по вопросам перехода.
• Использовать электронные выписки для внутреннего кадрового учёта‚ формирования справок о стаже и т.д.

Права и обязанности сотрудника‑совместителя

• Своевременно информировать работодателя о начале и окончании дополнительной работы (с предоставлением копии трудового договора или соглашения о совместительстве).
• Проверять корректность внесённых данных в свою электронную трудовую книжку (через личный кабинет на «Госуслугах» или через корпоративный портал).
• Сохранять логин и пароль от доступа к ЭТК в безопасном месте‚ не передавать их третьим лицам.

• Получать бесплатный доступ к своей электронной трудовой книжке в любое время.
• Требовать исправления ошибок в ЭТК в течение пяти рабочих дней после обнаружения неточности.
• Получать выписку из ЭТК при устройстве на новое место работы‚ при оформлении пенсии‚ при получении социальных выплат и в других случаях‚ предусмотренных законом.
• Отказаться от ведения бумажной трудовой книжки при условии‚ что все трудовые отношения оформлены в электронном виде (согласие оформляется в письменной форме или через электронный сервис).

Преимущества перехода на ЭТК для совместителей

• Единый источник информации. Все записи о трудовой деятельности хранятся в одном месте‚ что упрощает подтверждение стажа и расчёт пенсии.
• Сокращение времени на оформление. Внесение данных в электронную форму занимает считанные минуты‚ тогда как бумажная книжка требует ручного заполнения и подписи.
• Повышение прозрачности. Работник может в реальном времени видеть‚ какие изменения внесены в его трудовую книжку.
• Снижение риска утери или повреждения документа. ЭТК защищены от физического износа‚ пожара‚ затопления и т.д.
• Удобство при совместительстве. Возможность вести несколько разделов в одной системе без необходимости вести несколько бумажных книжек.

Возможные сложности и способы их преодоления

Технические проблемы

• Недоступность портала. В случае временных сбоев на «Госуслугах» рекомендуется иметь резервный способ ведения ЭТК (например‚ локальную корпоративную систему с синхронизацией с ЕГИСЗ).
• Недостаток квалификации сотрудников кадровой службы. Планировать регулярные тренинги и привлекать внешних консультантов для обучения работе с выбранным решением.

Сопротивление сотрудников

• Недоверие к электронным системам. Проводить информационные кампании‚ разъяснять преимущества и гарантии безопасности‚ демонстрировать работу личного кабинета.
• Страх перед утечкой данных. Подчеркнуть‚ что доступ к ЭТК осуществляется только через защищённые каналы (ЕСИА‚ шифрование SSL/TLS) и что данные хранятся в государственном информационном ресурсе с высоким уровнем защиты.

Несоответствие исторических данных

• Проблемы с переносом старых записей. При невозможности полного переноса данных (например‚ утеря бумажных ТК) следует оформить справку о стаже‚ заверенную организацией‚ и загрузить её в электронный формат как приложение к ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на ЭТК?

Да. Согласно ст. 65 ТК РФ‚ обработка персональных данных‚ включая ведение трудовой книжки‚ требует письменного согласия сотрудника. Согласие оформляется отдельным документом или через электронный сервис на портале «Госуслуги».

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

С ведение бумажной ТК для newly‑formed трудовых отношений запрещено. Для уже существующих бумажных ТК допускается их хранение в архиве‚ но новые записи должны вноситься только в ЭТК.

Как оформить совместительство‚ если основное место работы и совместительство у разных работодателей?

Каждый работодатель ведёт свою отдельную электронную трудовую книжку (раздел) для данного сотрудника. Сотрудник получает доступ к каждому разделу через свой личный кабинет.

Что делать‚ если обнаружены ошибки в уже внесённых данных?

Сотрудник направляет запрос работодателю об исправлении ошибки. Работодатель обязан внести корректировку в течение пяти рабочих дней и уведомить об этом сотрудника и ПФР.

Нужно ли платить за использование системы ведения ЭТК?

Доступ к государственному порталу «Госуслуги» и к ЕГИСЗ бесплатен. Если организация использует коммерческую корпоративную систему (например‚ 1С:ЗУП)‚ стоимость определяется условиями лицензионного договора.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в модернизации кадрового учёта России. Для сотрудников‑совместителей он открывает возможности более удобного и прозрачного ведения трудовой истории‚ снижает риски потери данных и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом. Успешный переход требует тщательной подготовки: выбора подходящего технического решения‚ обучения персонала‚ информирования сотрудников и обеспечения защиты персональных данных. Соблюдение всех нормативных требований и своевременное внесение изменений гарантируют‚ что к концу 2026 года все трудовые отношения‚ включая совместительство‚ будут полностью оформлены в электронном виде‚ что соответствует современным стандартам цифровой экономики.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года.