Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние десятилетия. Главным нормативным актом‚ регулирующим этот процесс‚ стала статья 66.1 ТК РФ‚ которая закрепила понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В данной статье мы подробно разберем суть этой нормы‚ порядок перехода на ЭТК и предоставим наглядные образцы оформления документов.

Что говорит статья 66.1 ТК РФ?

Если статья 66 ТК РФ регламентирует ведение традиционной бумажной трудовой книжки установленного образца (которая является основным документом о трудовой деятельности и стаже)‚ то статья 66.1 ТК РФ вводит новый формат учета стажа — электронный.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в информационные ресурсы Пенсионного фонда России (ныне — СФР). Эти данные формируют так называемую электронную трудовую книжку. Важно отметить ключевые моменты:

• Переход на ЭТК — это право‚ а не обязанность для работников‚ начавших свою трудовую деятельность до 1 января 2020 года. Они могли выбрать: остаться на бумажном варианте‚ перейти полностью на электронный формат или вести оба варианта одновременно.
• Исключение для впервые устраивающихся: если трудовой договор заключается впервые (после )‚ бумажная трудовая книжка на такого работника не заводится. Сведения о его работе ведуться исключительно в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ.
• Работодатель обязан уведомить сотрудников о праве выбора и собрать письменные заявления.

Как оформить переход на электронный формат: образец записи

Одним из самых частых вопросов у кадровиков является: что делать с бумажной трудовой книжкой‚ если работник решил перейти на электронный формат (согласно ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)?

Пошаговая процедура увольнения бумажной трудовой

1. Работник пишет письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
2. Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о том‚ что работник перешел на ЭТК.
3. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
4. В книге учета движения трудовых книжек ставится соответствующая отметка и расписка работника.

Образец записи в трудовой книжке

В разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки необходимо сделать следующую запись:

Графа 1 (№ записи): указывается порядковый номер записи;
Графа 2 (Дата): ставится дата внесения записи.
Графа 3 (Сведения о приеме…): вносится текст: «Подано письменное заявление (фамилия‚ имя‚ отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Графа 4 (Основание): указывается реквизиты заявления работника (например: «Заявление от № 1»).

Образец записи в Книге учета движения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить графе 13 Книги учета движения трудовых книжек‚ утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69. При выдаче трудовой книжки на руки в связи с переходом на ЭТК‚ в этой графе делается следующая запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия‚ имя‚ отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ)».

Ниже ставится личная подпись работника‚ подтверждающая получение документа.

Выдача сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р)

В случае перехода работника на электронную трудовую книжку‚ а также при увольнении‚ работодатель обязан предоставить ему выписку из электронных сведений по форме СТД-Р.

Эта форма заменяет бумажную трудовую книжку для тех‚ кто перешел на ЭТК. Она выдается:

• При увольнении работника — в день увольнения;
• При подаче заявления о переходе на ЭТК — в течение 3 рабочих дней;
• По первому требованию работника в период работы — также в течение 3 рабочих дней.

Соотношение статей 66 и 66.1 ТК РФ

Многие путают нормы данных статей. Чтобы избежать ошибок‚ запомните главное:

• Ст. 66 ТК РФ регулирует ведение‚ хранение и изготовение бумажных трудовых книжек. Трудовая книжка установленного образца остается основным документом о трудовой деятельности для тех‚ кто не отказался от ее бумажного варианта.
• Ст. 66.1 ТК РФ регулирует формирование‚ подачу и хранение электронных сведений о трудовой деятельности (электронной трудовой книжки).

Если работник ведет обе формы (и бумажную‚ и электронную)‚ работодатель обязан соблюдать требования обеих статей: вносить записи в бумажный бланк и одновременно отправлять электронные отчеты в СФР.

и самого института электронной трудовой книжки значительно изменило кадровый документооборот. Кадровым специалистам крайне важно правильно оформлять переход сотрудников на ЭТК‚ вносить корректные формулировки в бумажные бланки и Книгу учета движения трудовых книжек‚ а также своевременно выдавать форму СТД-Р. Соблюдение требований ст. 66.1 ТК РФ и норм Федерального закона № 439-ФЗ позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и трудовых споров с работниками.