Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве. Главный принцип этой реформы — добровольность. Без согласия работника никто не может заставить его отказаться от привычного бумажного формата. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить согласие на электронную трудовую книжку, какие формулировки использовать и как действовать в различных ситуациях.
Суть добровольного перехода
Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добольный и осуществляется только с согласия человека. Работодатель не имеет права переводить сотрудника на ЭТК принудительно.
Исторически массовый переход начался в 2020 году: тогда работодатели обязаны были уведомить сотрудников об изменениях, а работникам нужно было до 31 декабря 2020 года подать заявление о своем выборе. Если сотрудник не дал согласие на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести ее в бумажном формате.
Как оформить согласие на ЭТК
Если сотрудник, у которого есть бумажная трудовая книжка, решает перейти на электронный формат, ему необходимо заявить об этом работодателю. Перевести работника на ЭТК (без оформления бумажного варианта) можно только с его письменного согласия.
Формулировки для заявления
При составлении заявления могут использоваться следующие формулировки:
- «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»
- «Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»
Что делает работодатель после получения согласия?
После того как работник выбрал электронную трудовую книжку и написал заявление, работодатель:
- Вносит в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику.
- С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Прием на работу: нужно ли согласие?
Переход на ЭТК перестраивает многие ключевые кадровые процессы. Например, при приеме на работу кадровик обязательно проверяет, есть ли у нового сотрудника бумажная трудовая книжка.
Однако важно помнить: ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от нее в момент приема его на работу. Если сотрудник уже перешел на ЭТК на прежнем месте работы, он просто предоставляет сведения о трудовой деятельности (выписку из СТД-Р или форму СТД-ПФР), и бумажная книжка больше не заводится.
Сотрудники с бумажной книжкой могут от нее отказаться, но только добровольно. Для этого необходимо уточнить у конкретного работника, готов ли он перейти только на электронный формат, и получить от него соответствующее заявление.
Увольнение и электронная трудовая книжка
Отдельное внимание стоит уделить процедуре увольнения. Если происходит увольнение во время больничного (или в обычном порядке), работодатель обязан выдать документы, связанные с работой.
Для работников с ЭТК вместо бумажной трудовой работодатель направляет форму СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ). Если уволенный работник не может прийти лично, работодателю необходимо:
- Направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку (или дать согласие на ее отправку почтой).
- Работнику с ЭТК направить форму СТД-Р.
Обработка персональных данных
Предприятие регулярно передает данные из трудовых книжек работников в Пенсионный фонд (с января 2020 года требуется сдавать соответствующий электронный отчет). Для этого работодателю нужно получить согласие работника на обработку его персональных данных. Это отдельный юридический момент, который также должен быть соблюден в рамках кадрового документооборота.
Особенности в Украине (к 2026 году)
Интересно рассмотреть смежный опыт соседнего государства. В Украине с июня 2021 года также была введена электронная трудовая книжка, и с 2021 года при приеме на работу кадровики должны заполнять только электронные трудовые книжки.
При этом, если речь идет о трудовом стаже до 2004 года, украинцы должны оцифровать документ. Работники, у которых была бумажная трудовая, должны согласиться на ведение электронной. Если трудовая книжка уже хранится у работника, достаточно устного согласия — он просто приносит документ для сканирования.
Согласно реформе, до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки в Украине должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. С 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться исключительно в цифровом формате.
Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент, который исключает риск потери данных и упрощает доступ к информации о стаже. Однако самое главное правило остается неизменным: без согласия работника книжка в электронный вид переводиться не будет. Соблюдение добровольности, правильное оформление заявлений и корректная выдача бумажных документов на руки, залог того, что переход на ЭТК пройдет без нарушений трудового законодательства.