Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом учете. Каждому работодателю необходимо было собрать заявления с сотрудников о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности: в бумажном виде или в электронном. Программный комплекс 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 предоставляет удобный функционал для регистрации, хранения и печати таких заявлений. В этой статье мы подробно разберем, как правильно работать с этим документом в программе.
Где найти документ в программе?
Для работы с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП предусмотрен специальный справочник и документы. Функционал по работе с электронными трудовыми книжками реализован в программе, начиная с версий 3.1.12.110 и 3.1.10.276.
Чтобы создать новое заявление, необходимо перейти в один из следующих разделов:
- Кадры, Электронные трудовые книжки
- Отчетность и справки — Электронные трудовые книжки (в 1С:Бухгалтерия 3.0 этот пункт находится в разделе Зарплата и кадры)
В открывшемся разделе по кнопке «Создать» выбирается документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Как заполнить заявление на одного сотрудника?
При создании документа на конкретного сотрудника необходимо заполнить следующие основные поля:
- Сотрудник, выбирается из справочника «Сотрудники».
- Вид заявления, важнейший реквизит, в котором отражается выбор работника. Доступны два варианта:
- Ведение бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ) — если сотрудник отказался от ЭТК и решил оставить бумажный вариант.
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме (статья 66.1 ТК РФ) — если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку.
- Дата заявления — дата, указанная в бумажном заявлении, подписанном работником.
Учет способа ведения по прежнему месту работы
Особое внимание стоит уделить сотрудникам, принятым на работу в 2021 году и позже. Если сотрудник уже делал выбор на предыдущем месте работы, то на вкладке «Главное» документа (или в карточке сотрудника) необходимо поставить галочку «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы». В этом случае нужно указать ранее выбранный способ ведения и дату подачи того заявления. Это важно для корректного формирования отчетности СЗВ-ТД (ЕФС-1).
Массовое оформление заявлений в 1С:ЗУП
Если в организации много сотрудников и требуется зарегистрировать заявления сразу для всех, в 1С:ЗУП можно оформить один документ на список сотрудников. Для этого:
- Создайте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», но не заполняйте поле «Сотрудник».
- Перейдите в табличную часть документа.
- Используйте кнопку «Заполнить».
Программа автоматически добавит в таблицу всех сотрудников, по которым в системе еще не зарегистрировано заявление. Далее в колонке «Вид заявления» для каждого сотрудника нужно выбрать соответствующий вариант: либо ведение бумажной трудовой книжки, либо переход на электронный формат.
Печать заявлений из 1С
Поскольку у заявления о выборе способа ведения трудовой книжки нет жестко утвержденной унифицированной формы, разработчики фирмы 1С предложили свой оптимальный вариант бланка, который при необходимости можно отредактировать.
Для вывода на печать используется кнопка «Заявление». Особенность печати в 1С:ЗУП заключается в том, что программа формирует два заявления на разных листах:
- Первое, на продолжение ведения трудовой книжки на бумажном носителе.
- Второе, на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Сотруднику остается только подписать тот лист, который соответствует его выбору. Незаполненный лист просто аннулируется.
Влияние заявления на отчетность (СЗВ-ТД / ЕФС-1)
Регистрация заявления в программе — это не просто формальность для внутреннего учета. Данные из документа напрямую влияют на формирование отчетности в Пенсионный фонд.
Если при приеме на работу сотрудник подает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в вашей организации, информация об этом заявлении будет автоматически отправлена в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД (или ЕФС-1). Поэтому крайне важно вносить данные о заявлении в программу своевременно и без ошибок.
Как отменить или изменить зарегистрированное заявление?
На практике встречаются ситуации, когда сотрудник меняет свое решение или бухгалтер по ошибке зарегистрировал неверный способ ведения. В 1С:ЗУП предусмотрена возможность отмены заявления.
Для регистрации отмены необходимо:
- Перейти в раздел Кадры — Электронные трудовые книжки.
- Найти ранее введенный документ по сотруднику.
- Создать на его основании документ отмены (или исправить статус в карточке сотрудника, в зависимости от версии программы).
- После отмены необходимо создать новое заявление с актуальными данными.
Особенности для сотрудников без стажа работы
Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу (не имеют трудового стажа), бумажная трудовая книжка не заводится. Сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
В 1С:ЗУП при приеме на работу такого сотрудника необходимо зафиксировать, что он является «сотрудником без стажа». В этом случае программа автоматически будет считать его перешедшим на электронную трудовую книжку и не потребует от него заявления об отказе от бумажного варианта.
Грамотный учет заявлений о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП — залог правильного кадрового учета и корректной сдачи отчетности в ПФР. Использование автоматического заполнения списков и встроенных печатных форм значительно экономит время кадровика и бухгалтера, минимизируя риск человеческой ошибки. Главное — внимательно относиться к выбору вида заявления и не забывать отмечать способ ведения, выбранный сотрудником по прежнему месту работы.