Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве. Сегодня многие работники и работодатели задаются вопросом: как узнать, перешел ли сотрудник на электронный формат, и где посмотреть сведения о его стаже? В этой статье мы подробно разберем, как проверить наличие электронной трудовой книжки, какие для этого нужны сервисы и на какие нюансы стоит обратить особое внимание;
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР) и содержит сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Главным преимуществом ЭТК является невозможность ее потери или порчи, а также удобство доступа к информации через интернет.
Как работодателю узнать о переходе сотрудника на ЭТК
Часто кадровики и бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда новый сотрудник отказывается приносить бумажную трудовую книжку, заявляя, что перешел на электронный формат. Важно помнить: при приеме на работу сведения о трудовой деятельности работодатель может получить только от самого работника. Третья сторона не может запросить эти данные напрямую из базы СФР из-за защиты персональных данных.
Проверка сведений от работника
Если работник предоставил только распечатанные сведения о трудовой деятельности, работодателю необходимо внимательно их изучить:
- Отметка об отказе от бумажной книжки. Проверьте, есть ли в предоставленных сведениях отметка о том, что работник подал заявление о отказе от ведения бумажной трудовой книжки; Если такая отметка есть, работодателю достаточно будет подавать в СФР сведения о сотруднике исключительно в электронном виде.
- Отсутствие отметки. Если отметки нет, ситуация требует уточнения. В этом случае необходимо запросить выписку из электронной книжки из раздела «Работа и занятость» или «Сведения о трудовой деятельности».
При выдаче бумажной трудовой книжки на руки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Эта запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации.
Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку
Если вы хотите лично убедиться в наличии у вас ЭТК и проверить свой стаж, существует несколько удобных способов. Для доступа к данным потребуется подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг (ЕСИА).
Через портал Госуслуг
Это самый популярный и простой способ получить выписку:
- Авторизуйтесь в личном кабинете на портале Госуслуг.
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» (найти его можно через поисковик сервиса).
- Выберите опцию «Получить выписку из электронной трудовой книжки» и нажмите на нее.
- Дождитесь формирования документа. Когда выписка будет готова, статус услуги в кабинете сменится на «Услуга оказана».
Госуслуги или СФР могут направить готовую выписку на вашу электронную почту. Эти данные можно использовать для проверки факта отчислений страховых взносов работодателем и расчета будущей пенсии.
Через сайт СФР (Социального фонда России)
Также можно воспользоваться официальным сайтом Социального фонда:
- Откройте раздел «Электронная трудовая книжка» на сайте СФР.
- Авторизуйтесь через ЕСИА (учетную запись Госуслуг). Важный момент: доступ к электронной трудовой книжке через сайт СФР также требует наличия подтвержденной учетной записи в ЕСИА.
- В новом разделе индивидуального лицевого счета ПФР, который называется «Сведения о трудовой деятельности» (это и есть ваша ЭТК), вы найдете всю актуальную информацию.
- Выберите опцию «Получить выписку из электронной трудовой книжки» и нажмите на нее.
Другие способы получения выписки
- Через работодателя. Вы можете обратиться к своему нынешнему или бывшему работодателю с заявлением о предоставлении выписки из ЭТК.
- В МФЦ. При личном обращении в многофункциональный центр.
- Через Клиентскую службу СФР. Выписку можно получить на бумажном носителе, заверенную подписью и печатью.
Чем выписка из ЭТК отличается от выписки о состоянии лицевого счета?
Многие путают выписку из электронной трудовой книжки с выпиской о состоянии индивидуального лицевого счета. На Госуслугах и на сайте СФР это два разных документа:
- Выписка из ЭТК содержит информацию исключительно о ваших местах работы, должностях, переводах и увольнениях.
- Выписка о состоянии индивидуального лицевого счета включает в себя более широкие данные: ваш стаж, начисленные баллы и суммы уплаченных работодателем страховых взносов.
Когда может понадобиться бумажная выписка из ЭТК?
Несмотря на то, что формат электронный, иногда требуется документ на бумажном носителе. При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Она может понадобится:
- При обращении в визовые центры и консульства для оформления визы для поездки за границу;
- В суд, если нужно подтвердить информацию о месте работы и трудовой деятельности;
- При трудоустройстве к работодателям, которые по тем или иным причинам не могут принять электронный формат (например, если у работодателя нет электронной подписи).
Узнать о наличии электронной трудовой книжки и проверить свой трудовой стаж достаточно просто. Для работника это вопрос нескольких кликов на портале Госуслуг или сайте СФР. Для работодателя же главным критерием является наличие отметки в предоставленных сотрудником сведениях о том, что он отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Внимательное отношение к этим деталям позволит избежать ошибок в кадровом учете и гарантирует правильную подачу отчетности в контролирующие органы.