Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году стал обязательным для большинства работодателей. Приём нового сотрудника, у которого уже есть ЭТК, требует особого подхода: необходимо правильно оформить документы, убедиться в подлинности сведений и соблюсти все нормы трудового законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной

• Формат – хранятся в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСЗН).
• Преимущества – мгновенный доступ к информации, защита от потери, возможность интеграции с HR‑системами.

Как выглядит ЭТК

В ЭТК отображаются:

• Сведения о трудовом месте и периоде работы;
• Данные о стаже;
• Сведения о выполненных должностях;
• Информация о выплатах и удержаниях.

Нормативно‑правовая база

Для корректного оформления приёма сотрудника с ЭТК важно учитывать следующие документы:

1. Федеральный закон № 178‑ФЗ «О труде» (ст. 65);
2. Постановление Правительства РФ от № 1575 «Об утверждении Положения о порядке формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
3. КонсультантПлюс: рекомендации по уведомлению работников о праве выбора (до 30 июня 2020 г.)

Права работника

Работник имеет право:

• Отказаться от перехода на ЭТК и оставаться в бумажной форме;
• Получить уведомление о переходе на электронный формат не позднее 30 июня 2020 г.

Пошаговая инструкция по приёму сотрудника с ЭТК

Сбор первоначальных документов

При приёме необходимо собрать стандартный пакет документов, а также уточнить информацию из ЭТК:

1. Паспорт – подтверждает личность;
2. СНИЛС – нужен для выплаты заработной платы;
3. ИНН – для отражения в налоговой отчётности;
4. Документы об образовании (диплом, сертификаты) – если они требуются по условию вакансии;
5. Электронная трудовая книжка – в виде выписки из системы ФСЗН (PDF или QR‑код).

Проверка сведений в ЭТК

Для подтверждения стажа и условий предыдущего труда используйте один из следующих способов:

• Запрос информации через личный кабинет ФСЗН;
• Получение выписки из ЭТК, подписанной электронной подписью работодателя‑предшественника;
• Консультация в отделе кадров предыдущего работодателя (если имеется согласия работника).

Оформление трудового договора

Трудовой договор подписывается с учётом данных из ЭТК:

1. Указываються сведения о предыдущем стаже, полученных из ЭТК;
2. Страховые взносы рассчитываются на основе общего стажа;
3. В договор вносятся условия, предусмотренные коллективным договором организации.

Выдача приказа о приёме

Порядок оформления приказа:

• В приказе указывается ФИО, должность, дата начала работы, сведения из ЭТК;
• Приказ подписывается руководителем организации;
• Копию приказа передаётся в отдел кадров и в бухгалтерию.

Внесение сведений в ЭТК организации

После подписания всех документов необходимо внести данные о новом сотруднике в ЭТК компании:

1. Открыть личный кабинет в системе ФСЗН;
2. Выбрать пункт «Добавить нового работника»;
3. Ввести сведения, полученные из оригинального ЭТК кандидата;
4. Подтвердить ввод с помощью электронной подписи руководителя.

Как убедиться, что у кандидата действительно есть ЭТК

Для проверки подлинности ЭТК используйте следующие источники:

• ГАРАНТ.РУ – база правовых актов, где указано, что сведения о трудовой деятельности могут подтверждатся электронной трудовой книжкой;
• Личный кабинет ФСЗН – позволяет просмотреть всю историю работы сотрудника;
• Запрос в отдел кадров предыдущего работодателя (по согласованию с кандидатом).

Частые вопросы и ответы

Обязательно ли переводить всех сотрудников на ЭТК?

Переход на ЭТК осуществляется по желанию работодателя. Если работник не желает менять форму, он может оставить бумажную трудовую книжку.

Как оформить переход на ЭТК для уже работающих сотрудников?

Необходимо:

1. Уведомить сотрудника письменно о переходе (до 30 июня 2020 г. – для всех, кто начал работать до этого срока);
2. Получить согласие сотрудника;
3. Внести данные в ЭТК и обновить внутренние кадровые документы.

Какие документы запрашивать у сотрудника, который утверждает, что уже перешёл на ЭТК?

Требуются:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Электронная трудовая книжка (или выписка из системы ФСЗН);
• Справка о предыдущем месте работы (при необходимости).

Рекомендации по организации процесса

Для эффективного управления ЭТК в компании рекомендуется:

1. Внедрить HR‑систему, интегрированную с ФСЗН (например, Контур.Экстерн);
2. Обучить HR‑специалистов работе с электронными трудовыми книжками;
3. Регулярно проводить аудит данных в ЭТК (не реже одного раза в квартал);
4. Сохранять копии всех уведомлений и приказов в электронном виде для контроля.

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой – это процесс, требующий внимательного подхода к сбору документов, проверке сведений и оформлению кадровых актов. Соблюдая вышеописанные шаги, работодатель гарантирует:

• Полноту и точность данных о стаже;
• Соответствие требованиям трудового законодательства;
• Упрощение работы с кадровой документацией в дальнейшем.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалистам‑консультантам или воспользоваться сервисами, такими как Контур.Экстерн и КонсультантПлюс, где доступны готовые формы и образцы документов.