Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента отдел кадров становится ключевым звеном в переходе сотрудников на цифровой формат, ведении записей, выдаче справок СТД‑Р и взаимодействии с государственными сервисами (Госуслуги, СФР). Ниже представлен подробный гид, который поможет кадровикам правильно организовать процесс перехода на ЭТК в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это государственный реестр сведений о трудовой деятельности гражданина, ведомый в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне Социальный фонд России, СФР). Вместо бумажного документа все записи хранятся в электронном виде и доступны работнику через:

Личный кабинет на портале Госуслуги;
Мобильное приложение «Госуслуги.Карта»;
Запрос в территориальное отделение СФР.

Бумажная трудовая книжка при переходе на электронный формат выдаётся сотруднику на руки и более не ведётся работодателем.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие работу с ЭТК:

Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (с поправками, вступившими в силу );
Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и внесения в них записей» (п. 35 – запись о переходе на электронный формат);
Постановление Правительства РФ № 1425 «О переходе на электронные трудовые книжки»;
Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с ЭТК).

Роль отдела кадров при переходе на ЭТК

Отдел кадров выполняет следующие функции:

Информирование сотрудников о праве выбора формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная);
Приём и регистрация заявлений о переходе на электронный формат;
Внесение обязательной записи в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК (с подписью руководителя и печатью организации);
Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику на руки;
Формирование и передача справки СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) при запросе сотрудника или при приёме на новое место работы;
Взаимодействие с СФР и порталом Госуслуги для проверки корректности данных;
Ведение внутреннего журнала учета переходов на ЭТК (для аудита и контроля).

Пошаговая инструкция для отдела кадров

Подготовка к переходу

Ознакомить всех сотрудников с информацией о ЭТК (информационные письма, размещение на корпоративном портале, проведение инструктажа).
Подготовить образец заявления о переходе на электронный формат (можно в свободной форме, но с обязательными реквизитами: ФИО, должность, дата, подпись).
Утвердить внутренний приказ о порядке ведения и хранения трудовых книжек, включая пункт о переходе на ЭТК.

Приём заявления

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (лично или через электронный документооборот).
Кадровик регистрирует заявление в журнале учета, присваивая ему номер и дату получения.
Проверяется наличие у сотрудника бумажной трудовой книжки (если её нет – оформляется дубликат согласно внутренним правилам).

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Согласно п. 35 Приказа № 320н запись о переходе на электронный формат должна содержать:

Дата внесения записи;
Формулировку: «Перешёл(а) на ведение трудовой книжки в электронном виде»;
Подпись руководителя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек);
Печать организации (или кадровой службы, если она есть).

Образец записи

Перешёл(а) на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Подпись: _____________________ (И.О. Фамилия, должность)
М.П.

После внесения записи кадровик выдаёт бумажную трудовую книжку сотруднику на руки под расписку.

Выдача справки СТД‑Р

При необходимости (устройство на новую работу, запрос сотрудника) отдел кадров формирует справку СТД‑Р:

Запрос в СФР через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или через систему взаимодействия с СФР;
Получение выписки со всеми периодами работы, включая текущее место empleo;
Оформление справки на бланке организации, заверение подписью кадровика и печатью;
Передача справки сотруднику (лично или в электронном виде с ЭЦП).

Внутренний учёт и контроль

Журнал учета переходов на ЭТК (номер заявления, ФИО, дата подачи, дата внесения записи, номер выданной справки СТД‑Р);
Периодическая сверка данных с СФР (раз в квартал) для выявления расхождений;
Архивирование копий заявлений и расписок в течение 50 лет (как требует законодательство о кадровом документоуправлении).

Преимущества электронной трудовой книжки для работника и работодателя

Для работника

Доступ к сведениям о трудовой деятельности в любое время и из любого места через Госуслуги;
Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
Быстрое получение справки СТД‑Р при устройстве на новую работу;
Возможность автоматического учёта стажа для назначения пенсии и социальных выплат.

Для работодателя (отдела кадров)

Снижение расходов на ведение, хранение и выдачу бумажных трудовых книжек;
Минимизация ошибок при внесении записей (автоматическая проверка в СФР);
Упрощение процедуры приёма на работу (запрос СТД‑Р вместо запроса копий трудовой книжки);
Повышение прозрачности и соответствия требованиям трудового законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?: Переход является добровольным. Сотрудник может оставить бумажную форму, если подаст соответствующее заявление. Однако с все newly hired сотрудники получают сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде, если не выберут иначе.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?: Да, возврат возможен. Сотрудник подаёт заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, после чего отдел кадров вносит соответствующую запись и выдаёт новую бумажную книжку.
Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?: В личном кабинете на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»), в мобильном приложении Госуслуги, либо запросив выписку в территориальном отделении СФР.
Кто отвечает за хранение бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК?: После выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику на руки ответственность за её хранение и ведение полностью переходит к работнику. Отдел кадров более не несет ответственности за этот документ.
Нужно ли заверять запись о переходе на ЭТК печатью организации?: Да, согласно п. 35 Приказа № 320н запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы, если она есть).

Электронные трудовые книжки – это современный инструмент, который упрощает учёт трудовой деятельности, повышает её доступность и снижает административную нагрузку на организации. Отдел кадров играет центральную роль в успешном внедрении ЭТК: от информирования сотрудников и приёма заявлений до внесения обязательной записи, выдачи справок СТД‑Р и ведения внутреннего учёта. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая нормативные требования, кадровая служба сможет обеспечить плавный переход на электронный формат и избежать возможных правовых рисков.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в разработке внутренних нормативных актов, обращайтесь к специалистам по трудовому праву или воспользуйтесь шаблонами, доступными на официальных сайтах Минтруда России и СФР.