С 1 января 2021 года в России происходит постепенный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к электронному формату. Многие работодатели уже не выдают бумажные книжки тем, кто впервые устраивается на работу, а в некоторых случаях – даже тем, кто уже имеет опыт трудовой деятельности. В статье разберём, какие правовые нормы регулируют этот процесс, когда отсутствие бумажной трудовой книжки является законным, а какие ошибки могут привести к конфликтам с сотрудниками и инспекцией труда.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 65: при заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
• Федеральный закон от № 422‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» – вводит обязательный переход к электронному формату для новых работников и определяет порядок отказа от бумажного варианта.
• Приказ Минтруда России от № 1н – регламентирует порядок ведения ЭТК (Электронной трудовой книги) и уточняет, что с 2021 года бумажную книжку не оформляют работникам, которые никогда ранее не работали.

Эти документы образуют основу для действий работодателя в случае, когда соискатель «не представил трудовую книжку» или «потерял её».

Когда бумажную трудовую книжку не оформляют?

1. Первичное трудоустройство после  г. – если человек никогда ранее не работал официально, работодатель обязан вести учет только в электронном виде. Бумажную книжку оформить нельзя.
2. Отказ работника от бумажного формата. – работник может в свободной форме (или по форме, утверждённой в организации) отказаться от бумажной книжки и перейти на ЭТК. В этом случае в старой книжке фиксируется переход.
3. Отсутствие у соискателя бумажной книжки по другим причинам. – если книжка утеряна, испорчена или работник не желает её использовать, работодатель может оформить новую книгу только по письменному заявлению работника, но только в том случае, если он ранее уже имел трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как работает?

ЭТК – это запись сведений о трудовой деятельности в единой государственной информационной системе «Трудовой реестр». Основные особенности:

• Запись делается в реальном времени через специализированные сервисы (например, Контур.Экстерн).
• Работник получает доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на портале Госуслуг или через приложение работодателя.
• При желании работник может оформить отказ от бумажного формата в любой момент, подав письменное заявление.
• Если работник ранее имел бумажную книжку, в ней делается отметка о переходе на электронный формат.

Пошаговый процесс перехода на ЭТК

1. Сотрудник подписывает заявление об отказе от бумажной книжки (можно в свободной форме).
2. Кадровый специалист фиксирует отказ в старой книжке (если она есть) и в системе ЭТК вносит запись о переходе.
3. Работодатель передаёт сведения в государственный реестр в течение 3 рабочих дней.
4. Работник получает уведомление о том, что его трудовая история теперь доступна в электронном виде.

Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки?

Ситуация «нет книжки» встречается часто. В зависимости от обстоятельств возможны разные варианты:

Кандидат впервые устраивается на работу

Если человек никогда не работал официально, оформлять бумажную книжку нельзя. Действуем так:

• Заключаем трудовой договор.
• Вносим сведения о трудовой деятельности в ЭТК (или в бумажный реестр, если работодатель пока не перешёл на электронный формат).
• При желании работник может подписать заявление об отказе от бумажного формата.

Кандидат ранее работал, но книжка утеряна или испорчена

В этом случае закон позволяет оформить новую книжку только по заявлению работника. Порядок действий:

1. Работник подаёт письменное заявление о необходимости новой книжки (можно указать причину утери/повреждения).
2. Кадровик собирает подтверждающие документы: справки с прежних мест работы, выписки из ЭТК, архивные данные.
3. На основании этих документов оформляется дубликат (по правилам, вторая оригинальная книжка не выдаётся).
4. Если работник согласен перейти на электронный формат, вместо дубликата оформляется отказ от бумажной книжки.

Работник отказывается от бумажной книжки, но у него уже есть запись в ЭТК

Тогда достаточно оформить заявление об отказе и зафиксировать его в системе. Бумажную книжку в этом случае не выдаём.

Обязанности работодателя при отсутствии трудовой книжки

• В течение трёх рабочих дней после получения письменного обращения работника, который не получил книжку после увольнения, выдать её (если она должна быть выдана).
• Приём на работу без предоставления книжки – оформить новую (если это первый трудовой договор) либо записать сведения в ЭТК.
• Сохранять копию заявления работника об отказе от бумажного формата в личном деле.
• Контролировать своевременное внесение данных в государственный реестр (не реже одного раза в месяц).

Частые ошибки работодателей

Как правильно оформить сотрудника, если у него нет трудовой книжки

1. Уточните статус работника. Первый трудовой договор? Есть ли у него прежний опыт?
2. Получите письменное заявление. Если он отказываеться от бумажного формата – фиксируйте отказ.
3. Подготовьте трудовой договор. В договоре укажите, что сведения будут вестись в электронном виде (или в бумажной книжке, если это необходимо).
4. Внесите данные в ЭТК. Делайте это в течение 3 рабочих дней с момента начала работы.
5. Сохраните все документы. Заявление, договор, подтверждающие справки – в личном деле сотрудника.

Современный рынок труда всё больше ориентируется на цифровой учет трудовой истории. С 2021 года работодатели обязаны вести учет в электронном виде для работников, которые впервые устраиваются на работу, а также могут переходить на ЭТК по желанию сотрудника. При отсутствии у соискателя бумажной трудовой книжки необходимо:

• Определить, является ли это его первым трудоустройством.
• Получить письменное заявление об отказе от бумажного формата (если применимо).
• Внести сведения в электронный реестр в установленные сроки.
• Соблюдать регламент выдачи книжки при увольнении.

Только при строгом соблюдении этих правил можно избежать штрафов, конфликтов с инспекцией труда и сохранить доверие сотрудников.

Дата актуализации информации: