Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это масштабный процесс, который полностью меняет подход к документированию трудового стажа граждан. С 1 января 2020 года у работников появилось право выбора: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на цифровой носитель. В связи с этим у работодателей возникла новая обязанность — передача сведений о трудовой деятельности в Фонд пенсионного и социального страхования (ранее — Пенсионный фонд РФ). В этой статье мы подробно разберем, как, когда и в каком порядке необходимо сдавать данные по трудовым книжкам.
Что такое отчет СЗВ-ТД?
Главный инструмент взаимодействия работодателя с Фондом при ведении электронных трудовых книжек — это отчет СЗВ-ТД. Именно эта форма передает сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР.
Отчетность связана исключительно с кадровыми событиями. Работодатели обязаны подавать данные в Фонд каждый раз, когда в отношении работника было принято какое-либо кадровое решение:
- Прием на работу;
- Перевод на другую должность или в другое подразделение;
- Увольнение;
- Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (оставление бумажной или переход на электронную).
Сроки сдачи сведений
Соблюдение сроков — важнейший аспект новой отчетности. Постановлением Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 года были установлены четкие правила:
- Прием и увольнение: Сведения о приеме на работу или увольнении необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после даты издания соответствующего приказа.
- Переводы и другие кадровые события: При переводе сотрудника, повышении квалификации или других изменениях отчет сдается до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Заявление о выборе ЭТК: Если работник подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель должен передать эту информацию в Фонд также до 15-го числа следующего месяца.
За нарушение сроков сдачи, а также за предоставление неполных или неверных сведений предусмотрены штрафы и предупреждения.
Оцифровка бумажных трудовых книжек: Дедлайн и очередность
Особое внимание сейчас уделяется процессу переноса данных из старых бумажных трудовых книжек в электронный формат. Пенсионный фонд определил строгую очередность и крайние сроки этого процесса.
Кого оцифровывают в первую очередь?
Согласно постановлению Правления Пенсионного фонда (принято в 2022 году), был определен порядок и очередность представления сведений для создания электронных трудовых книжек. В первую очередь оцифровке подлежат данные тех граждан, чей трудовой стаж был завершен или прерван до момента введения электронной системы, но которые имеют право на сохранение этого стажа в цифровом виде.
Крайний срок подачи сканов
Все данные из бумажных трудовых книжек необходимо перенести в электронную форму до 10 июня 2026 года. Это критически важный дедлайн для всех работодателей и кадровых служб.
Сделать это можно двумя способами:
- Через веб-портал электронных услуг Фонда пенсионного и социального страхования;
- Через операторов электронного документооборота (например, СБИС, Контур и др.).
Согласие работника и скан-копии документов
Для переноса данных из бумажной трудовой книжки в электронную требуется согласие работника. До утверждения специальной формы такого согласия Фондом, оно составляется в произвольной форме.
Здесь есть важный нюанс:
- Скан-копия согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем (работодателем) в электронном виде.
- Если сведения о трудовой деятельности работник предоставляет лично (например, самостоятельно обращаясь в Фонд или МФЦ), то скан-копия согласия не нужна.
Как работнику получить выписку из ЭТК?
После того как работодатель сдает сведения, информация аккумулируется на лицевом счете застрахованного лица. Гражданин имеет право в любой момент проверить свои данные. Получить выписку из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг — самый быстрый и популярный способ.
- В МФЦ — при личном обращении с паспортом и СНИЛС.
- В Фонде пенсионного и социального страхования — напрямую в территориальном органе.
- У текущего работодателя — по заявлению работника кадровая служба обязана предоставить выписку из ЭТК в течение 3 рабочих дней.
Форма сведений, предоставляемая работнику, а также форма предоставления сведений из информационных ресурсов Фонда утверждены Приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н.
Сдача сведений по трудовым книжкам в Пенсионный фонд (Социальный фонд) стала неотъемлемой обязанностью каждого работодателя. Главные правила, которых необходимо придерживаться:
- Своевременно сдавайте отчет СЗВ-ТД (на следующий день при приеме/увольнении, до 15 числа при других изменениях).
- Позаботьтесь о сборе согласий и сканировании бумажных трудовых книжек тех сотрудников, кто перешел на ЭТК.
- Успейте подать сканы всех данных из бумажных трудовых книжек до 10 июня 2026 года.
- Помните, что за задержки, неполные или неверные данные предусмотрена административная ответственность.
Переход на электронный учет требует от бухгалтерских и кадровых служб внимательности и дисциплины, однако в долгосрочной перспективе он значительно упрощает учет стажа и исключает риск утери важных документов.