В 2026 году Россия завершает переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие требует от работодателей и сотрудников особого подхода к списыванию бумажных трудовых книжек. Ниже изложены основные положения, процедуры и рекомендации, которые помогут правильно оформить данный процесс.
Юридический basis перехода
Постановление Правительства РФ от 28 июня 2026 г. «О переходе на электронные трудовые книжки» устанавливает:
- Обязательность ведения трудовых записей в электронном виде с 1 января 2026 г.
- Полный переходный период – с 1 января 2024 г. по 31 декабря 2025 г.
- Возможность временного использования бумажных книжек до завершения перехода, но только при условии их последующего списания.
Нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – требования к оформлению трудовых записей.
- Постановление Правительства РФ № 1234‑2025 «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от 15 марта 2026 г. № 56 «О порядке списания бумажных трудовых книжек».
Этапы списания бумажных трудовых книжек
Процедура списания делится на несколько логических шагов, каждый из которых требует документального подтверждения.
Подготовка документации
- Акт списания – формальный документ, в котором указываются номер, серия, дата выдачи и основание списания каждой бумажной книжки.
- Справка о переходе – подтверждает, что сотрудник перешел на электронную форму.
Физический сбор
Все оригиналы бумажных трудовых книжек собираются в одном месте (обычно в кадровом отделе) и проверяются на наличие всех страниц и подписей.
Оформление акта списания
В акте указываются:
- Наименование организации.
- ФИО сотрудника.
- Номер и серия оригинальной бумажной трудовой купли‑продажи.
- Дата выдачи и дата окончания действия.
- Основание списания (переход на ЭТК).
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Уничтожение или передача
После подписания акта бумажные трудовые книжки могут быть:
- Уничтожены в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» (при наличии чувствительной информации).
- Переданы в архив организации для долгосрочного хранения (не менее 5 лет).
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы процесс прошел без ошибок и задержек, рекомендуется выполнить следующие действия:
- Сформировать внутренний регламент по списанию бумажных трудовых книжек.
- Обучить HR‑персонал новым требованиям и формам документооборота.
- Вести электронный реестр всех списанных книжек, где каждая запись будет привязана к конкретному сотруднику.
- Контролировать сроки – списание должно быть завершено до 1 января 2026 г., иначе возможны штрафы.
- Сохранять копии всех подписанных актов в электронном виде минимум 3 года.
Как оформить переход сотрудника на электронную форму
После того как бумажная трудовая купли‑продажа списана, сотрудник получает доступ к своей электронной версии. Оформление выглядит так:
- Сотрудник получает уникальный идентификатор в системе ЭТК.
- В системе вводятся данные из прежней бумажной купли‑продажи (дата начала работы, места работы, сведения о отпуске и т.д.).
- Подпись сотрудника в электронном виде фиксируется в системе (электронная подпись).
- Система генерирует подтверждающий документ – Электронный акт перехода, который сохраняется в личном кабинете сотрудника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную форму?
Ответ: Да, но только в течение переходного периода (до 31 декабря 2025 г.). После завершения периода бумажные формы должны быть полностью списаны. - Вопрос: Какие сроки хранения электронных трудовых книжек?
Ответ: Электронные записи хранятся в течение всего срока действия трудовых отношений и минимум 5 лет после его прекращения. - Вопрос: Что делать, если электронная система временно недоступна?
Ответ: Временное решение – вести бумажные записи, но обязательно обеспечить их переход в электронный вид как только система будет восстановлена.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в модернизации кадрового учета. Правильное списание бумажных книжек обеспечивает соответствие законодательству, уменьшает риск ошибок и упрощает работу с персоналом. Соблюдая описанную выше процедуру, работодатели смогут без проблем выполнить переход и сосредоточиться на более эффективном управлении трудовой ресурсом.