В России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился 1 января 2026 года. Теперь каждый работник может хранить сведения о трудовом стаже в электронном виде, а бумажная трудовая книжка становится необязательной. Однако для того, чтобы перейти на ЭТК, сотрудник должен подать заявление директору организации. Ниже приведена подробная инструкция по подготовке и подаче заявления, а также разъяснение всех юридических нюансов.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Хранение: ЭТК хранится в системе Социального фонда России (СФР).
- Содержимое: ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о трудовом стаже, данные о начислениях, сведения о пенсионном обеспечении.
- Преимущества: отсутствие бумажных копий, возможность быстрого доступа к информации, автоматический расчёт стажа.
- Переходный период: с 1 января 2026 года переход завершён; все работники обязаны перейти на ЭТК, если не подали заявление об отказе.
Когда нужно подавать заявление?
Заявление о переходе на ЭТК необходимо подавать:
- При приёме на работу в новую организацию.
- При переводе сотрудника в другую организацию (внутренний перевод).
- При смене статуса сотрудника (например, с штатного на внутреннего совместителя).
- При желании отказаться от бумажной трудовой книжки.
Юридические основания для подачи заявления
- Федеральный закон № 149-ФЗ «О занятости населения» (п. 3.1.3).
- Постановление Правительства РФ от 25 января 2021 г. № 59 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 132, 133).
Как правильно составить заявление?
Ниже приведён шаблон заявления, который можно адаптировать под конкретную организацию. Важно, чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО сотрудника.
- СНИЛС.
- Должность и подразделение.
- Дата начала работы в организации.
- Указание, что сотрудник согласен на хранение сведений в ЭТК.
- Подпись и дата.
Шаблон заявления
Заявление
Я, ФИО сотрудника, прошу перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 149-ФЗ «О занятости населения» и Постановлением Правительства РФ от 25 января 2021 г. № 59.
Сведения о моём трудовом стаже:
- СНИЛС: 123-456-789 01
- Дата рождения:
- Дата начала работы в организации:
- Должность: Менеджер по продажам
- Подразделение: Отдел продаж
Я подтверждаю, что все сведения, указанные в заявлении, являются достоверными и согласен(на) на хранение моих трудовых данных в системе Социального фонда России.
Подпись: _____________________
Какие документы нужны при подаче заявления?
- Копия паспорта (с указанием серии и номера).
- Копия СНИЛС.
- Справка о трудовом стаже (если сотрудник переводится в другую организацию).
- При необходимости – справка о доходах (для расчёта пенсионных начислений).
Как подать заявление директору?
- Подготовка: Соберите все документы, заполните заявление.
- Подача: Передайте заявление и документы в отдел кадров (или в непосредственного руководителя, если в компании нет отдела кадров).
- Регистрация: Отдел кадров оформляет заявление в системе кадрового учёта и передаёт его в администрацию организации.
- Передача в СФР: Организация передаёт данные сотрудника в СФР через электронный портал «Портал государственных услуг».
- Получение подтверждения: После обработки заявлений СФР высылает сотруднику подтверждение о регистрации в ЭТК.
Что происходит после регистрации?
- Сотрудник получает доступ к личному кабинету в системе СФР.
- В системе автоматически формируется электронная трудовая книжка.
- При необходимости сотрудник может запросить печатную копию ЭТК (если требуется для пенсионного расчёта).
Как отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник не подал заявление об отказе, в системе одновременно ведутся бумажная и электронная версии. Для отказа необходимо:
- Подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки директору.
- Указать, что согласен(на) хранить сведения только в ЭТК.
- Получить подтверждение от отдела кадров о закрытии бумажной версии.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку? Да, если сотрудник изменит решение, он может восстановить бумажную версию, но это потребует дополнительного оформления.
- Что делать, если данные в ЭТК неверны? Сотрудник может подать запрос на исправление данных в отдел кадров, который в свою очередь передаст запрос в СФР.
- Как узнать статус заявки? Через личный кабинет в системе СФР можно проверить статус регистрации.
- Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? Да, при необходимости сотрудник может запросить печатную копию, но она будет иметь статус «копия» и не будет использоваться для расчёта стажа.
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадровой службы и упрощению работы с персоналом. Своевременное подача заявления директору и соблюдение всех требований законодательства гарантирует, что данные сотрудника будут храниться в надёжном электронном формате, а права на трудовой стаж и пенсионные выплаты останутся защищёнными. Не забывайте сохранять копии всех документов и следить за обновлениями в системе СФР.
Удачной работы и успешного перехода на электронные трудовые книжки!