Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Требования к ПВТР при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
3. Порядок внесения изменений в ПВТР
4. Образец приказа о внесении изменений
5. Ответственность за ведение ЭТК
6. Влияние на работников

С 16 декабря 2019 г. вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Закон ввёл возможность вести электронную трудовую книжку (ЭТК) и предписал работодателям информировать работников о переходе.

Для того чтобы процесс перехода был законным и упорядоченным, необходимо отразить новые правила в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Без соответствующих изменений ПВТР могут конфликтовать с федеральным законодательством, а это влечёт риск штрафов и судебных споров.

Нормативно‑правовая база

• ФЗ‑439 от – вводит ЭТК и устанавливает порядок её ведения.
• ФЗ‑436 от – регулирует порядок передачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 (ведёт трудовую книжку) и статья 2 (принципы трудового законодательства).
• Приказ Минтруда России от № КМ‑5‑2020/2 – утверждает форму уведомления работников о переходе на ЭТК.
• Коллективный договор и локальные нормативные акты (ЛНА) организации – должны быть согласованы с новыми требованиями.

Требования к ПВТР при переходе на электронные трудовые книжки

В ПВТР необходимо отразить следующие положения:

1. Обязанность работодателя вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
2. Порядок информирования работников о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой (не позднее 30 июня 2020 г. включительно – как указано в КонсультантПлюс).
3. Процедура получения согласия работника (письменное заявление о выборе формы трудовой книжки).
4. Назначение ответственного лица (кадровик, бухгалтер или иной сотрудник) за формирование, передачу и хранение электронных сведений.
5. Порядок взаимодействия с ПФР (передача данных в электронном виде, контроль качества данных).
6. Регламент доступа работников к своим электронным данным (через портал Госуслуг или корпоративный сервис).
7. Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК (штрафы, дисциплинарные меры).

Порядок внесения изменений в ПВТР

Процедура состоит из нескольких последовательных этапов:

• Анализ текущих ПВТР. Выявить пункты, противоречащие ФЗ‑439 и ФЗ‑436.
• Подготовка проекта изменений. Сформировать новые пункты и/или дополнения, согласовать их с юридическим отделом.
• Согласование с профсоюзом (при наличии). При необходимости – проведение переговоров и подписание протокола согласования.
• Утверждение изменений. Приказом руководителя организации (директора, генерального директора) с указанием даты вступления в силу.
• Информирование работников. Рассылка уведомления (письменно, электронным письмом) о новых правилах и возможности выбора формы трудовой книжки.
• Обучение ответственных лиц. Провести инструктаж кадровика/бухгалтера о порядке формирования и передачи электронных сведений.
• Регистрация изменений в ПФР. При необходимости – передача копий ПВТР в ПФР в электронном виде.

Образец приказа о внесении изменений в ПВТР

ПРИКАЗ
№ ___/2026
«__» __________ 2026 г.

О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в связи с переходом на электронные трудовые книжки

В соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ
о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде,
а также с приказом Минтруда России от № КМ‑5‑2020/2
о порядке уведомления работников о переходе на электронную трудовую книжку,

приказываю:

Внести в ПВТР (утверждённые приказом № ___ от __.__.____) следующие изменения:
 1.1. Пункт 3.2 «Ведение трудовой книжки» дополнить пунктом:
 «Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (ЭТК) и передавать их в Пенсионный фонд РФ в соответствии с ФЗ‑436 от  г.»
 1.2. Пункт 5.1 «Информирование работников» дополнить пунктом:
 «Работодатель до 30 июня 2020 г. включительно обязан уведомить каждого работника в письменной форме о праве выбора формы трудовой книжки и предоставить образцы заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на ЭТК.»
 1.3. Пункт 7.3 «Ответственность за ведение ЭТК» дополнить пунктом:
 «За достоверность и своевременность формирования электронных сведений о трудовой деятельности отвечает назначенный кадровый специалист (ФИО, должность).»
Назначить ответственным за ведение ЭТК _______________ (ФИО, должность).

Утвердить форму заявления работника о выборе формы трудовой книжки (приложение № 1 к настоящему приказу).

Обеспечить доведение изменений до сведения всех работников до «__» __________ 2026 г.

Контроль за исполнением приказа возложить на директора по персоналу.
Генеральный директор ______________________ (подпись) /И.О.Фамилия/
 

Ответственность за ведение ЭТК

Согласно ФЗ‑439 и внутренним нормативным актам, ответственность распределяется следующим образом:

• Работодатель – гарантирует наличие технической инфраструктуры (доступ к порталу ПФР, система электронного документооборота).
• Ответственный кадровик/бухгалтер – формирует электронные записи, проверяет их на соответствие требованиям, передаёт данные в ПФР.
• Работник – обязан своевременно подавать письменное заявление о выборе формы трудовой книжки и предоставлять достоверные сведения о своей трудовой деятельности.
• Контрольный орган (Трудовая инспекция) – вправе проверять соответствие ПВТР требованиям ФЗ‑439 и при необходимости налагать штрафы (до 300 000 руб. за нарушение порядка ведения ЭТК).

Влияние на работников

Переход на электронные трудовые книжки оказывает следующее влияние:

1. Упрощение доступа к сведениям о трудовой истории – работник может просмотреть данные через Госуслуги в любой момент.
2. Сокращение риска потери бумажных документов.
3. Необходимость выбора формы трудовой книжки до 30 июня 2020 г. (для работников, нанятых до этой даты) – в противном случае считается, что работник согласен на ЭТК.
4. Обязанность своевременно информировать работодателя об изменениях в личных данных (ФИО, паспортные данные, семейное положение) – эти сведения автоматически обновляются в ЭТК.

Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг к цифровизации кадрового учета в России. Для успешного перехода необходимо:

• Обновить ПВТР в соответствии с требованиями ФЗ‑439 и ФЗ‑436;
• Подготовить и утвердить приказ о внесении изменений;
• Назначить ответственного за ведение ЭТК и обеспечить его обучение;
• Своевременно уведомить всех работников и собрать их заявления о выборе формы трудовой книжки;
• Наладить взаимодействие с ПФР для передачи электронных сведений.

При соблюдении указанных рекомендаций организация гарантирует законность своих действий, снижает административные риски и предоставляет сотрудникам удобный инструмент контроля над своей трудовой историей.

Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс, Министерство труда и социальной защиты РФ, Комитет по труду и занятости населения Ленинградской области, Контур.Норматив) и актуальна на  г.