С 1 января 2020 г. в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Переходный период, установленный законодательством, завершается 1 января 2026 г. – с этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде.

Кто и когда должен подать заявление о переходе на ЭТК

• Работодатели – подают заявление о переходе своей организации на электронные трудовые книжки один раз до окончания переходного периода, то есть не позднее 31 декабря 2025 г..
• Сотрудники – подают личное заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном формате. Срок подачи такого заявления определяется внутренними локальными актами организации, но, согласно рекомендациям Минтруда и ПФР, его следует оформить до 30 июня текущего года, предшествующего дате перехода организации на ЭТК.

Пример: если организация планирует завершить переход на ЭТК с 1 июля 2026 г., то сотрудники должны подать свои заявления не позднее 30 июня 2026 г.

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Для работодателя

1. Подготовить приказ о переходе на ЭТК (форма свободная, но содержать реквизиты организации, дату вступления в силу приказа, ссылку на нормативный акт – Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках»).
2. Оформить заявление в ПФР по форме СЗВ‑ТД с отметкой «Переход на электронные трудовые книжки».
3. Направить заявление в ПФР одним из следующих способов:
   • через личный кабинет страхователя на сайте ПФР;
   • через портал Госуслуги (раздел «Работодатели» → «Отчетность в ПФР»);
   • на бумажном носителе – личное посещение отделения ПФР или отправка заказным письмом с описью вложения.
4. Сохранить копию приказа и подтверждения отправки заявления в течение 5 лет (согласно требованиям хранения кадровых документов).

Для сотрудника

1. Написать заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде (образец можно взять в отделе кадров или скачать с сайта ПФР).
2. Указать в заявлении:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • СНИЛС;
   • Наименование организации и её ИНН;
   • Дата подачи заявления;
   • Подпись сотрудника.
3. Передать заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю) в письменном виде (можно также отправить электронной подписью через корпоративный документооборот, если таковой предусмотрен внутренними регламентами).
4. Получить подтверждение принятия заявления (например, отметку в журнале учета или электронное уведомление).

Последствия несоблюдения сроков подачи заявления

• Для работодателя: возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек) в размере от 30 000 до 50 000 руб.; при повторном нарушении – до 100 000 руб. или дисквалификация на срок от 6 месяцев до 1 года.
• Для сотрудника: отсутствие согласия на ЭТК не лишает права на трудовую деятельность, но может привести к задержкам в оформлении отпусков, больничных и пенсионных выплат, поскольку ПФР будет получать данные о стаже только в бумажном виде, что увеличивает срок обработки запросов.

Полезные ссылки и ресурсы

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – consultantplus.ru
• Приказ Минтруда России от № 647н «Об утверждении формы заявления о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде» – trud.gov.ru
• Портал Госуслуги – раздел «Отчетность в ПФР» – gosuslugi.ru
• Информационный материал ПФР «Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция» – pfrf.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2025 г.?

Нет. После этой даты переходный period считается завершённым, и все организации обязаны уже вести трудовые книжки исключительно в электронном формате. Подача заявления после указанного срока будет считаться нарушением.

Нужно ли получать согласие каждого сотрудника отдельно?

Да. Согласно ст. 66 ТК РФ, ведение трудовой книжки – это право работника, поэтому его согласие должно быть выражено индивидуально.

Можно ли оформить заявление в электронной форме без подписи?

Для юридической силы требуется либо подпись сотрудника собственноручно, либо квалифицированная электронная подпись (КЭП), если организация использует ЭДО.

Что делать, если сотрудник отказывается давать согласие на ЭТК?

Работодатель обязан продолжить ведение бумажной трудовой книжки для данного сотрудника до момента, когда он изменит своё решение. При этом организация всё равно должна сдавать отчеты СЗВ‑ТД в ПФР, указывая, что для данного работника ведётся бумажная форма.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный процесс, завершающийся 1 января 2026 г.. Чтобы избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу кадровой службы, работодатели должны:

1. Издать приказ о переходе на ЭТК не позднее 31 декабря 2025 г;;
2. Подать заявление в ПФР по форме СЗВ‑ТД в тот же срок;
3. Обеспечить получение письменного согласия от каждого сотрудника до 30 июня года, предшествующего дате перехода организации;
4. Хранить все подтверждающие документы не менее пяти лет.

Соблюдение этих простых шагов позволит вашей компании безболезненно перейти на современную систему учёта трудовой деятельности и воспользоваться всеми преимуществами электронных трудовых книжек: оперативный доступ к данным, снижение риска утери документов и упрощение взаимодействия с ПФР и другими государственными органами.