С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник имеет право вести свою трудовую книжку в электронном виде. Для этого необходимо подать заявление в организацию‑работодателя. В статье подробно рассматривается, какие требования предъявляются к заявлению, какие нормативные акты регулируют процесс, а также приводится готовый образец заявления для первого оформления ЭТК.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Правовая база
3. Кто может подать заявление?
4. Сроки и порядок подачи
5. Образец заявления (первое заведение ЭТК)
6. Пошаговая инструкция по заполнению
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который хранит сведения о трудовой деятельности работника в единой государственной информационной системе СФР (Система Федерального Реестра). Основные преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска утраты бумажного документа;
• Мгновенный доступ к сведениям через портал Госуслуги;
• Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы;
• Экономия времени и средств работодателя.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие переход на электронный формат:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок выбора способа ведения трудовой книжки;
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Постановление ПФР № 730 от  г. «Об утверждении Положения о ведении электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от  № м/р‑2/2022 «Об организации перехода на электронные трудовые книжки».

Кто может подать заявление?

Заявление может подать любой работник, у которого ещё нет электронной трудовой книжки, в т.ч.:

• Сотрудники, только принятые на работу;
• Работники, у которых до 2026 года была только бумажная трудовая книжка;
• Лица, получившие новый ИНН/паспорт и желающие оформить ЭТК с нуля.

Заявление подаётся в рабочий отдел (кадровый отдел) организации‑работодателя. Работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней.

Сроки и порядок подачи

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник обязан подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в течение трёх месяцев со дня, когда ему стало известно о переходе на электронный формат. После 1 января 2026 года срок стал необязательным – работник может обратиться в любой момент.

Образец заявления (первое заведение ЭТК)

Ниже представлен проверенный образец заявления, который можно использовать при первом оформлении электронной трудовой книжки. Образец соответствует требованиям ТК РФ и рекомендациям ПФР.

Заявление
о заведении электронной трудовой книжки

Генеральному директору ____________________________

(наименование организации)
от ______________________ (Ф.И.О. полностью)
дата рождения: __.__.____
паспорт: серия ___ № ________, выдан ________________________
(дата выдачи, код подразделения)
ИНН: ___________
СНИЛС: ___________

Текст заявления:
Прошу завести мою электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Постановлением ПФР № 730 от  г.

Сведения о моём трудоустройстве:
Дата приема на работу: __.__.____
Должность: ______________________
Трудовой договор № __________ от __.__.____
Подтверждаю, что ознакомлен(а) с порядком ведения ЭТК, а также с правами и обязанностями, связанными с её использованием.

Подпись работника ______________________ Дата __.__.____

Важные детали:

• Заявление должно быть подписано работником (можно в электронном виде, если используется система ЭДО);
• Прилагаются копии паспорта и ИНН (при необходимости – СНИЛС);
• Если заявление подаётся в электронном виде, рекомендуется использовать сервис Nopaper или аналогичный сервис ЭДО.

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Подготовьте личные документы. Скопируйте паспорт, ИНН, СНИЛС (если есть). При подаче в электронном виде сканировать не требуется – достаточно загрузить фото в личном кабинете.
2. Скачайте шаблон заявления. Можно воспользоваться готовым шаблоном из раздела «Образцы документов» на сайте вашего работодателя или из открытых ресурсов (например, Nopaper).
3. Заполните реквизиты. Укажите полное Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, ИНН, СНИЛС, а также данные о текущем месте работы (дата приема, должность, номер трудового договора).
4. Укажите цель заявления. Текст «Прошу завести мою электронную трудовую книжку…» должен быть точным, без лишних формулировок.
5. Подпишите заявление. При бумажном варианте подпись ставится вручную. При электронном – используйте квалифицированную электронную подпись (КЭП) или сервисы ЭДО, поддерживающие электронную подпись.
6. Передайте заявление в кадровый отдел. Если вы используете внутренний портал, загрузите документ в раздел «Заявления сотрудников». При личной сдаче – отнесите бумажный вариант в отдел кадров.
7. Ожидайте подтверждения. Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан оформить ЭТК и уведомить вас о готовности через Госуслуги или внутреннюю систему.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Если вы подали заявление о переходе на электронный формат, ваш работодатель обязан изъять бумажную книжку и передать её в архив ПФР. Вы можете запросить копию в любой момент.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта; В таком случае обе формы ведутся параллельно, но основным считается электронный документ.

Как проверить, что моя ЭТК заведена?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Мои услуги» → «Электронная трудовая книжка». Если запись отсутствует, обратитесь в отдел кадров.

Что делать, если в ЭТК ошибочно указана дата приема на работу?

Сразу направьте письменное заявление (или через электронный сервис) в кадровый отдел с просьбой исправить запись. При необходимости работодатель подаст запрос в СФР.

Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Оформление ЭТК является бесплатной услугой работодателя, предусмотренной Трудовым кодексом РФ.

Заявление о заведении электронной трудовой книжки впервые – простой, но важный документ, который позволяет сотруднику воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата. Соблюдая требования законодательства, правильно заполняя реквизиты и используя представленный образец, вы сможете быстро и без лишних проблем оформить ЭТК.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.