Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в кадровом документообороте, который продолжает актуализироваться в 2024–2026 годах․ При подаче работником заявления о выборе электронного формата, работодатель обязан не только передавать сведения в ПФР (СФР), но и правильно оформить бумажную трудовую книжку․ Ошибки в этом блоке могут привести к вопросам со стороны контролирующих органов и судебным спорам․
В данной статье мы подробно разберем, как именно сделать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронные трудовые, как заверить документ и что делать с журналом учета․
Нормативная база и разъяснения
Основным документом, регулирующим этот процесс, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России)․ Кроме того, кадровикам следует опираться на Письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-150, в котором приведены прямые разъяснения о том, как правильно внести запись о переходе на электронный формат․
Судебная практика (в частности, решения за 2024 год по ст․ 66 ТК РФ) подтверждает: отказ работодателя от внесения записи в бумажную трудовую книжку о переходе на электронный кадровый учет является незаконным․ Если сотрудник выбрал ЭТК, запись в бумажном бланке обязательно должна быть сделана․
Формулировка записи при переходе на ЭТК
Согласно рекомендациям Минтруда и новому Порядку ведения, при выдаче трудовой книжки на руки работнику в нее вносится специальная запись․ Ее суть — зафиксировать факт подачи сотрудником заявления․
Текст записи
В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать следующую формулировку:
«Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Именно эта формулировка является юридически корректной и соответствует требованиям законодательства․
Пошаговая инструкция: как внести запись
Оформление записи зависит от того, когда именно работник изъявил желание перейти на ЭТК․
Ситуация 1: Переход действующего сотрудника
Если работник, уже трудоустроенный в компании, подает заявление о переходе на электронную трудовую, кадровик должен:
- В графе 1 поставить порядковый номер записи (например, следующий за последней)․
- В графе 2 указать дату внесения записи (дату подачи заявления или дату выдачи трудовой на руки)․
- В графе 3 написать текст: «Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- В графе 4 указать реквизиты приказа (если он издавался) или иного документа, на основании которого вносится запись․ Однако следует помнить, что само по себе заявление работника уже является достаточным основанием․
Ситуация 2: Прием нового сотрудника, сразу выбравшего ЭТК
Если вновь принимаемый сотрудник при трудоустройстве сразу выбирает электронную трудовую книжку, порядок действий кадровика меняется․ В этом случае необходимо сделать две записи:
- Первая запись — о приеме на работу (стандартная формулировка по штатному расписанию)․
- Вторая запись, о подаче заявления о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности (по форме, описанной выше)․
После этого бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․
Как правильно заверить запись
Внесение одной лишь текстовой записи недостаточно․ Чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов, документ должен быть заверен надлежащим образом․
Согласно разъяснениям специалистов (в т․ч․ системы КонсультантПлюс и ЭЛКОД), запись о переходе на электронную трудовую необходимо:
- Заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек․
- Поставить печать работодателя или кадровой службы (при наличии печати в организации)․
Подпись и печать удостоверяют факт перехода и выдачи документа работнику․ Без них запись считается недействительной․
Что делать с Журналом учета трудовых книжек?
Частый вопрос среди кадровиков: нужно ли делать какую-либо специальную запись в Книге учета и движения трудовых книжек при переходе на ЭТК?
Ответ однозначен: нет, нормативно это не предусмотрено․
При приеме на работу бумажная трудовая книжка вносится в Книгу учета и движения․ Когда сотрудник переходит на ЭТК и забирает бумажный бланк, в журнале просто ставится отметка о том, что трудовая книжка выдана на руки (с проставлением даты и подписи работника)․ Никаких особых пометок вроде «переход на ЭТК» в журнале делать не требуется․
Выдача трудовой книжки
После внесения записи и заверения документа подписью и печатью, бумажная трудовая книжка выдается работнику․ Факт получения документа работник должен подтвердить своей подписью:
- В личной карточке (если она ведется);
- В Книге учета и движения трудовых книжек;
- В отдельных случаях — в специальном журнале выдачи или на экземпляре заявления работника (с указанием даты и подписи)․
С момента выдачи бумажной трудовой на руки работодатель несет ответственность только за передачу электронных сведений о трудовой деятельности такого сотрудника в Социальный фонд России․
Резюме
Переход на электронные трудовые книжки требует от кадровых служб внимательности․ Главное правило, не оставлять бумажный бланк без внимания․ При подаче заявления работником обязательно внесите формулировку о предоставлении сведений по ст․ 66․1 ТК РФ, заверьте запись подписью ответственного лица и печатью, а затем корректно отразите выдачу документа в журнале учета․ Соблюдение этих простых шагов обезопасит работодателя от штрафов и судебных исков․