С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник‚ который впервые поступает на работу в 2026 г. и ранее не имел трудового договора‚ получает электронную трудовую книжку вместо бумажной. В этой статье разберём‚ какие именно сведения необходимо занести в ЭТК при таком переходе‚ как это делается и какие нюансы стоит учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР) и доступны как работодателю‚ так и самому работнику через портал «Мой социальный фонд».

• Срок действия: с 1 января 2026 г. – все новые трудовые договоры оформляются в электронной форме.
• Преимущества: отсутствие риска потери документа‚ автоматический расчёт стажа и начислений‚ упрощение взаимодействия с госслужбами.
• Обязательность: согласно ст. 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде‚ если работник впервые поступает на работу после 1 января 2026 г.

Законодательная база

Основные нормативные акты‚ регулирующие ведение ЭТК:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – определяет форму и содержание трудовой книжки.
2. Федеральный закон от 30 января 2021 г. № 152-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» – регламентирует хранение и обработку персональных данных.
3. Постановление Правительства РФ от 28 января 2025 г. № 152 – устанавливает порядок сдачи формы ЕФС‑1 работодателями.

Что именно нужно записать в ЭТК при переходе?

При переходе на электронную форму в трудовую книжку заносится следующая информация:

• Дата начала работы – фактическая дата подписания трудового договора.
• Наименование работодателя – официальное название организации‚ в которой работник трудится.
• Должность и должностные обязанности – должность‚ которую занимает работник‚ а также краткое описание обязанностей.
• Условия труда – тип занятости (полная‚ неполная‚ временная)‚ график работы‚ место работы.
• Заработная плата – размер оклада‚ порядок начисления и выплаты.
• Статус трудового договора – постоянный‚ временный‚ сезонный и т.д.
• Период действия договора – если договор ограничен во времени‚ указывается дата окончания.
• Сведения о стаже – в случае перехода с бумажной трудовой книжки в электронную‚ в ЭТК автоматически переносится накопленный стаж.

Все эти сведения заносятся в первую страницу (ьный лист) ЭТК‚ где также фиксируется дата выдачи‚ подпись ответственного лица и печать (если применимо).

Как проходит процесс внесения записи?

1. Подготовка документов – работодатель подготавливает копию трудового договора‚ а также подтверждающие документы о стаже (если работник уже имел бумажную трудовую книжку).
2. Заполнение формы ЕФС‑1 – работодателю необходимо заполнить электронную форму ЕФС‑1‚ в которой отражаются все сведения о трудовой деятельности работника.
3. Подача в СФР – заполненная форма отправляется в СФР через портал работодателя.
4. Внесение данных в ЭТК – после проверки СФР данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку работника.
5. Проверка работника – работник может проверить корректность внесенных сведений в личном кабинете «Мой социальный фонд».

Пример записи в ЭТК

Ниже приведён пример того‚ как может выглядеть запись в электронном виде (структура‚ но не точный формат таблицы):

Дата начала работы: 
Наименование работодателя: ООО «РосТех»
Должность: Инженер-электрик

Условия труда: Полная занятость‚ 40 часов/неделя‚ офис
Заработная плата: 70 000 руб. (фиксированная)
Статус договора: Постоянный
Период действия: – бессрочно
Стаж: 0 лет (первый трудовой договор)

Что делать‚ если запись не соответствует действительности?

Если работник обнаружил ошибку в записи‚ он обязан в течение 30 дней от момента обнаружения написать работодателю в письменной форме (или через портал) с просьбой исправить сведения. Работодатель обязан оперативно внести корректировки в ЭТК.

• Переход на электронную трудовую книжку упрощает и ускоряет процесс оформления трудовых договоров.
• Внесение записи в ЭТК осуществляется автоматически после подачи формы ЕФС‑1‚ но работник может проверить и подтвердить корректность данных.
• Согласно ТК РФ‚ в ЭТК фиксируются все основные сведения о трудовой деятельности‚ включая дату начала работы‚ должность‚ условия труда и заработную плату.
• При наличии ошибок работник имеет право требовать их исправления в течение 30 дней.

Таким образом‚ при переходе на электронную трудовую книжку необходимо внести в неё точные сведения о трудовом договоре‚ которые будут автоматически отражены в базе СФР после подачи формы ЕФС‑1 работодателем. Это гарантирует прозрачность и достоверность трудовой истории работника‚ а также защищает его права в дальнейшем.