С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Этот процесс затрагивает всех работодателей и сотрудников. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно уведомить сотрудников о предстоящих изменениях, какие документы оформить и на что обратить особое внимание.
Почему это важно?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2020 года все работодатели обязаны:
- Уведомить всех сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки
- Получить от них письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки
- Соблюдать установленные законом сроки
Кого необходимо уведомлять?
Уведомлению подлежат:
- Все действующие сотрудники организации
- Новые сотрудники при приеме на работу
- Сотрудники, временно отсутствующие (в отпуске, на больничном и т.д.)
- Совместители
Когда нужно уведомлять сотрудников?
Сроки уведомления зависят от категории сотрудников:
- Для действующих сотрудников: до 30 июня 2020 года (срок продлен для отдельных категорий)
- Для новых сотрудников: при приеме на работу
- Для сотрудников, выходящих из отпуска: перед выходом на работу
Как правильно оформить уведомление?
Структура уведомления
Уведомление должно содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка документа:
- Наименование организации
- ИНН/КПП
- Дата составления
- Номер документа
- Основная часть:
- Информация о переходе на электронные трудовые книжки
- Ссылка на нормативные акты (Федеральный закон от № 439-ФЗ)
- Объяснение преимуществ и особенностей электронного формата
- Право сотрудника на выбор формата трудовой книжки
- Заключительная часть:
- Просьба предоставить письменный ответ (заявление)
- Срок предоставления ответа
- Подпись руководителя или ответственного лица
- Печать организации (при наличии)
Образец уведомления
ООО «Ромашка»
ИНН 7700000000, КПП 770000000
21 мая 2026 г.
№ УТК-2026-05
УВЕДОМЛЕНИЕ
о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!
В соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ с 1 января 2020 года введен порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
С 2026 года бумажные трудовые книжки не выдаются, а информация о трудовой деятельности хранится в электронном виде в базе Пенсионного фонда Российской Федерации.
Вам предоставляется право выбрать один из вариантов ведения трудовой книжки:
- Сохранение бумажной трудовой книжки (с обязательной выдачей на руки)
- Переход на ведение трудовой книжки в электронном виде
Просим в срок до 30 июня 2026 года предоставить в отдел кадров одно из следующих заявлений:
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
- Заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки
В случае отсутствия заявления, сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде.
Дополнительную информацию можно получить у специалиста отдела кадров по телефону +7 (495) -23-45-67.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «Ромашка» _____________ /Иванов И.И./
М.П.
Что делать после получения уведомления?
После вручения уведомления сотруднику необходимо:
- Зафиксировать факт вручения в журнале уведомлений
- Получить письменный ответ сотрудника (заявление)
- Организовать хранение полученных заявлений
- Внести изменения в кадровые документы
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли уведомлять сотрудников в электронном виде?
Ответ: Да, уведомление можно направить по электронной почте, но только при условии, что сотрудник подтвердил получение (например, через систему электронного документооборота). В этом случае необходимо сохранить подтверждение доставки.
Вопрос 2: Что делать, если сотрудник отказывается получать уведомление?
Ответ: В этом случае уведомление направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Дата получения письма считается датой уведомления.
Вопрос 3: Можно ли выдать бумажную трудовую книжку без заявления сотрудника?
Ответ: Нет, выдача бумажной трудовой книжки возможна только при наличии письменного заявления сотрудника о сохранении бумажного формата.
Практические рекомендации
Подготовьте комплект документов
Заблаговременно подготовьте:
- Типовой бланк уведомления
- Журнал учета уведомлений
- Бланки заявлений сотрудников
- Инструкцию для сотрудников отдела кадров
Проведите обучающие мероприятия
Организуйте для сотрудников отдела кадров:
- Семинары по новым правилам
- Практические занятия по заполнению документов
- Разъяснение спорных ситуаций
Используйте автоматизированные системы
Для упрощения процесса можно использовать:
- Специализированные программы 1С
- Электронные системы документооборота
- Онлайн-сервисы для подготовки уведомлений
Ответственность за нарушения
За нарушение требований законодательства предусмотрены следующие виды ответственности:
| Нарушение | Ответственность | Размер штрафа |
|---|---|---|
| Не уведомление сотрудников | Административная ответственность | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Неправильное ведение электронных трудовых книжек | Административная ответственность | От 10 000 до 20 000 рублей |
| Нарушение порядка хранения данных | Административная ответственность | От 5 000 до 10 000 рублей |
Переход на электронные трудовые книжки ౼ это важный этап в развитии российского трудового законодательства. Правильное уведомление сотрудников ⎯ это не только требование закона, но и залог прозрачных и доверительных отношений между работодателем и сотрудниками.
Следуйте нашим рекомендациям, используйте предоставленные образцы документов, и процесс перехода на электронные трудовые книжки пройдет максимально гладко для вашей организации.
Подготовлено: Специалистами в области трудового права