С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершился 1 января 2026 года. В этой статье мы подробно рассмотрим, как вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде, какие преимущества это дает и на что следует обратить внимание.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде и доступна работодателю и работнику через портал Госуслуг или другие специализированные сервисы.
Преимущества использования ЭТК
- Удобство и доступность: Электронная трудовая книжка всегда под рукой, доступна из любой точки мира при наличии доступа к интернету.
- Безопасность: Электронные трудовые книжки защищены от физического повреждения, утери и подделки.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги способствует сохранению окружающей среды.
- Автоматизация: Электронные трудовые книжки интегрированы с другими государственными информационными системами, что упрощает ведение кадрового учета.
- Прозрачность: Работники могут в любой момент ознакомиться со своей трудовой историей.
Как вести электронные трудовые книжки
Ведение электронных трудовых книжек осуществляется через специализированные сервисы, такие как:
- Портал Госуслуг: Самый распространенный способ. Работодатель регистрируется на портале и ведет учет сотрудников.
- Специализированные сервисы кадрового учета: Существует множество коммерческих сервисов, предлагающих функционал для ведения электронных трудовых книжек.
Основные шаги при ведении ЭТК
- Регистрация на портале Госуслуг (или другом сервисе). Необходимо создать учетную запись и получить доступ к функционалу ведения ЭТК.
- Ввод данных о сотрудниках. Необходимо внести в систему информацию о каждом сотруднике, включая ФИО, дату приема на работу, должность и другие сведения.
- Внесение записей о трудовой деятельности. Все изменения в трудовой деятельности сотрудника (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, отпуска, больничные и т.д.) должны быть внесены в электронную трудовую книжку.
- Ознакомление сотрудников с данными ЭТК. Работодатель обязан предоставить сотрудникам доступ к их электронной трудовой книжке и ознакомить их с данными.
- Отчетность в ПФР. Работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
Важные моменты, на которые следует обратить внимание
- Сохранение бумажных трудовых книжек. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан сохранить ее до момента внесения всех данных в электронную трудовую книжку.
- Ознакомление сотрудников с правилами ведения ЭТК. Необходимо провести инструктаж сотрудников о том, как они могут получить доступ к своей электронной трудовой книжке и как ознакомиться с данными.
- Соблюдение требований законодательства. Работодатели должны соблюдать требования Трудового кодекса РФ и других нормативных актов, регулирующих ведение электронных трудовых книжек.
- Возможность предоставления бумажной трудовой книжки. По желанию работника, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку, если это предусмотрено законодательством.
Бумажные трудовые книжки: сохраняется ли необходимость?
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные трудовые книжки все еще могут потребоваться в некоторых случаях. Например, если сотрудник просит предоставить ему бумажную трудовую книжку или если у сотрудника есть трудовая книжка, выданная до введения ЭТК.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии кадрового учета в России. Электронные трудовые книжки обеспечивают удобство, безопасность и прозрачность ведения трудовой истории сотрудников. Работодателям необходимо внимательно изучить требования законодательства и внедрить электронные трудовые книжки в свою практику.