С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). К 2026 году этот процесс уже полностью сформировался, и миллионы российских работников имеют как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Однако многие сотрудники и работодатели до сих пор задаются вопросом: нужно ли делать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную? Ответ — да, обязательно, но только в определённых случаях. Ниже мы подробно разберём все нюансы.
Когда запись в бумажной трудовой книжке обязательна?
Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму ведения обязательна только в одном случае:
- Сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронную.
В этом случае работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку следующую запись:
- Дата подачи заявления сотрудником.
- Формулировка: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от [дата]».
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Печать организации (если она используется).
Это требование закреплено в Порядке ведения трудовых книжек, утверждённом Приказом Минтруда России № 320н (пункт 35). Без такой записи бумажная книжка остаётся «активной», и новый работодатель может попытаться внести в неё новые записи — что недопустимо после перехода на ЭТК.
Что делать, если сотрудник не подавал заявление?
Если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то:
- Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку по старым правилам.
- Электронная трудовая книжка не создаётся автоматически — только по инициативе работника.
- Записи о приёме, увольнении, переводах и наградах вносятся только в бумажную книжку.
В этом случае запись о переходе на ЭТК не делается, поскольку переход не произошёл. Работник сохраняет бумажную книжку, и работодатель несёт за неё полную ответственность — хранение, ведение, выдачу при увольнении.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
После того как сотрудник подал заявление и запись внесена в бумажную книжку:
- Бумажная книжка выдаётся сотруднику на руки. Работодатель больше не несёт ответственности за её хранение.
- Все последующие записи (приём, увольнение, переводы, поощрения) вносятся только в электронную трудовую книжку.
- Бумажная книжка становится «закрытой» — новые работодатели не вправе вносить в неё никакие записи, даже если сотрудник её предъявил.
Важно: закрывающая запись в бумажной книжке — это юридический сигнал для всех будущих работодателей, что трудовая деятельность сотрудника теперь ведётся исключительно в электронном виде.
Как оформить запись о переходе на ЭТК?
Процедура оформления записи проста и регламентирована:
- Сотрудник подаёт заявление в произвольной форме (или по форме, утверждённой работодателем) об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронную.
- Кадровый отдел регистрирует заявление и готовит запись в бумажной трудовой книжке.
- Запись вносится в последнюю свободную графу раздела «Сведения о работе».
- Запись заверяется подписью руководителя или ответственного за ведение трудовых книжек и печатью организации (если она используется).
- Бумажная книжка выдаётся сотруднику под роспись в журнале выдачи документов.
- В течение одного рабочего дня работодатель обязан сообщить в Пенсионный фонд России (ПФР) о переходе сотрудника на ЭТК (через сервис «Работодатель» на сайте ПФР).
Образец записи в бумажной трудовой книжке:
Запись:
«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от »
Подпись: ___________ /И.И. Иванова/
Печать: [печать организации]
Что делать, если сотрудник увольняется после перехода на ЭТК?
При увольнении работника, который перешёл на электронную трудовую книжку:
- Работодатель не вносит никаких записей в бумажную трудовую книжку, она уже закрыта.
- Все сведения о работе, включая увольнение, вносятся в электронную трудовую книжку.
- Сотрудник может запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.
- Выписка выдаётся в PDF-формате с электронной подписью и печатью ПФР — она имеет юридическую силу.
Почему нельзя игнорировать запись о переходе?
Игнорирование этой записи может привести к серьёзным последствиям:
- Для работника: новый работодатель может попытаться внести запись в «закрытую» бумажную книжку, это нарушение закона, и такая запись будет признана недействительной.
- Для работодателя: если запись не сделана, а сотрудник подал заявление, то работодатель остаётся ответственным за хранение бумажной книжки — даже если он считает, что «всё и так понятно».
- Для ПФР: без подтверждения перехода через запись в трудовой книжке и уведомления в ПФР, данные о трудовом стаже могут не синхронизироваться, что повлияет на расчёт пенсии.
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России.
- Портал Госуслуги (при наличии подтверждённой учётной записи).
- Мобильное приложение «ПФР».
- У работодателя, по запросу (он обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней).
Выписка из ЭТК содержит:
- Все места работы с датами приёма и увольнения.
- Должности и профессии.
- Награды и поощрения.
- Основания для прекращения трудовых отношений.
Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную обязательна, если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной формы. Эта запись — не формальность, а юридически значимый акт, который:
- Официально закрывает бумажную книжку,
- Освобождает работодателя от ответственности за её хранение,
- Обеспечивает корректное ведение стажа в электронном виде,
- Защищает права работника в будущем.
Если сотрудник не подавал заявление — запись не делается. Бумажная книжка продолжает вестись как раньше;
Помните: электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её цифровой аналог, который вступает в силу только после официального перехода. Не пропускайте этот шаг, он важен для вас, вашего сотрудника и для правильного начисления пенсии в будущем.
Если вы сомневаетесь — всегда обращайтесь к Порядку № 320н или в Пенсионный фонд. Лучше перестраховаться, чем потом разбираться с неправильным стажем.