Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одно из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние десятилетия. Процесс запуска цифрового формата начался еще с 1 января 2020 года, однако вокруг этой темы до сих пор возникает множество вопросов и даже паника. Особенно часто в интернете стали появляться слухи о том, что с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки полностью прекращают свое действие. Давайте разберемся, что правда, а что — миф, и как работает система сегодня.
История вопроса: как все начинаалось
Фундамент для цифровизации трудового стажа был заложен Федеральным законом от № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
С 1 января 2020 года для работодателей стала обязательной подача новой отчетности. Они должны были ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, передавать в контролирующие органы сведения о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение). Первую такую отчетность за январь 2020 года работодатели сдавали не позднее 15 февраля 2020 года.
Переходный период: право выбора за работником
Важнейший принцип реформы, который действует и по сей день: для всех работающих граждан переход к новому формату добровольный. Никто не мог заставить человека отказаться от бумажной книжки против его воли.
В 2020 году работодатели были обязаны до 30 июня в письменной форме уведомить каждого сотрудника об изменениях в законодательстве и о его праве сделать выбор. Работнику нужно было подать одно из заявлений:
- О сохранении бумажной трудовой книжки;
- О ведении трудовой книжки только в электронном виде.
Если сотрудник не подал заявление до конца 2020 года, его трудовая книжка по умолчанию оставалась в бумажном виде. При этом за работником сохранилось право позже передумать и подать заявление об отказе от бумажного формата.
Особые правила для новичков
Ситуация кардинально отличается для тех, кто только вступает на рынок труда. Согласно постановлению Правительства, подписанному Михаилом Мишустиным, у всех, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки. Для них бумажный вариант изначально не формируется.
Правда ли, что с 1 января 2026 года бумажные трудовые отменят?
В СМИ и социальных сетях активно муссируется паника: с 1 января 2026 года бумажные трудовые прекращают действовать, если сотрудник не написал заявление о выборе бумажной книжки до конца 2025 года.
Давайте обратимся к фактам. Переходный период, когда можно было безболезненно переключаться между форматами, действительно подходит к определенным рубежам. Однако важно понимать: если вы уже работаете и ранее выбрали бумажную трудовую книжку (или промолчали в 2020 году, тем самым оставив ее бумажной), ваш стаж все равно параллельно учитывается в электронном виде благодаря ежемесячной отчетности работодателей.
Граждане смогут подтверждать сведения о трудовой деятельности наряду с бумажной трудовой книжкой и в электронном виде. Даже если произойдут законодательные изменения, касающиеся полного отказа от бумажных бланков, ваши данные уже будут надежно сохранены в информационных системах государства (на портале Госуслуг или в ПФР/СФР).
Плюсы и минусы электронного формата
Преимущества ЭТК:
- Доступность и безопасность: данные невозможно потерять, испортить или залить кофе. Они хранятся на защищенных серверах.
- Удобство: информацию о стаже можно посмотреть в любое время через интернет.
- Скорость оформления: при трудоустройстве не нужно ждать, пока кадровик заполнит бумажный бланк.
- Меньше бюрократии: не нужно хранить бланк дома или переживать, что работодатель несвоевременно внесет запись.
Недостатки и риски:
- Технические сбои: временная недоступность баз данных или ошибки при передаче сведений от работодателя.
- Привычка и доверие: многие работники старшего возраста привыкли доверять только физическому документу с мокрой печатью.
- Проблемы у работодателей: необходимость настройки программного обеспечения (например, интеграция ЭТК в программах 1С), увеличение объема ежемесячной отчетности.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
В 2026 году проверить свой электронный стаж проще простого. Для этого не нужно идти к работодателю. Достаточно:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг;
- Воспользоваться сервисом от Социального фонда России (СФР);
- Подать заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности (согласно п. 7 ст. 1 Федерального закона от № 436-ФЗ, работодатель обязан предоставить эти данные).
Информация для работодателей
Работодателям важно помнить о своей ответственности:
- Своевременно (ежемесячно до 15 числа) сдавать отчетность по форме ЕФС-1;
- Выдавать по заявлению сотрудника сведения о его трудовой деятельности;
- Корректно вести учет в бухгалтерских и кадровых программах (например, в 1С реализован специальный функционал для учета перехода на ЭТК и подачи уведомлений).
Цифровизация трудовых отношений — это неизбежный шаг, который делает систему более прозрачной и современной; Независимо от того, какие изменения вступят в силу с 1 января 2026 года, ваш стаж не пропадет. Если вы все еще храните бумажную трудовую книжку, вы можете продолжать ее вести, но мы рекомендуем периодически проверять и электронную версию, чтобы быть уверенным в полноте и достоверности ваших данных.