Переход на электронные трудовые книжки – один из ключевых этапов цифровой трансформации кадрового сопровождения в организации. Ниже подробно рассматривается, какие изменения необходимо внести в Положения о внутреннем трудовом регулировании (ПВТР), какие документы требуется дополнить и как правильно оформить процесс выдачи сведений о стаже работы.

правовая основа

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу сотрудник обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в виде:

• трудовой книжки;
• или иных документов, подтверждающих опыт работы (форма СТД‑Р).

В случае расторжения трудового договора, если сотрудник отсутствует на месте или отказывается получать сведения о стаже, работодатель обязан обеспечить их выдачу в электронном виде.

почему появляются электронные трудовые книжки?

С 2020 года в России активно вводится система электронного документооборота в сфере труда. Основные мотивы:

1. Сокращение бумажной волокиты.
2. Ускорение формирования данных для Пенсионного фонда.
3. Повышение прозрачности и доступности информации.

В результате чего необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) организации.

какие документы требуется обновить?

Для полного соответствия новым требованиям следует дополнить следующие документы:

• ПВТР – внести изменения в разделы, регулирующие порядок приёма и увольнения.
• Коллективный договор.
• Все локальные нормативные акты, где упоминается «трудовая книжка».

ПВТР

Если в ПВТР подробно описан порядок увольнения, логично добавить уточнения о выдаче сведений о стаже по форме СТД‑Р в электронном виде. Пример правки:

«В день расторжения трудового договора работник, отсутствующий на рабочем месте или отказавшийся получать бумажные сведения, получит информацию о стаже работы в электронном виде на личный электронный адрес, указанный в трудовом договоре, либо через личный кабинет на корпоративном портале».

Коллективный договор

Включить пункт о переходе на электронные трудовые книжки, о порядке их формирования и доступа к информации.

Остальные ЛНА

Обновить все документы, где упоминается «трудовая книжка», заменив её на «электронную трудовые книжку» и указав форму получения данных.

кто отвечает за реализацию изменений?

Для обеспечения своевременного внедрения необходимо назначить ответственного:

• Кадровый специалист (или HR‑менеджер) – ведение электронных кадровых документов.
• Бухгалтер/специалист по персоналу – формирование и передача сведений в Пенсионный фонд.

Также следует обновить должностные инструкции ответственных лиц, включив в их задачи:

1. Обеспечение ввода данных в электронную форму.
2. Контроль соответствия сроков подачи в ПФР.
3. Обработка запросов сотрудников о выдаче информации.

порядок получения сведений о стаже

В случае, когда сотрудник увольняется и не присутствует на рабочем месте, работодатель обязан:

1. Сформировать электронный документ сведения о стаже по форме СТД‑Р.
2. Отправить его на корпоратический электронный адрес сотрудника.
3. При отсутствии электронного адреса – разместить информацию в личном кабинете сотрудника на корпоративном портале.

Если сотрудник отказывается получать сведения, работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме и направить информацию иным способом (например, по почте с уведомлением о вручении).

практические шаги по внедрению

Для успешного перехода рекомендуется выполнить следующие действия:

• Провести аудит текущих документов – выявить все места, где упоминается «трудовая книжка».
• Разработать проект изменений в ПВТР и других ЛНА.
• Получить одобрение изменений от руководства и, при необходимости, от профсоюза.
• Обучить персонал работе с электронными формами и порталами.
• Запустить пилотный проект на одном подразделении, отработать процессы.
• Полностью внедрить электронные трудовые книжки во всех подразделениях.

примеры из практики

В 2021 году многие организации уже получили от ПФР уведомления о необходимости перехода на электронные формы. Примеры успешных изменений:

1. ООО «Альфа» внесло в ПВТР пункт о выдаче электронных сведений о стаже и обновило должностные инструкции кадровиков.
2. ЗАО «Бета» добавило в коллективный договор раздел о порядке доступа к электронным трудовым книжкам и провело обучение HR‑специалистов.

выводы

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг в модернизации кадрового сопровождения. Чтобы процесс прошел без проблем, необходимо:

• Внести изменения в ПВТР и другие локальные нормативные акты.
• Назначить ответственного за ведение электронных кадров.
• Обновить должностные инструкции и обучить персонал.
• Обеспечить своевременную выдачу сведений о стаже в электронном виде.

Только комплексный подход и тщательное соблюдение требований законодательства позволят организации плавно адаптироваться к новым условиям и избежать штрафов и задержек в оформлении данных для Пенсионного фонда.