Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы․ Несмотря на то, что процесс оцифровки кадрового документооборота стартовал еще в 2020 году, многие работники осознанно решили сохранить привычный бумажный формат․ Если в вашей компании есть такие сотрудники, работодателю необходимо четко понимать свои обязанности и соблюдать установленные законом процедуры․
Право выбора: как работник принимает решение
По закону каждый сотрудник имел право самостоятельно выбрать, в каком формате будет вестись его трудовая книжка․ Для этого до конца 2020 года нужно было подать соответствующее заявление․ Те, кто не подал заявление или выбрал сохранение бумажного варианта, продолжают вести документ по старым правилам․
Важно понимать, что это право сохраняется за работником бессрочно․ Если сотрудник сегодня ведет бумажную трудовую, но завтра решит перейти на электронный формат, он может в любой момент подать работодателю новое заявление․
Обязанности работодателя при сохранении бумажного формата
Если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку, на работодателя возлагается двойная нагрузка: он обязан одновременно вести учет стажа и в бумажном, и в электронном виде․
Ведение бумажного документа
Работодатель по-прежнему несет полную ответственность за:
- Хранение: трудовая книжка должна храниться в сейфе или несгораемом шкафу в кадровом отделе․
- Своевременное заполнение: все изменения (прием, перевод, увольнение, награждение) должны вноситься в документ не позднее недельного срока, а при увольнении — в день прекращения трудового договора․
- Выдачу дубликата: в случае утери или порчи книжки работодатель обязан оформить дубликат․
- Выдачу на руки: при увольнении или по письменному заявлению работника (для оформления пенсии, социальных льгот и т․д․) оригинал книжки выдается на руки․
Сдача отчетности в СФР
Наличие бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от передачи данных в Социальный фонд России (ранее ПФР)․ При каждом кадровом мероприятии компания обязана сдавать форму ЕФС-1 (отчет о трудовой деятельности)․ Таким образом, дублирование данных неизбежно: информация идет и в бумажный носитель, и в государственную информационную систему․
Что делать, если сотрудник передумал?
Работник, который ранее выбрал бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент перейти на электронный формат․ В этом случае алгоритм действий работодателя таков:
- Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на ЭТК․
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о прекращении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (со ссылкой на статью ТК РФ)․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек․
- С этого момента работодатель прекращает внесение записей в бумажный документ и ведет учет только в электронном виде․
Прием на работу нового сотрудника с бумажной книжкой
Если в компанию устраивается новый сотрудник, который предъявляет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан принять ее и продолжить ведение в привычном порядке․ Навязывать переход на ЭТК или отказывать в приеме на работу из-за бумажного формата документа категорически запрещено законом․
Ответственность за нарушения
Работодатель должен помнить, что за несоблюдение правил ведения бумажных трудовых книжек предусмотрена серьезная ответственность:
- Административная: штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц)․
- Материальная: если по вине работодателя работник не смог трудоустроиться из-за задержки выдачи трудовой книжки или внесения неверных записей, компания обязана выплатить работнику средний заработок за время вынужденного прогула․
Наличие сотрудников, продолжающих вести бумажную трудовую книжку, требует от отдела кадров повышенной внимательности и дисциплины․ Главный принцип в этой ситуации — уважение права выбора работника и неукоснительное соблюдение процедур как в отношении физического документа, так и при передаче данных в государственные информационные системы․ Пока сотрудник не напишет заявление об отказе от бумажного формата, работодатель обязан вести его трудовую книжку по всем правилам классического кадрового делопроизводства․