Сегодня 09:14:26 () в стране завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Ниже представлен подробный гид, который поможет работнику и работодателю оформить переход корректно и без лишних вопросов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, хранящий сведения о трудовой деятельности гражданина. Доступ к ней осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг либо через официальные мобильные приложения. ЭТК содержит те же данные, что и бумажная версия: сведения о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т.д.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О трудовой книжке» (с поправками, введёнными с ).
• Постановление Правительства РФ от № 2074 «О переходе на электронные трудовые книжки».
• Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261 о невозможности обратного перехода после отказа от бумажной формы.

Кто обязан переходить на ЭТК?

• Первичное трудоустройство с – все newly hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку.
• С завершается переходный период: после этой даты работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде, за исключением случаев, когда сотрудник явно выразил желание сохранить бумажный вариант (до подача заявления о сохранении бумажной формы всё ещё возможна).

Добровольный переход для уже работающих граждан

Для тех, кто трудоустроен до , переход на ЭТК остаётся добровольным и осуществляется только с согласия сотрудника. Работник может в любой момент подать заявление о переходе, а работодатель обязан выполнить его в течение трёх рабочих дней.

Пошаговая инструкция для сотрудника

1. Подготовьте заявление – напишите произвольное обращение работодателю с просьбой перевести вашу трудовую книжку в электронный вид. В заявлении укажите:
   • ФИО и должность;
   • Номер страхового свидетельства СНИЛС;
   • Дату подачи заявления;
   • Подпись и дату.
2. Передайте заявление работодателю – можно вручить лично, отправить заказным письмом с уведомлением или передать через электронный документооборот, если таковой используется в организации.
3. Получите подтверждение – в течение трёх рабочих дней работодатель должен:
   • Внести запись о переходе в электронную трудовую книжку;
   • Выдать вам на руки бумажную выписку (СТД‑Р) с данными о трудовой деятельности за период до перехода (по запросу).
4. Проверьте данные в личном кабинете Госуслуг – после внесения записи запись появится в разделе «Трудовая деятельность». Если сведения отсутствуют, обратитесь к кадровой службе или в ПФР.
5. При необходимости получите выписку – в личном кабинете можно скачать выписку в формате PDF или XML, распечатать её или отправить на электронную почту.

Обязанности работодателя при переходе сотрудника

• Принять заявление и зарегистрировать его в журнале учета заявлений о переходе на ЭТК.
• Внести запись о переходе в электронную трудовую книжку не позднее третьего рабочего дня после получения заявления.
• Выдать сотруднику бумажную выписку (СТД‑Р) за период до перехода по первому требованию (в течение трёх дней).
• Обеспечить конфиденциальность данных и соблюдение требований ФЗ‑152 «О персональных данных».
• При наличии внутреннего совместительства оформить отдельные записи для каждого места работы.

Особенности перехода при совместительстве и смене работодателя

• Если сотрудник работает у одного работодателя как штатный и как внутренний совместитель, переход оформляется отдельно для каждого трудового договора.
• При переходе к новому работодателю, если у предыдущего employer была бумажная книжка, а новый работодатель ведёт только электронную, необходимо:
  1. Получить у предыдущего работодателя выписку СТД‑Р за весь период работы;
  2. Передать выписку новому работодателю для внесения данных в ЭТК;
  3. Оформить заявление о переходе на электронную форму у нового работодателя (если ещё не сделано).
• Для впервые трудоустроенных с переход на ЭТК обязателен – бумажная книжка не выдаётся.

Как посмотреть и использовать данные ЭТК

• Войдите на портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru) под своей учётной записью.
• Перейдите в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
• Вы увидите хронологическую таблицу записей: дата приёма, должность, основание (приказ, договор), дата увольнения и т.д.
• Для получения официального документа нажмите «Получить выписку» → выберите формат (PDF или XML) → скачайте.
• Выписка может быть использована при трудоустройстве, оформлении пенсии, получении социальных выплат, подтверждении стажа и т.д.

Исправление ошибок в ЭТК

Если в электронной трудовой книжке обнаружены неточности (например, неправильная дата увольнения или неверное наименование должности), сотрудник должен:

1. Написать заявление работодателю об исправлении с указанием правильных данных и приложить подтверждающие документы (приказ, трудовой договор).
2. Работодатель вносит исправление в ЭТК не позднее трёх рабочих дней после получения заявления.
3. После исправления сотрудник получает обновлённую выписку СТД‑Р.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Согласно письму Минтруда от , отказ от бумажной формы является окончательным. Обратный переход невозможен.

Что делать, если работодатель не выдаёт выписку в срок?

Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием выполнить обязанность работодателя в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

Нужен ли СНИЛС для доступа к ЭТК?

Да, СНИЛС используется как идентификатор личного кабинета на Госуслугах и привязан к электронной трудовой книжке.

Могут ли иностранные граждане пользоваться ЭТК в России?

Иностранные работники, официально трудоустроенные в РФ, также получают электронную трудовую книжку, если их трудовая деятельность ведётся в соответствии с российским законодательством.

Сколько времени хранится информация в ЭТК?

Данные хранятся бессрочно, пока не будет принято решение об архивации в соответствии с нормативными актами ПФР.

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более прозрачному, безопасному и удобному учёту трудовой деятельности. Для большинства работников процесс сводится к подаче простого заявления и получению подтверждения от работодателя. Важно помнить о сроках (три рабочих дня на выдачу выписки и внесение записи), о праве на получение бумажной выписки и о невозможности обратного перехода после отказа от бумажной формы. Следуя представленной инструкции, вы сможете оформить переход быстро и без лишних бюрократических преград.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется уточнять информацию на официальных сайтах Минтруда России и ПФР.