Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом документообороте за последние годы. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что формат хранения книжки не освобождает компанию от подачи сведений в фонд, а переход на ЭТК в 2026 году по-прежнему остается открытым для тех, кто еще не сделал свой выбор.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход сотрудника на ЭТК, какую отчетность сдавать и в какие сроки.
Что такое отчет о переходе на ЭТК?
Многие работодатели по привычке ищут форму СЗВ-ТД, которая была введена еще в 2020 году. Однако с января 2023 года сведения, содержащие заявления о выборе формата трудовых книжек, необходимо подавать в рамках единой формы ЕФС-1 (Единая форма сведений), утвержденной Социальным фондом России (СФР). Именно подраздел 1.1 формы ЕФС-1 пришел на смену СЗВ-ТД.
Социальный фонд формирует базу данных о работнике исключительно на основании тех сведений, которые предоставляет работодатель. Поэтому своевременная и корректная сдача отчета — прямая обязанность работодателя.
Шаг 1: Получение заявления от работника
Отчет о переходе на электронную трудовую книжку подается только после получения заявления от сотрудника. Работник имеет право выбрать:
- Переход на электронную трудовую книжку (с выдачей бумажной на руки или без выдачи, если она уже утеряна/не предоставлялась);
- Сохранение бумажной трудовой книжки.
Важно отметить, что утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК нет. Работодатель может разработать свой бланк или принять заявление написанное в свободной форме с указанием выбора сотрудника.
Шаг 2: Кадровое оформление и запись в бумажной книжке
Если сотрудник решил перейти на ЭТК, кадровику необходимо сделать соответствующую отметку в его бумажной трудовой книжке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После этого бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки. При приеме на работу нового сотрудника, который уже перешел на ЭТК, он вместо бумажной трудовой предоставляет работодателю форму СТД-Р — выписку из электронной версии своей трудовой книжки.
Шаг 3: Формирование и сдача отчета
После того как заявление получено и кадровое мероприятие проведено, работодатель обязан передать данные в СФР. Разберем процесс формирования отчета.
Как заполнить отчет в программах 1С
Для пользователей программ «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» алгоритм выглядит следующим образом:
- Зарегистрируйте заявление сотрудника. В табличной части выберите нужного сотрудника, а в виде заявления укажите «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
- Сформируйте отчет: перейдите к созданию документа «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1».
- Нажмите кнопку «Заполнить всеми мероприятиями», в отчет автоматически подтянется сотрудница (или сотрудник) с кадровым мероприятием «Переход на электронную трудовую книжку».
Отправка через электронный документооборот
Отчетность в СФР сдается исключительно в электронном виде (если численность сотрудников превышает 10 человек). До отправки отчета по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР, если это не было сделано ранее. Это можно сделать через операторов электронного документооборота, таких как Такском, Контур.Экстерн, Астрал Отчет и другие.
Сроки сдачи отчета
Соблюдение сроков критически важно, так как за нарушение предусмотрены штрафы. Сроки подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 зависят от типа кадрового мероприятия:
- Прием на работу / Увольнение: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Переход на ЭТК / Сохранение бумажной ЭТК / Перевод: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление или проведено мероприятие.
Таким образом, если работник принес заявление о переходе на ЭТК в мае 2026 года, работодатель обязан сдать отчет по форме ЕФС-1 не позднее 25 июня 2026 года.
Частые ошибки и важные нюансы
- Сдача старой формы СЗВ-ТД. С 2023 года актуальна только форма ЕФС-1. СЗВ-ТД больше не принимается фондом.
- Пропуск сроков. Даже если формат книжки электронный, работодатель обязан подавать сведения в фонд при каждом кадровом изменении (прием, перевод, увольнение).
- Забыли сделать запись в бумажной книжке. При переходе на ЭТК запись в бумажный бланк обязательна, иначе документ будет считаться незакрытым.
- Неверный код мероприятия. При формировании ЕФС-1 важно правильно указать код выполняемой функции и вид мероприятия (переход на ЭТК).
Сдача отчета о переходе на электронные трудовые книжки в 2026 году, это процесс, который уже давно отлажен и автоматизирован в популярных бухгалтерских программах. Главное — получить корректное заявление от работника, сделать запись в его бумажной трудовой и своевременно передать сведения в СФР через форму ЕФС-1. Внимательное отношение к срокам и правильное использование электронного документооборота помогут избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.