Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом документообороте за последние годы. И хотя основной этап выбора пришелся на 2020 год, сотрудники сохраняют право перейти на электронный формат стажа в любой момент работы. У кадровиков и бухгалтеров часто возникает вопрос: обязательно ли сдавать отчет СЗВ-ТД, если работник подал заявление о переходе на ЭТК? Отвечаем однозначно — да, обязательно.
Почему подача заявления, это отчетное событие?
Форма СЗВ-ТД (с 2023 года входящая в состав единой формы ЕФС-1) предназначена для передачи в Социальный фонд России (СФР) сведений о кадровых событиях сотрудников. Сам факт того, что работник решил изменить способ ведения своей трудовой книжки (отказался от бумажного формата в пользу электронного), является важнейшим кадровым изменением. Именно поэтому:
- Подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде требует сдачи СЗВ-ТД.
- Подача сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку также требует сдачи СЗВ-ТД.
Если работник не подаст никакого заявления, по умолчанию он остается на бумажной трудовой книжке. В таком случае работодатель обязан вести бумажную книжку по-старому, но при этом параллельно вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в СФР по форме СЗВ-ТД.
Как заполнить СЗВ-ТД при переходе на ЭТК
При сдаче отчета в связи с выбором сотрудника электронной трудовой книжки необходимо правильно указать код выполняемой функции и отметить факт подачи заявления.
Ключевые моменты заполнения:
- Код выполняемой функции: В графе, где указывается код, ставится прочерк (или поле остается пустым), так как кадрового события в виде приема, перевода или увольнения не произошло.
- Отметка о заявлении: В таблице сведений о трудовой деятельности необходимо сделать запись в специально отведенных графах о том, что сотрудником подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Указывается дата подачи этого заявления.
- Внутренние совместители: Если сотрудник работает в организации как штатный работник и как внутренний совместитель, и при этом подал заявление на переход на ЭТК, в форме СЗВ-ТД необходимо подать сведения по всем его должностям (и по основному месту, и по совместительству).
Сроки сдачи СЗВ-ТД при подаче заявления
Сроки предоставления сведений строго регламентированы законодательством. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан передать эти данные в СФР не позднее 15 числа следующего календарного месяца.
Пример: Сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК 20 апреля. Работодатель обязан включить эту информацию в отчет СЗВ-ТД (или ЕФС-1) и сдать его не позднее 15 мая.
Напомним, что для других кадровых событий (прием, увольнение, перевод) действуют более жесткие сроки — на следующий рабочий день после издания приказа. Однако подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки относится к событиям, отчет по которым сдается по общему правилу — до 15-го числа следующего месяца.
Как правильно оформить заявление от работника?
Важно помнить, что утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК не существует. Сотрудник имеет право написать его в произвольной форме. Главное, чтобы в документе была четко выражена воля работника, отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат, а также стояла личная подпись сотрудника и дата составления.
Многие работодатели для удобства разрабатывают собственные бланки заявлений, которые выдают сотрудникам, однако отказать в приеме заявления, написанного в свободной форме, организация не имеет права.
Что происходит с бумажной трудовой после сдачи отчета?
После того как сотрудник подал заявление, а работодатель успешно сдал по этому факту форму СЗВ-ТД (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Все последующие кадровые события (приемы, переводы, увольнения) будут фиксироваться исключительно в электронном виде и передаваться в фонд через отчетность.
Важные нюансы и частые ошибки
- Не нужно дублировать записи: Если сотрудник перешел на ЭТК, не нужно вносить запись об этом в его бумажную трудовую книжку при ее выдаче. Закон этого не требует.
- Смена работы: Если работник, уже перешедший на ЭТК у предыдущего работодателя, устраивается к вам, вы сразу начинаете вести на него только электронные сведения. Подавать новое заявление о переходе на ЭТК ему не нужно.
- Возврат на бумагу: Если сотрудник, выбравший ЭТК, передумает и захочет вернуться к бумажному формату, сделать это будет невозможно. Переход на электронную трудовую книжку является односторонним и необратимым процессом.
Подача заявления о переходе на электронную трудовую книжку — это юридически значимое действие, которое в обязательном порядке находит отражение в пенсионной и страховой отчетности. Работодатель несет ответственность за своевременную и корректную передачу этих сведений. Увидев от сотрудника заявление, не забудьте:
- Принять заявление (оно может быть в произвольной форме).
- Внести данные в отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1), указав дату заявления.
- Сдать отчет до 15 числа следующего месяца.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки.
Соблюдение этих простых шагов позволит избежать штрафов со стороны Социального фонда и обеспечит корректное формирование электронного стажа вашего сотрудника.