Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК, что сделало процесс цифровизации кадрового документооборота еще более актуальным. Если ваш работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан правильно оформить выдачу бумажного документа. Главное правило — без внесения специальной записи выдавать трудовую книжку на руки недопустимо.

В этой статье мы подробно разберем, какую запись должен сделать кадровик, в какие сроки выдать документ, и какие нюансы необходимо учесть при переходе на электронный формат.

Правовая основа перехода на ЭТК

Порядок перехода на электронные трудовые книжки регламентируется Федеральным законом № 439-ФЗ от . Согласно пункту 3 статьи 2 данного закона, при подаче работником письменного заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель:

• Выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки;
• Освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение.

Важно отметить, что работники, которые ранее выбрали ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на электронную книжку. Для этого им достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Также заявления требуются для получения сведений из ЭТК (форма СТД-Р) или для исправления неточных данных.

Что касается лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, то формирование сведений об их трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде. Бумажная книжка на таких сотрудников не заводится.

Сроки выдачи трудовой книжки

Согласно законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности. На практике многие кадровики стараются выдать документ в день подачи заявления, что также не противоречит закону.

Какую запись внести в трудовую книжку

Формулировка записи в бумажной трудовой книжке должна строго соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 Закона от № 439-ФЗ. Запись о переходе на электронные трудовые книжки вносится в обязательном порядке.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать следующее:

«Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Графа 1: поставьте порядковый номер записи (арабскими цифрами).
2. Графа 2: укажите дату внесения записи (число, месяц, год).
3. Графа 3: впишите вышеуказанную формулировку о подаче заявления.
4. Графа 4: укажите реквизиты приказа или иного решения работодателя, на основании которого вносится запись (дата и номер). Хотя закон прямо не требует издания приказа для внесения этой записи, работодатели часто издают его для внутреннего документооборота. Если приказ не издавался, можно сделать ссылку на заявление работника, однако наиболее корректным с точки зрения правил ведения трудовых книжек является указание реквизитов приказа.

Что делать с книгой учета движения трудовых книжек?

При выдаче бумажной трудовой книжки на руки в связи с переходом на ЭТК возникает логичный вопрос: как отметить это в книге учета движения трудовых книжек?

На данный момент порядок внесения записи в книгу учета при выдаче документа в связи с переходом на ЭТК нормативно не предусмотрен. На практике кадровики делают отметку о том, что трудовая книжка выдана на руки работнику, с указанием даты и основания (заявление работника). Работник при получении должен расписаться в книге учета, подтверждая факт получения документа на руки.

Важные нюансы и частые вопросы

• Можно ли не делать запись и просто отдать трудовую? Категорически нет. Без внесения записи о подаче заявления выдача документа является нарушением. Именно эта запись подтверждает, что работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки.
• Что если работник не подавал заявление в 2020 году? Если в 2020 году работник не подал никакого заявления, то на него продолжает вестись бумажная трудовая книжка. Если сейчас он решит перейти на ЭТК, ему нужно подать заявление, и работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую, предварительно сделав в ней запись о подаче указанного заявления (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).
• Одновременное ведение двух форматов: Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов. В этом случае работодатель обязан дублировать записи и в бумажном, и в электронном виде.
• Преимущества ЭТК: Электронный формат полностью исключает риск потери работником сведений о своем трудовом стаже. С помощью трудовой книжки подтверждается опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат.

Международный опыт: реформа в Украине

Стоит отметить, что процесс оцифровки трудовых документов идет и в соседних странах. Например, в Украине также запущен процесс перевода бумажных документов в электронный формат. С 10 июня 2021 года началась цифровизация трудовых книжек, а к 10 июня 2026 года украинские трудовые книжки должны быть оцифрованы, после чего бумажные бланки выйдут из оборота (хотя и не перестанут быть документами, подтверждающими стаж). Пенсионный фонд Украины призывал граждан не спешить с оцифровкой, а сначала подготовить документ должным образом.

Переход на электронную трудовую книжку — это законное право каждого работника. Задача работодателя и кадровика, оформить этот переход корректно. Помните главное: внесение записи о подаче заявления — обязательный шаг, который юридически защищает работодателя и фиксирует факт перехода сотрудника на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности. Соблюдение сроков (до 3 рабочих дней) и правильная формулировка записи гарантируют отсутствие штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции.