С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс затрагивает как работодателей, так и сотрудников. В статье мы подробно рассмотрим все аспекты перехода, включая юридические нюансы, порядок действий и оформление необходимых документов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Сведения о трудовой деятельности гражданина формируются и хранятся в электронном виде, что позволяет:

• Исключить потерю или порчу бумажного документа
• Обеспечить быстрый доступ к информации о трудовом стаже
• Упростить процесс внесения изменений и дополнений
• Сократить административные расходы на ведение бумажных документов

Правовые основы перехода на ЭТК

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы электронных трудовых книжек, является:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ — внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, установив возможность ведения трудовой книжки в электронном виде
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — определяет порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• Постановление Правительства РФ от № 883 — утвердило правила представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Кто должен переходить на электронные трудовые книжки?

Согласно действующему законодательству:

• Новые сотрудники, впервые поступающие на работу после 1 января 2020 года, автоматически включаются в систему электронных трудовых книжек
• Действующие сотрудники могут выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) путём подачи соответствующего заявления

Как сделать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК?

Если сотрудник выбирает электронную трудовую книжку, но у него уже есть бумажная версия, необходимо сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке:

Важно: Запись делаеться на основании заявления работника, поданного в произвольной форме. Приказ на каждое такое решение не требуется.

Особенности перехода для новых сотрудников

Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2020 года:

• Трудовая книжка в бумажном виде не оформляется
• Сведения о трудовой деятельности автоматически формируются в электронном виде
• Работник может в любой момент запросить бумажную трудовую книжку, подав соответствующее заявление

Как посмотреть электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде можно получить:

1. Через личный кабинет на сайте Госуслуги
2. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
3. Через мобильное приложение «Мой налог» или «Госуслуги»
4. Путём запроса выписки в территориальном органе ПФР

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушение порядка ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная ответственность — штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ)
• Материальная ответственность — возмещение ущерба, причинённого работнику в случае утраты или искажения сведений
• Дисциплинарная ответственность — замечание, выговор или увольнение

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли работник переходить на электронную трудовую книжку?

Нет, не обязан. Переход на электронную трудовую книжку осуществляется только по инициативе работника. Работодатель не может принуждать сотрудника к выбору электронной формы.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Да, можно. Если работник изъявит желание вернуться к бумажной форме, он должен подать соответствующее заявление. Работодатель обязан сделать запись в электронной трудовой книжке о возврате к бумажной форме и выдать последнюю на руки.

Что делать, если работник отказывается от подачи заявления?

Если работник не подаёт заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с установленными правилами.

Как быть с записью при увольнении сотрудника, который ранее перешёл на ЭТК?

При увольнении такого сотрудника необходимо:

1. Сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму (если она ещё не была сделана)
2. Выдать бумажную трудовую книжку на руки
3. Внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку

Можно ли оформить электронную трудовую книжку без бумажной?

Да, можно. Для новых сотрудников, впервые поступающих на работу после 1 января 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения о трудовой деятельности автоматически формируются в электронном виде.

Пошаговая инструкция для работодателя

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

Преимущества:

• Надёжность: данные хранятся в защищённой системе ПФР и не могут быть утеряны или испорчены
• Доступность: информацию можно получить в любое время через интернет
• Экономия ресурсов: сокращение расходов на ведение и хранение бумажных документов
• Удобство: быстрый доступ к информации о трудовом стаже для работника и работодателя

Недостатки:

• Зависимость от интернета: доступ к данным возможен только при наличии интернет-соединения
• Проблемы с цифровой грамотностью: не все граждане умеют пользоваться электронными сервисами
• Риск киберугроз: несмотря на защиту, всегда существует вероятность взлома систем

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Для работодателей этот процесс требует внимательного соблюдения законодательных норм и аккуратного оформления документов. Для сотрудников, это возможность получить более надёжный и доступный способ учёта трудового стажа.

Главное помнить:

• Переход на ЭТК осуществляется только по инициативе работника
• Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки
• При переходе на электронную форму необходимо сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать её на руки
• Сведения о трудовой деятельности должны своевременно передаваться в ПФР