С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2025 года переход на электронный формат стал обязательным для большинства работодателей, а с 1 января 2026 года завершается переходный период. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от – вводит понятие электронной трудовой книжки и вносит поправки в ТК РФ.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок ведения и предоставления сведений из ЭТК.
• Постановление Правительства РФ № … (2023‑2025 гг.) – уточняет сроки и формы подачи сведений в ПФР/СФР.

Подготовка к переходу

Информирование сотрудников

Работодатель обязан довести до сведения каждого работника информацию о:

• возможности перехода на электронный формат;
• праве сохранять бумажную трудовую книжку;
• последствиях отказа от перехода (например, необходимость продолжать вести бумажный вариант).

Информирование можно провести:

• через внутренние рассылки (email, корпоративный портал);
• на общем собрании или в виде информационных листов;
• путем размещения информации в разделе «Кадры» на внутреннем сайте компании.

Сбор заявлений

Сотрудник, желающий перейти на ЭТК, подает письменное заявление (можно в свободной форме или по утверждённой в организации форме). В заявлении должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• должность и подразделение;
• дата, с которой бумажная трудовая книжка перестаёт использоваться;
• подпись и дата подачи.

Пример формулировки:

«Я, Иванов Иван Иванович, прошу перевести меня на ведение трудовой книжки в электронном виде с «».»

Оформление перехода в кадровой службе

Проверка бумажной трудовой книжки

Перед внесением записи о переходе специалист кадровой службы должен:

• проверить корректность всех ранее сделанных записей;
• убедиться, что нет расхождений между данными в бумажной книжке и сведениями, уже переданными в ПФР/СФР;
• при необходимости внести исправления согласно внутренним регламентам.

Внесение записи о переходе

В бумажную трудовую книжку делается запись в соответствии с рекомендациями Минтруда:

1. В графе «Наименование записи» указывается: «Переход на электронную трудовую книжку»;
2. В графе «Дата» – дата, с которой бумажная книжка перестаёт использоваться (дата из заявления);
3. В графе «Основание» – ссылка на заявление сотрудника и статью 66.1 ТК РФ;
4. В графе «Подпись работника» – подпись сотрудника (или его представителя) и дата получения книжки на руки;
5. В графе «Подпись уполномоченного лица» – подпись специалиста кадровой службы и печать организации (если требуется).

Важно: запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если такая практика принята). Это исключит вопросы со стороны контролирующих органов.

Выдача книжки сотруднику

Согласно нормативным актам, бумажную трудовую книжку необходимо выдать сотруднику не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления о переходе. Выдача оформляется распиской в книге учёта движения трудовых книжек (графа 13):

• «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».

Передача данных в ПФР/СФР

После получения заявления и оформления записи в бумажной книжке работодатель обязан:

1. Заполнить форму ЕФС‑1 ( подраздел 1.1 – сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о переходе на электронный формат);
2. Направить форму в Пенсионный фонд РФ (или Социальный фонд РФ с 2023 года) в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через систему СБИС/1С;
3. Получить подтверждение принятия сведений (извещение от ПФР/СФР).

После этого фонд создаёт электронную трудовую книжку сотрудника, и все последующие сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, награды, повышение квалификации и т.д.) передаются работодателем в электронном виде.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

Доступ к ЭТК

Сотрудник может просматривать свою электронную трудовую книжку:

• через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»);
• через мобильное приложение «Госуслуги.Карта»;
• по запросу у работодателя (выписка из ЭТК в формате PDF).

Предоставление сведений третьим лицам

Сведения из ЭТК предоставляются:

• по запросу сотрудника (бесплатно, в электронном виде);
• по запросу потенциального работодателя (с согласия сотрудника);
• по требованию судебных органов, следственных органов и иных уполномоченных органов (в соответствии с законодательством).

Хранение и защита данных

Электронные трудовые книжки хранятся в информационных системах ПФР/СФР, обеспечивающих:

• шифрование данных при передаче и хранении;
• контроль доступа (ролевая модель);
• ведение журнала операций (аудит).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?

С 1 января 2026 года переход становится обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда сотрудник expressly отказывается от электронного формата и сохраняет бумажную книжку.

Можно ли отказаться от ЭТК после подачи заявления?

Да. Сотрудник может в любой момент отозвать своё заявление и продолжить вести бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель должен внести соответствующую запись об отказе и вернуть книжку сотруднику.

Что делать, если сотрудник не подаёт заявление?

Если сотрудник не выражает желания перейти на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в обычном порядке. Однако с 2026 года отсутствие заявления может быть расценено как отказ от электронного формата, и книжка останется бумажной.

Как оформить переход для дистанционного работника?

Процедура идентична оформлению для офисного сотрудника: необходимо получить письменное согласие, внести запись в бумажную книжку (если она есть) и передать сведения в ПФР/СФР через форму ЕФС‑1.

Какие ошибки наиболее часто встречаются при переходе?

• несвоевременная выдача бумажной книжки (позже трёх рабочих дней);
• отсутствие ссылки на заявление и статью 66.1 ТК РФ в записи;
• неправильное заполнение формы ЕФС‑1 (отсутствие подраздела 1.1 или неверные коды операций);
• отказ от выдачи расписки в книге учёта движения трудовых книжек.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Оповестить всех сотрудников о возможности перехода на ЭТК.
2. Получить письменные заявления от желающих перейти.
3. Проверить и, при необходимости, исправить записи в бумажных трудовых книжках.
4. Внести запись о переходе в бумажную книжку (согласно шаблону).
5. Выдать книжку сотруднику под расписку не позднее трёх рабочих дней.
6. Заполнить и отправить форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в ПФР/СФР.
7. Получить подтверждение принятия сведений и убедиться, что электронная трудовая книжка создана.
8. Обеспечить сотрудникам доступ к их ЭТК через Госуслуги или внутренние сервисы.
9. Вести журнал операций по переходам (заявления, записи, выдачи, отправки форм).

Переход на электронные трудовые книжки – это не только выполнение законодательных требований, но и значительное упрощение кадрового учёта. Соблюдение пошаговой инструкции, timely оформление заявлений, корректное внесение записей в бумажную книжку и своевременная передача данных в ПФР/СФР позволяют избежать штрафов и споров с контролирующими органами, а также повышают прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности для сотрудников.

Следуя рекомендациям, изложенным выше, ваша организация сможет безболезненно и в полном соответствии с законом перейти на электронный формат ведения трудовых книжек уже в 2025‑2026 годах.