С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что сегодня ведение сведений о трудовой деятельности в цифровом формате стало стандартом, а бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое. Однако процесс перехода требует от работодателя строгого соблюдения процедур: от получения заявления сотрудника до корректного заполнения отчетности и внесения записей в бумажный бланк. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход на ЭТК и заполнить все необходимые сведения.

Что такое электронная трудовая книжка и форма ЕФС-1?

Главное, что нужно понимать: электронная трудовая книжка, это не отдельный документ на сервере, а совокупность данных, которые работодатель регулярно подает в Социальный фонд России (СФР). Все сведения о кадровых событиях — приеме на работу, увольнении, переводе, теперь подаются в составе единого отчета ЕФС-1. Именно этот отчет и формирует электронную трудовую книжку работника.

Сведения о трудовой деятельности сотрудника отражаются в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Данные ЕФС-1 невозможно потерять, поэтому для многих сотрудников и работодателей переход на электронный формат оказался безопаснее и удобнее.

Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК

Сотрудник имеет право перейти на электронную трудовую книжку в любой момент. Для работодателя крайне важно соблюсти правильную последовательность действий:

1. Получение заявления. Работник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
2. Издание приказа и внесение записи в бумажную трудовую. На основании заявления кадровик делает специальную запись в бумажной трудовой книжке сотрудника.
3. Выдача бумажной трудовой на руки. После внесения записи документ выдается работнику. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажной книжки.
4. Сдача отчета ЕФС-1. Необходимо передать сведения о выборе сотрудника в СФР путем заполнения подраздела 1.1 формы ЕФС-1.

Как заполнить запись в бумажной трудовой книжке

Если сотрудник отказался от привычной бумажной формы, сотрудник отдела кадров обязан сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись вносится следующим образом:

• Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи.
• Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки (дата внесения записи).
• Графа 3: делается отметка: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: указывается реквизит приказа работодателя (если он издавался) или дата и номер заявления работника, на основании которого внесена запись.

Запись обязательно заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника. Важно помнить: если ни в бумажной трудовой книжке, ни в формах СТД-Р или ЕФС-1 нет информации о переходе на ЭТК, следует считать, что такого перехода не было, и на работника нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Как заполнить сведения в форме ЕФС-1

После того как сотрудник написал заявление, работодатель должен отразить этот кадровый мероприятие в отчете ЕФС-1. Сведения о переходе на ЭТК заполняются в подразделе 1.1 раздела 1.

Особенности заполнения в программах 1С

В программах 1С:ЗУП заявление о способе ведения трудовой книжки реализовано в виде документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Документ можно ввести из журнала «Электронные трудовые книжки» (раздел «Кадры»).
После регистрации заявления необходимо сформировать отчет ЕФС-1. В программе перейдите в раздел «Кадровый учет» на вкладку «ЕФС-1». При нажатии кнопки «Заполнить всеми мероприятиями» в отчет автоматически подтянется сотрудник с кадровым мероприятием «Переход на электронную трудовую книжку».

Минимальный набор данных для отчетности

При переходе сотрудника на ЭТК работодатель должен располагать минимальным набором данных, необходимых для корректной сдачи отчетности и выплаты вознаграждений. В этот набор входят:

• Паспортные данные сотрудника;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Сведения о стаже (при наличии выписки СТД-Р от предыдущего работодателя).

Какие документы нужны от нового сотрудника?

При приеме на работу нового сотрудника, который уже перешел на ЭТК, работодатель должен получить от него выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р от предыдущего работодателя. Также сотрудник может предоставить сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или СФР. Если таких данных нет, работодатель обязан запросить у работника СНИЛС, ИНН и паспорт для корректного заполнения единого отчета ЕФС-1.

Резюме

Переход на электронные трудовые книжки — это прозрачный и понятный процесс, если соблюдать установленные правила. Главное для работодателя — вовремя получить заявление, правильно внести запись в бумажный бланк, выдать его на руки и безошибочно отразить кадровое мероприятие в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Электронный формат защищает данные от утери и повреждений, делая кадровый документооборот современным и надежным.