Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это один из самых масштабных процессов в сфере кадрового делопроизводства за последние десятилетия․ Хотя массовый выбор формы ведения трудовой книжки пришелся на 2020-2021 годы, сотрудники продолжают подавать заявления о переходе на электронный формат․ Кроме того, новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают ЭТК․ В этой статье мы подробно разберем, что должен делать работодатель, если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․
Что означает «ведение трудовой книжки»?
Прежде чем перейти к пошаговым инструкциям, важно уточнить терминологию․ В контексте кадрового учета понятие ведение имеет вполне конкретное значение․ В толковых словарях русского языка слово «ведение» трактуется как заведование, управление, распоряжение чем-либо (например, «находиться в чьем-то ведении»)․ Также оно означает осуществление, руководство и сопровождение процессов․
Применительно к трудовой книжке, ведение, это комплекс действий работодателя по учету, заполнению, хранению и выдаче данного документа․ Когда мы говорим о ведении трудовой книжки в электронном виде, это означает, что управление и фиксация стажа работника осуществляются в информационной системе Пенсионного фонда (ныне — Социального фонда России, СФР), а бумажный бланк перестает быть актуальным для данного сотрудника․
Порядок действий работодателя при получении заявления
Если работник принял решение отказаться от бумажной трудовой книжки и подал соответствующее заявление, кадровику или руководителю необходимо выполнить четкий алгоритм действий․
Шаг 1․ Прием и регистрация заявления
Работник имеет право подать заявление в любой момент своей трудовой деятельности, а не только в установленные законом переходные периоды․ Заявление пишется в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании․ Работодатель обязан принять документ и зарегистрировать его в журнале учета входящей корреспонденции․
Шаг 2․ Внесение данных в систему СФР (ЕФС-1)
Именно на этом этапе происходит фактическое ведение электронного документа․ Работодатель обязан:
- Ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в СФР форму ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»)․
- Указывать в отчете все кадровые события: прием на работу, перевод, увольнение, присвоение квалификации, запрет занимать определенные должности и т․д․
Шаг 3․ Выдача бумажной трудовой книжки на руки
Это один из самых ответственных этапов․ После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» сделать запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись․ Факт выдаи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек — ставится подпись сотрудника и дата получения․
С момента выдачи бумажного бланка работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение․
Особенности для впервые нанимаемых сотрудников
С 2021 года действует правило: если человек впервые заключает трудовой договор, бумажная трудовая книжка на него не оформляется․ Для таких сотрудников ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде․ Работодатель просто обязан начать передавать данные о нем в СФР с первого месяца работы․
Права работника и гарантии
Важно помнить, что переход на ЭТК не лишает работника его прав:
- Право на возврат к бумажному формату: Если сотрудник, перешедший на ЭТК, передумает, он может в любой момент подать работодателю новое заявление, о переходе обратно на бумажную трудовую книжку․ Работодатель не вправе отказать․
- Право на получение сведений: Работодатель обязан по первому требованию выдавать сотруднику выписку из электронной трудовой книжки (как правило, формируется выписка из ЕФС-1)․ Это можно делать на бумаге или в электронном виде (например, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью)․
Ответственность работодателя
С момента, когда работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, ответственность работодателя меняется:
- За несвоевременную или неверную подачу данных в СФР (форма ЕФС-1) предусмотрены штрафы по статье 15․33 КоАП РФ․
- Если работодатель вовремя не выдал бумажную трудовую книжку на руки после получения заявления, он продолжает нести ответственность за ее сохранность․
- Задержка выдачи бумажной книжки по вине работодателя может повлечь обязанность возместить работнику материальный ущерб (например, за период невозможности трудоустройства на новую работу)․
Подача работником заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, это юридически значимое действие, которое кардинально меняет формат кадрового учета конкретного сотрудника․ Для работодателя это означает переход от ручного заполнения бумажного бланка к своевременной и точной передаче данных в информационную систему СФР․ Главное в этом процессе — соблюдать сроки отчетности, корректно вносить финальную запись в бумажный документ и обязательно выдать его работнику под подпись, завершив тем самым свое ведение физического носителя․