С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С этого момента все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки сохраняются только как архивный документ․ Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки при переходе на электронный формат‚ а также пример заполнения․
Основные этапы перехода
- Информирование работника․ Работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящем переводе на ЭТК не менее чем за два месяца до 1 января 2026 года․
- Согласие работника․ При отсутствии возражений работник подписывает согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде․
- Перенос данных․ Все записи из бумажной трудовой книжки (приём‚ переводы‚ награждения‚ увольнения и т․д․) переносятся в электронный формат в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в специализированной системе кадрового учёта․
- Формирование электронной трудовой книжки․ После загрузки данных система генерирует ЭТК с уникальным идентификатором и электронной подписью работодателя․
- Хранение и доступ․ ЭТК хранится в защищённом реестре ПФР; работник может просматривать её в личном кабинете‚ а работодатель – вносить новые записи․
Что нужно заполнить в электронной трудовой книжке
Электронная трудовая книжка содержит те же разделы‚ что и бумажная‚ но оформляется в виде структурированных полей․ Основные разделы:
- Личные данные работника – ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ паспортные данные․
- Информация о работодателе – наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес․
- Трудовая деятельность – последовательные записи о приёме‚ переводах‚ повышениях‚ понижениях‚ награждениях и увольнениях․
- Сведения о периодах нетрудоспособности (больничные листы‚ декретные отпуска и т․п․) – при необходимости․
- Дополнительные сведения – информация о совместительстве‚ обучении‚ повышении квалификации․
Образец заполнения записи о приёме на работу
Ниже приведён пример того‚ как должна выглядеть запись о приёме на работу в электронной трудовой книжке․ Обратите внимание‚ что в системе данные вводятся в соответствующие поля‚ а не как свободный текст․
Раздел: Трудовая деятельность Дата записи: 2026-02-15 Номер записи: 001 Основание: Приказ № 123 от о приёме на работу Дата приёма: 2026-02-01 Должность: Инженер-программист Подразделение: Отдел разработки программного обеспечения Трудовой договор: срочный‚ срок действия – 2026-02-01 по 2027-01-31 Условия оплаты: оклад 80 000 руб․‚ премия – по результатам квартала Подпись работодателя (ЭЦП): [Электронная подпись организации] Подпись работника (ЭЦП): [Электронная подпись сотрудника]
Как внести запись в систему
- Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» или в корпоративную кадровую систему․
- Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Добавить запись»․
- Укажите тип записи (приём‚ перевод‚ увольнение и т․д․)․
- Заполните обязательные поля: дата‚ основание (приказ‚ соглашение)‚ должность‚ подразделение‚ условия труда․
- При необходимости приложите скан копии приказа или другого подтверждающего документа․
- Подпишите запись электронной подписью работодателя и запросите подпись работника (его ЭЦП)․
- Сохраните запись – она автоматически появится в трудовой книжке сотрудника․
Важные замечания
- Все записи должны быть сделаны не позднее пяти рабочих дней с момента события (приёма‚ перевода‚ увольнения и т․д․)․
- Если работник отказывается от электронной формы‚ трудовая книжка ведётся в бумажном виде до момента его согласия или до расторжения трудового договора․
- После завершения переходного периода (с ) бумажные трудовые книжки больше не выдаются при приёме на работу; они используются только для хранения уже накопленного стажа․
- Контроль за правильностью ведения ЭТК осуществляется Пенсионным фондом РФ и трудовой инспекцией․
Переход на электронные трудовые книжки упрощает учёт трудовой деятельности‚ снижает риск потери документов и ускоряет процесс оформления кадровых изменений․ Следуя представленному алгоритму и используя образец заполнения‚ работодатель сможет корректно перенести данные в электронный формат и обеспечить соблюдение законодательных требований с 1 января 2026 года․
Информация актуальна на 21 мая 2026 года ( 22:17:29)․