С 2021 года в России постепенно происходит переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс вызывает множество вопросов у работодателей и сотрудников: можно ли требовать у работника бумажную трудовую книжку, как оформить её при приёме на работу, что делать с уже существующими бумажными экземплярами и как правильно пользоваться электронным форматом. Ниже подробно рассмотрены все эти аспекты.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 1476 «Об утверждении Правил ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 578н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Согласно этим документам, с 1 января 2021 года работодатель обязан вести трудовые книжки в электронном виде, если сотрудник дал согласие на переход на ЭТК. Если сотрудник отказался, ведётся бумажная книжка.

Когда можно требовать бумажную трудовую книжку?

Требовать у сотрудника предоставление бумажной трудовой книжки допустимо только в следующих случаях:

1. Первое трудоустройство до 2021 года. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, заведённая до вступления в силу норм об ЭТК, она остаётся действительной и её можно продолжать вести.
2. Отказ от электронного формата. Если сотрудник явно отказался от перехода на ЭТК (заявление о сохранении бумажной формы), работодатель обязан вести и хранить бумажную книжку.
3. Требование государственных органов. В некоторых случаях (например, при назначении на государственные должности, получении ряда социальных выплат) может потребоваться выписка из бумажной трудовой книжки.
4. Утрата или повреждение ЭТК. При невозможности восстановить электронные сведения работник может предъявить бумажный дубликат, если он был ранее сделан.

Во всех остальных ситуациях требовать бумажную книжку незаконно. Работник имеет право отказаться от её предоставления, сославшись на переход на электронный формат.

Как оформить трудовую книжку при приёме на работу?

Если сотрудник согласен на ЭТК

• Запросите у сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании (диплом, аттестат).
• Оформите трудовой договор и издайте приказ о приёме на работу.
• В личном кабинете на портале Госуслуги или СФР сделайте запись о приёме (форма СТД‑СФР).
• Электронная трудовая книжка формируется автоматически; отдельный документ на бумаге не выдаётся.

Если сотрудник предпочитает бумажную форму

• Заведите новую бумажную трудовую книжку (форма ТД‑1) или продолжайте вести уже существующую.
• Сделайте запись о приёме на работу в соответствии с инструкцией по заполнению ТД‑1.
• Храните книжку в личном деле сотрудника, обеспечив её конфиденциальность и сохранность.

Важно: при переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) необходимо сделать соответствующую пометку в книжке и уведомить сотрудника в письменном виде.

Можно ли «брать» (изымать) трудовую книжку у сотрудника?

Под «брать» обычно понимают требование от сотрудника передать трудовую книжку работодателю для хранения, проверки или передачи другому работодателю. Рассмотрим основные сценарии:

Хранение трудовой книжки у работодателя

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка находиться в распоряжении сотрудника. Работодатель не имеет права удерживать её у себя без согласия сотрудника, за исключением случаев:

• Временного хранения для внесения записи (например, при переводе внутри организации) – книжка возвращается сотруднику сразу после внесения записи.
• Судебного решения или требования следственных органов (в рамках уголовного или административного производства).

Передача трудовой книжки новому работодателю

При переходе сотрудника к новому работодателю:

• Если у сотрудника есть бумажная книжка – он сам передаёт её новому работодателю.
• Если ведётся ЭТК – новый работодатель получает доступ к электронным сведениям через запрос в СФР или через личный кабинет сотрудника на Госуслугах (с его согласия).

Работодатель не может потребовать у сотрудника отдать ему трудовую книжку без его согласия, иначе это будет нарушением права на конфиденциальность персональных данных.

Запрос выписки из трудовой книжки

Работодатель может запросить у сотрудника выписку (СТД‑СФР) из электронной трудовой книжки или заверенную копию бумажной книжки. Это законно и часто используется при оформлении отпуска, больничного, пенсии и т.д.

Права и обязанности сторон

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru).
2. Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Получить выписку» (форма СТД‑СФР).
4. Выберите период, за который нужна выписка, и подтвердите запрос.
5. Выписка будет доступна для скачивания в формате PDF или направлена на электронную почту.

Аналогичным образом выписку можно получить через портал СФР (https://www.fr.gov.ru) или в МФЦ, предъявив паспорт и СНИЛС.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Неправомерное удержание трудовой книжки – штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Несвоевременное внесение записи – штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
• Нарушение конфиденциальности персональных данных – штраф от 100 000 до 300 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ).

Кроме того, работник может подать иск в суд о возмещении морального вреда и восстановлении нарушенных прав.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли требовать у newly hired сотрудника бумажную трудовую книжку, если он никогда не работал?

Нет. Если у сотрудника нет трудовой деятельности до приёма на работу, книжка заводится только при первом трудоустройстве. С 2021 года при согласии на ЭТК бумажная книжка не требуется.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Сотрудник может запросить выписку СТД‑СФР из электронной трудовой книжки (если она ведётся) или обратиться в архив бывшего работодателя для получения дубликата. При отсутствии ЭТК работодатель выдаёт справку о стапе и должности, на основании которой можно завести новую книжку.

Можно ли хранить электронную трудовую книжку на внешнем носителе (флешка, облако)?

Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе ПФР/СФР. Работодатель не имеет права создавать свои копии ЭТК без согласия сотрудника, иначе это будет нарушением закона о персональных данных.

Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на ЭТК при каждом переводе внутри компании?

Нет. Согласие даётся один раз при приёме на работу или при первом переходе на электронный формат. При последующих переводах достаточно внести запись о переводе в уже существующую ЭТК.

Можно ли отказаться от ЭТК после того, как уже начал вести её в электронном виде?

Да. Работник может подать заявление о возврате к бумажной форме. В этом случае работодатель заводит новую бумажную трудовую книжку и делает в ней запись о переходе с электронного формата на бумажный.

Вопрос «Можно ли брать трудовые книжки» требует чёткого понимания различий между бумажным и электронным форматами, а также знания прав и обязанностей сторон. Основные выводы:

• Требовать у сотрудника передачу трудовой книжки работодателю без его согласия unlawful, за исключением временного хранения для внесения записи.
• При приёме на работу можно принимать как бумажную, так и электронную трудовую книжку в зависимости от выбора сотрудника.
• Выписка из трудовой книжки (СТД‑СФР) является законным способом подтверждения трудовой деятельности и может быть запрошена работодателем с согласия сотрудника.
• Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную и, в некоторых случаях, гражданскую ответственность.

Соблюдение установленного порядка не только защищает права работников, но и помогает работодателям избежать штрафов и судебных споров. Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальный орган труда и социальной защиты населения.