Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), это один из самых масштабных процессов в современном российском трудовом законодательстве. К 2026 году система полностью интегрирована в кадровый документооборот, однако у работодателей и сотрудников до сих пор возникают вопросы, особенно в момент трудоустройства. Нужно ли брать заявление при приеме на работу? Что делать, если кандидат принес бумажную трудовую? Как оформить переход в первый рабочий день?

В этой статье мы подробно разберем все нюансы подачи заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде при приеме на работу, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса РФ и разъяснения ведомств.

Кто обязан вести ЭТК, а кто остается на бумаге?

Прежде чем говорить о заявлении, важно понимать статус самого работника. Согласно законодательству (в частности, разъяснениям Минтруда РФ), формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, осуществляется только в электронном виде. Для таких сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится вовсе, и писать заявление им не нужно — они автоматически становятся владельцами ЭТК.

Для остальных категорий работников действует иной принцип:

• Если сотрудник ранее подал заявление о переходе на ЭТК: Работодатель ведет только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк выдается на руки с соответствующей закрывающей записью.
• Если сотрудник не отказывался от бумажной трудовой: В документе нет закрывающей записи. Работодатель обязан принять бумажную трудовую, поставить в ней запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации. При этом работодатель обязан вести электронную трудовую книжку одновременно с бумажной. Никаких изменений в ведении бумажного документа в данном случае нет.

Обязан ли работодатель брать заявление при приеме на работу?

Один из самых частых вопросов среди кадровиков: нужно ли требовать заявление о согласии или отказе от ведения ЭТК в момент трудоустройства нового сотрудника?

Ответ однозначен: ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от нее в момент приема его на работу. Если работник уже сделал свой выбор на предыдущем месте работы, повторно подавать заявление не нужно.

Однако, если работник по каким-то причинам не имел возможности подать заявление до окончания переходного периода (например, длительно не работал), он может сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу кадровику необходимо выяснить, в каком формате ведется трудовая книжка кандидата. Как это сделать?

1. Проверить бумажную трудовую книжку: Если кандидат приносит бумажный бланк, необходимо посмотреть на последние записи. Если там стоит запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, значит, работник перешел на ЭТК.
2. Запросить сведения о трудовой деятельности: Если бумажной книжки нет, работник может предоставить выписку из электронной трудовой книжки (через Госуслуги, ПФР/СФР или бывшего работодателя).
3. Устный опрос и пояснения работника: Кандидат сам должен сообщить, что он отказался от бумажной формы.

Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу?

На практике встречаются ситуации, когда сотрудник приносит бумажную трудовую книжку без закрывающей записи, но в первый же день работы решает перейти на электронный формат. Как действовать работодателю?

Учитывая требования Закона № 439-ФЗ, алгоритм следующий:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку в общем порядке. Поскольку на момент приема сотрудник еще не отказался от бумажного формата, работодатель обязан сделать в ней отметку.
2. Письменно уведомить сотрудника о возможности ведения электронной трудовой книжки (хотя закон не запрещает принять заявление и без предварительного уведомления, если сотрудник сам изъявил желание);
3. Принять от работника заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
4. Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о подаче работником заявления.
5. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись.

Как правильно оформить заявление и отчитаться?

Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Оно пишется в произвольной форме, однако должно содержать четкую формулировку выбора работника.

При заполнении отчетности (например, форм ЕФС-1) важно корректно указать статус:

• «Подано заявление о продолжении ведения ТК» (если работник оставляет бумажный формат).
• «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (если работник переходит на ЭТК).

Важный нюанс: галочки ставить не нужно. Напротив выбранной строки необходимо написать дату, когда работник подал заявление.

Оформление в программах 1С

Для автоматизации процесса в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно сформировать заявление на сотрудника (или группу сотрудников) о выборе порядка ведения трудовой книжки с помощью специального документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Это позволяет избежать ошибок при заполнении реквизитов и автоматически учесть выбор сотрудника при сдаче отчетности.

В 2026 году процесс работы с электронными трудовыми книжками при приеме на работу стал рутинным, но требующим внимания к деталям. Главное правило кадровика, проверить наличие или отсутствие закрывающей записи в бумажной трудовой книжке. Если записи нет — бумажную книжку нужно вести параллельно с электронной. Требовать заявление о выборе ЭТК при приеме на работу закон не обязывает, но работник имеет право подать его в любой момент, и работодатель обязан этот факт оформить и отразить в отчетности.