Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным этапом в модернизации кадрового документооборота в России․ Многие работники выбирают ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде․ Особое внимание этот вопрос вызывает при увольнении сотрудника: как правильно оформить переход, какие записи внести в бумажный бланк и как отчитаться перед государственными органами? В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного процесса․
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает при увольнении
Электронная трудовая книжка позволяет физлицам получать информацию о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность и других трудовых событиях в любой момент времени․ Сведения хранятся на лицевом счете работника в Социальном фонде России (СФР)․
Важно понимать, что в электронную трудовую книжку обязательно пишется причина увольнения․ Фактически работодатели оценивают человека по этой информации, поэтому корректность внесения данных имеет первостепенное значение как для сотрудника, так и для компании․
Как внести запись в ЭТК при увольнении
Увольняя сотрудника с электронной трудовой книжкой, работодателю не нужно заполнять какой-то отдельный специальный документ для ЭТК․ Вместо этого работодатель обязан подать отчет по форме ЕФС-1․
Заполнение формы ЕФС-1
Сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки, это подраздел 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1․ Его заполняют все работодатели на конкретные кадровые мероприятия:
- Приём на работу;
- Перевод;
- Увольнение;
- Иные кадровые изменения․
При увольнении сотрудника с ЭТК необходимо заполнить титульный лист формы и подраздел 1․1, где указываются:
- Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС);
- Код выполняемой функции;
- Дата и номер приказа об увольнении;
- Причина увольнения (с указанием статьи, части и пункта ТК РФ);
- Дата прекращения трудового договора․
Сроки сдачи отчетности
Соблюдение сроков критически важно․ В связи с увольнением работника работодатель должен сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1․1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп․ 2 п․ 5 ст․ 11 Закона от N 27-ФЗ)․ Нарушение этого срока влечет за собой административные штрафы․
Что делать с бумажной трудовой книжкой
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе․ При этом бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной вплоть до момента выдачи ее работнику․
Если сотрудник при увольнении переходит на ЭТК или уже перешел на нее ранее, в его бумажную трудовую книжку необходимо внести:
- Запись о самом увольнении (по общим правилам, с указанием причины и ссылки на норму ТК РФ);
- Запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если переход происходит именно в момент увольнения)․
После внесения всех записей бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ С этого момента работодатель перестает нести ответственность за ее хранение и ведение․
Что делать, если работодатель не внес запись об увольнении
На практике встречаются ситуации, когда недобросовестный работодатель забывает или намеренно не вносит сведения об увольнении․ Если предыдущий работодатель не внес запись в трудовую книжку, а в настоящее время данный работодатель ликвидирован (что подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ), ситуация решается следующим образом:
Факт прекращения трудовых отношений подтверждается выпиской из личного счета работника в Пенсионном Фонде (СФР); После завершения процесса увольнения сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке и увидеть там запись о своем увольнении․ Если же компания еще существует, но отказывается вносить данные, работник имеет право обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (Онлайн Инспекция)․
Ответственность за ошибки
Правила заполнения сведений регламентируются Приказом Минтруда 320н․ За ошибки в предоставляемых сведениях, несвоевременную сдачу формы ЕФС-1 или невнесение записей в бумажную трудовую книжку предусмотрена административная ответственность․ Работодатель обязан самостоятельно исправить обнаруженные неточности, подав корректирующий отчет в СФР․
Процесс оформления записи при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой требует внимательности и строгого соблюдения сроков․ Главные задачи кадровика или бухгалтера:
- Издать приказ об увольнении;
- Не позднее следующего рабочего дня отправить в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1․1);
- Внести запись об увольнении и о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (если она ведется);
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․
Соблюдение этих простых правил обеспечит безболезненный переход сотрудника на электронный формат трудового стажа и убережет работодателя от штрафов․